學不完．教不停．用不盡

有同事問到，如果在資料表中陸續輸入資料，在眾多資料中，想要標示資料輸入不完全的記錄，該如何處理？以下圖的例子，如果生日或是組別其中一項未輸入，要以不同色彩的底色標示。

這種問題可以使用「設定格式化條件」來處理：

1. 選取資料範圍(例如：儲存格A1:D42)。

2. 選取常用［常用/設定格式化的條件］中的「管理規則」選項。

在 Excel 的工作表中，每種色彩對應一個數(參考下圖)，如果想要以色彩查表取得數值再計算總和，該如何處理？

(1) 轉換數字後計算總和

儲存格B2：=VLOOKUP(A2,$F$1:$G$10,2,FALSE)

利用 VLOOKUP 函數，取得每個色彩所代表的數值，再加總即為答案。

(2) 直接計算總和

如果不想先將色彩轉換為數字，而要直接求得總和。

在 Excel 的運算中，有時你會發現類似以下的問題：

B1：0.000123456789012345

B2：1

B3：1.00012345678901

若 B3=B1+B2，觀察儲存格B3，結果好像不正確(應為0.000123456789012345)。那是因為在 Excel 中最多只能儲存 15 個有效位數的精確度所致。

在 Excel 中，如果要計算兩個日期之間的週數，該如何處理？這個題目的意思是要求二個日期之間橫跨了幾週？只要善用 WEEKDAY 函數，即可完成。

儲存格C2：=INT((B2-A2)/7)+MAX(1,(WEEKDAY(B2,1)<WEEKDAY(A2,1))+1)

複製儲存格C2，往下各列貼上。

【補充資料】

在 Excel 中，如果想要將身份證字號中的字母轉換為數字，該何如處理？(參考下圖)

身份證字號中的英文字母A, B ~ Z，分別對應01, 02 ~ 26。

儲存格B2：=RIGHT("0"&CODE(LEFT(A2,1))-64&RIGHT(A2,9),11)

複製儲存格B2，往下各列貼上。

LEFT(A2,1)：取出身份證字號中的英文字母。

同事問到，在 Excel 中的一長串日期中，如何能自動標示週末假日(星期六、日)？(參考下圖)

建議使用「設定格式化的條件」來處理較為簡單，參考下的步驟：

1. 選取儲存格A2:B20。

2. 新增規則，選取「使用公式來決定要格式化哪些儲存格」。

3. 輸入公式：=WEEKDAY($A2,2)>5，即取出星期六和星期日者。

在 Excel 中，如果要根據開始點和長度，在儲存格中自動繪出對應的儲存格底色(參考下圖)，該如何處理？只要使用「設定格式化的條件」即可解決！

參考以下步驟：

1. 選取儲存格D1:R11。

2. 在「設定格式化的條件」中新增規則，選取「使用公式來沫定要格式化哪些儲存格」。

3. 輸入公式：=AND(MOD(ROW(1:1),2)=0,D$1>=$B2,D$1<$B2+$C2)，設定儲存格底色為橙色。

有人問到：在 Excel 中如何計算兩組日期區間的重疊天數(參考下圖)？

日期區間 A 和日期區間 B 的相對關係(重疊狀況)可能有以下五種情形：

根據以上觀念，發展出以下的公式：

儲存格C2：=MAX(0,MIN(A2,$F$1)-MAX(B2,$F$2)+(B2-A2)+($F$2-$F$1)+1)

有網友問到：在 Excel 中，如何根據一個數值，將同列的儲存格標示某種底色(參考下圖)？這個問題只要交給「設定格式化的條件」來做即可。

本例根據A欄中的數值，將同列的儲存格設定為和該數值相同數量的儲存格底色。

1. 選取儲存格B2:K16。

2. 選取[常用/樣式]中的「設定格式化的條件」選項。

3. 新增一個規則：使用公式來決定要格式化哪些儲存格。輸入公式：=COLUMN(A:A)<=$A2。

這次來練習，在 Excel 中輸入一個數(例如45789)，如何取出其中的每一位數(4,5,7,8,9)？為了說明方便，假設輸入的數字最多有5位數。

儲存格B2：=MID(RIGHT("00000"&$A2,5),COLUMN(A:A),1)

RIGHT("00000"&$A2,5)：將 "00000" 串接原來的數，再透過 RIGHT 函數取出由右算起的5 個字。將不滿 5 位數者，在其左側以 0 填補。

MID(RIGHT("00000"&$A2,5),COLUMN(A:A),1)：透過 COLUMN 函數指定第幾個數，其中 COLUMN(A:A)=1、COLUMN(B:B)=2、…。透過 MID 函數逐一取出各個位數。

在 Excel 的資料表中，可能一個數列中包含了沒有規則排序的一些正數和一些負數(參考下圖)，例如數列中有收入和支出的資料等。如果想要以此計算正數和、負數和該如何輸入公式。

選取儲存格B1:B21，按一下 Ctrl+Shift+Enter 鍵，定義名稱：數值。

儲存格F2：=SUMPRODUCT(--(數值>=0),數值)

儲存格F3：=SUMPRODUCT(--(數值<0),數值)

上式中的「--」，可以將關係運算(<0)所得的 True/Fasle 陣列，轉換為 1/0 陣列。

在 Excel 中如果要執行排多的運算，最常看到使用 RANK 函數來操作，例如：

儲存格C2：=RANK(B2,$B$2:$B$11)

複製儲存格C2，貼至儲存格C2:C11。

還有其他方式可以來操作嗎？例舉以下三種來練習：

(1) 儲存格C2：=COUNTIF($B$2:$B$11,">="&B2)

常會有人問到如何在一個資料表中，以垂直和水平交叉方式來查詢資料，方法有很多種，例舉如下：

首先定義名稱：月分、人員、資料和報表。(參考下圖的名稱範圍)

選取儲存格A1:G11，按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列、最左欄」，定義一月～六月、甲～癸等名稱。

以下介紹四種函數，分別經由儲存格J1和儲存格J2的內容要交叉查詢資料：

在 Excel 中有一個資料表(如下圖)，根據這個資料表要求得「加權平均」分數該如何處理？

儲存格E2：

(1) 求得加權計分

=SUMPRODUCT(MOD(ROW(C1:C20),2),C1:C20,C2:C21)

MOD(ROW(C1:C20),2)：{1,0,1,0,1,0,1,0,1,0,1,0,1,0,1,0,1,0,1,0}

C2:C21：{65,4,81,4,74,4,84,2,79,2,80,2,60,2,73,2,69,2,78,2}

在 Excel 的資料表中如果有一數列，如果要求取這些數列的平方和，你可以先求得每個數的平方，再將其加總。現在，我們來利用函數來求取平方和。(參考下圖)

選取儲存格A1:A16，按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」選項，定義名稱：數值。

以下三種方式都可以在一個儲存格中直接求得平方和，大家來練習看看。

(1) 儲存格C2：=SUMSQ(數值)

(2) 儲存格C2：=SUMPRODUCT(數值*數值)　或　=SUMPRODUCT(數值*數值)

如果在 Excel 中有一個含有起訖日期的資料表，想要來計算例假日數和上班日數，該如何處理？Excel 提供了 NETWORKDAY 函數，可以輕鬆的計算出上班日數。

儲存格C2：=NETWORKDAYS(A2,B2)

儲存格D2：=B2-A2-C2+1

試試不同的做法來練習函數的運用：

儲存格C2：=SUMPRODUCT(--(WEEKDAY(ROW(INDIRECT(A2&":"&B2)),2)<6))

在 Excel 中輸入日期是常有的事，你可能要輸入西曆日期，可能可輸入國曆日期；可能要輸入今天的日期，可能要輸入過去、未來的日期。Excel 其實很聰明，它會協助你輸入各種日期，但是也常引起一些困擾。

如果輸入YY/MM/DD，當 YY 為 00~29，Excel會認定為西曆日期 20XX 年日期；當 YY 為 30~99，Excel會認定為西曆日期19XX 年日期。參考序號(1)(2)(3)(4)。

如果 YY 超過 100，則 Excel 會認為該日期為一般文字。參考序號(5)

如果你要輸入國曆日期，則可以在日期前加上 R 或 r。Excel 會以國曆日期顯示，例如民國 XX 年日期。參考序號(6)(7)

如果輸入的日期以 0 開頭，則 Excel 會認為該日期為一般文字。參考序號(8)

如果要輸入今天的日期，只要按 Ctrl+: 鍵。參考序號(9)

在 Excel 中，當你取一個名冊時(參考下圖左)，想要隨機重組這個名冊的順序(參考下圖右)，該如何處理？

首先，你要藉助一個輔助欄位-亂數。

儲存格D2：=RAND()

複製儲存格D2，貼至以下各列。

為了公式說明方便，選取儲存格D2:D26，按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：「亂數」。

在 Excel 的工作表中有一個成績表(如下圖)，如果要將成績表轉換成可列印的標籤形式(參考下下圖)，該如何處理？

有許多種方式可以達到查表功能，這次主要使用 OFFSET 函數：

儲存格B1：=OFFSET(H$2,INT((ROW()-1)/3),,,)

INT((ROW()-1)/3)：當往下複製時，在第1,5,9,…列，會產生0,1,2,…，可以分別抓取座號1,2,3,…的資料。

儲存格D1：=OFFSET(I$2,INT((ROW()-1)/3),,,)

有同事問到，在 Excel 中如何可以在儲存格中輸入以 0 開頭的數字時，能保留最左端的 0 (通常 Excel 如果認定數字時，會預設將左端不管幾個 0 均予以消除)，其中之一的作法是先加入「`」，強迫 Excel 認定該儲存格為文字(參考下圖)。

(你也可以將其轉換為數字，Excel 會自動消除左端位數的所有 0。)

但是如果你只想消除這個「`」符號，還是要保留左端位數的 0 ，該如何處理？你可以試試以下作法：

選取含有「`」開頭的儲存格，在其他位置選取一個儲存格，按右鍵選取「123」圖示(選擇性貼上[值])即可。這些儲存格還是被視為文字，但不會顯示「`」符號。