學不完．教不停．用不盡

在 Excel 的工作表中，有一組數值數列，如何分別計算每個數值十位數的總和及個位數的總和？一般你會將十位數及個位數先找出來：

儲存格C2：=MOD(A2,10)

利用 MOD 函數求得數值的餘數。

儲存格B2：=(A2-MOD(A2,10))/10

將數值減掉餘數，再除以10，即為十位數。

複製儲存格B2:C2，貼至儲存格B2:C11。

當你取得一個學生名條(含有座號+姓名)，如果要依座號或是亂數來自動建立座位表，該如何處理？(參考下圖)

【依座號】

儲存格D3：=OFFSET($A$1,COLUMN(A1)+INT(ROW(A1)/2)*7,)

COLUMN(A1)+INT(ROW(A1)/2)*7：當往右複製時會產生0,1,2,3,4,5,6，往下複製二下時，會產生7,8,9,10,11,12,13，…。其中「*7」是因為這個座位表有 7 排。

儲存格D4：=OFFSET($B$1,COLUMN(A1)+INT(ROW(A1)/2)*7,)

原理同上。

高中圖書館常要推廣小論文比賽或是要增加學生資訊素養，要讓學生撰寫小論文。現在是個非常重視尊重他人智慧財產權的時代，所以在文章中必須完整的交待引用文章的出處。使用 Word 來編輯時，如何做好這個工作呢？

以中學生網站所列之全國高級中等學校小論文寫作比賽引註資料格式範例（採APA論文格式）來看：

文件網址：http://www.shs.edu.tw/temp_pdf/9803021302.pdf

參考以下的步驟：

1. 選取[參考資料/樣式]中的「APA第5版」。(或其他選項)

今天有人問了我一個問題：

一般 PowerPoint 2003 產生的播放檔，副檔名為「pps」，如果想要編輯這個檔案，必須將檔案轉成副檔名為「ppt」。通常只要修改檔名即可，例如：將 123.pps 更名為123.ppt。

但是，依照以上原理，如果使用 PowerPoint 2010 產生的播放檔，副檔名為「ppsx」，若要編輯這個檔案，將檔案轉成副檔名為「pptx」，開啟時會看到錯誤訊息：

如果想要編輯副檔名為「ppsx」的簡報該如何處理？

我的實驗結果是：(以簡報播放檔 123.ppsx 為例)

在 Word 中，如果你想要將文件中所有括號中的不同文字全部更換成某一色彩，該如何處理比較快速方便？

參考以下的作法：

1. 選取［常用/編輯/取代］選項，開啟[尋找與取代]對話框。

2. 勾選［使用萬用字元］選項。

3. 在[尋找目標]文字方塊中輸入「（*）」。

SmartArt 在 Office 軟體中是個好用的工具，當你套用了某個樣式之後，其實你還可以修改其中小項目的圖案。

當你選取某個圖案後，按一下右鍵，選取[變更圖案]選項，再選取一種圖案。

該圖案會被修改：

在 Excel 如果在第一列的儲存格中產生了：甲、乙、…、癸的內容，要如何自動產生以下滾動順序的儲存格內容？

儲存格A2：=OFFSET($A1,0,MOD(COLUMN(),10))

複製儲存格A2，貼至儲存格A2:J2。複製儲存格A2:J2，貼至儲存格A2:J10。

其中 COLUMN 函數，在第1欄中的值為1，向右複製時會變為2(在第2欄)，依此類推。

MOD(COLUMN(),10)：求得各欄的值除以10的餘，即可產生2, 3, 4, …, 10。

透過 OFFSET 函數，取得儲存格A1, 儲存格A2, …, 儲存格A10的內容。

如果你在 Word 中想要某些或全部內容不被修改，該如何處理？

1. 選取[檢視/保護]中的「限制編輯」選項。

2. 如果想要限制某些樣式和格式被修改，則勾選[限制只能對選取樣式設定格式]。

3. 再按一下[設定...]，進一步選取要設定的樣式。

在 Excel 中，利手陣列公式寫法，可以縮短公式長度，以下圖為例：若人員的得分為 1, 4, 5, 7, 9 者，被編為 A 組，其餘被編為 B 組。

常見的公式寫法如下：

儲存格C2：=IF(OR(B2=1,B2=4,B2=5,B2=7,B2=9),"A","B")

複製儲存格C2，往下各列貼上。

如果 OR 函數中的參數更多項時，將會加長公式的長度。

若是改以陣列公式的寫法：

在設計 PowerPoint 簡報的投影片時，你會想方設法的加入一些動畫讓簡報更生動。但是如果你已有現成做好的 Flash 檔，在 PowerPoint 2010 中，已可以放在投影片上播放了。

參考以下的步驟：

1. 先準備好你的 Flash 檔。注意：要為 SWF 檔案格式。

2. 選取[插入/多媒體/視訊]中的「從檔案插入視訊」選項。

3. 在檔案格式中選取「Adobe Flash Media (*.swf)」選項。

通常我們使用投影機來播放簡報時，自己的電腦會和投影機上的內容一致。如果你想要在投影機上播放投影片，而自己的電腦螢幕顯示的是備忘稿，該如何處理？

以 PowerPoint 2010 為例：

首先，你要先讓電腦認得另一個顯示器(投影機)。並且在多部顯示器中設定：延伸這些顯示器。

然後，在 PowerPoint 2010 的[投影片放映/監視器]中選取「使用簡報者檢視畫面」選項。

有人問到：在 Word 中輸入引號(單引號或雙引號)時，常會發現引號都會被修正為對稱的符號(參考下圖)，尤其是要輸入類似程式的片段文字時非常困擾，該如何處理呢？

這是因為自動校正被動了手腳了！你可以這樣處理：

1. 選取[檔案]功能表的「選項」。

2. 切換至「校訂」標籤下。

3. 按一下[自動校正選項]按鈕。

不管你是否使用注音輸入法來輸入文字，當你在一份文件中發現了同音的錯別字(參考下圖)，若要快速修改這個字，可以試試以下的方法，你可以不用重新輸入拼音。

1. 切換到注音輸入法。

2. 將游標移到要修正的文字左側。

3. 按一下 WinKey+C。

4. 選取要修正的新文字。

同事問到：如果在一個固定大小的資料表(參考下圖：儲存格A1:A11)，希望每次刪除第1筆，再於最後1筆之後新增1列時，不用修改平均值的公式，該如何處理？

他的問題應是平均值的公式設為：=AVERAGE(B2:B11)，當刪除第1筆資料(第2列)時，平均值公式自動被修正為：=AVERAGE(B2:B10)，而再於最後1筆之後新增1筆資料，公式還是不會自動修正。

若是想要將公式內容固定可以使用 INDIRECT 函數。

儲存格B13：=AVERAGE(INDIRECT("B2:B11"))

INDIRECT("B2:B11")可以固定儲存格範圍為B2:B11，而列12故意留為空白，所以當刪除第2列時，運算AVERAGE(INDIRECT("B2:B11"))才不會產生循環參照(會參照到公式本身儲存格)。

今天同事遇到一個問題，他要在 Excel 中的儲存格直接超連結到 Goolge 地圖，但是出現了錯誤訊息，不知如何解決。

他是先複製 Google 地圖上的超連結網址。

然後在 Excel 中將超連結貼至儲存格，在儲存格C2中輸入：=HYPERLINK(B1,A1)，但是卻出現了錯誤訊息(#VALUE)。(參考下圖)

公式本身應該是沒有錯，我想是超連結網址的文字字數太長所造成的。

在 Excel 中，如果要產生像九九乘法表的數字矩陣(參考下圖)，該如何處理？

儲存格A1：=ROW(1:1)*COLUMN(A:A)，或是

儲存格A1：=ROW(A1)*COLUMN(A1)

複製儲存格A1，貼至儲存格A1:J10。

ROW(1:1) 或 ROW(A1) 在向下複製時，會自動變為 2:2、A2，3:3、A3，…。

COLUMN(A:A) 或 COLUMN(A2)　在向右複製時，會自動變為B:B、B2，C:C、C2，…。

今天有同事問到：在 Word 中可以計算選取的文字有多少字數嗎？

以 Word 2010 為例，當選取一段文字後，檢視狀態列上的訊息，即可看到「字數：XXX / YYY」字樣，其中 XXX 即為所選取的文字字數，而 YYY 為整份文字的字數。

在 Excel 中如果要將儲存格中的文字強迫分行，則只要在文字後面按一下 Atl+Enter 鍵，即可強迫分行。現在，如何將一些已使用 Alt+Enter 鍵強迫文字分行的儲存格，分別置入兩個儲存格中？

儲存格C2：=LEFT(A2,FIND(CHAR(10),A2)-1)

CHAR(10)：強迫分行的字元。

FIND(CHAR(10),A2)：找尋儲存格A2中，強迫分行的字元位在第幾個字。

利用 LEFT 函數取出強迫分行字元左邊的文字。

今天被問到一個很實用的問題：在 Excel 的資料表中，如果有輸入資料，則整列變色，該如何處理？(參考下圖)

通常，這需要用到「設定格式化的條件」。

1. 選取儲存格A2:C11。

2. 設定這些儲存格某種色彩。

3. 選取[常用/設定格式化的條件]選項。

在 Excel 中，如果給予二個日期區間，如何能自動列出這二個日期之間的日期序列？(參考下圖)

儲存格C2：=A2

儲存格C3：=IFERROR(IF(C2+1>$A$3,"",C2+1),"")

複製儲存格C3，往下各列貼上。

使用 IFERROR 函數，在產生錯誤訊息時，改為顯示空白字串。