學不完．教不停．用不盡

當你複製 MS Office 2010 的文字藝術師或是文字方塊中的文字後，在要貼上時，可以選取將其轉成圖片來貼上。例如：在複製在 PowerPoint 2010 中的一個文字方塊，當要貼上時可以選取以「圖片」方式貼上，此時就無法再修改其中的文字和格式。

如果把它貼在 Windows Live Write 中(如下圖)，就可方便的以圖片來進一步使用。也就是說可以利用 Word 2010 或 PowerPoint 2010 等 Office 軟體來製作一些標題字，將是非常容易的事。

在 Excel 中提供了可以從某個網站的網頁上擷取資料放在工作表上，如此你可以在 Excel 中直接看到網頁上的資料，並且可以手動或設定時間自動更新。例如：氣象資訊、匯率資料、股票交易資料等。

其步驟簡述如下：

1. 選取［資料/從Web］選項，開啟[新增Web查詢]視窗。

2. 在[地址]文字方塊中輸入想要擷取資料的網址，按一下[到]按鈕。

例如：中央氣象局天氣預報網頁 http://www.cwb.gov.tw，視窗中會顯示該網頁的內容。

在 Excel 的工作表中取得一個資料表，其中每一項目只有第一個儲存格有內容(如下圖)，如何快速填入和第一個儲存格相同的內容呢？

其步驟如下：

1. 按一下 Ctrl+G 鍵，開啟[到]對話框。

2. 按一下[特殊]按鈕。

3. 選取[空格]選項，按一下[確定]按鈕。

最近有人問到 Excel 的「凍結窗格」有什麼作用？其實凍結窗格是指讓某些欄或列，不會因為捲軸的調整而離開視窗畫面上，通常會用在標題欄和標題列。如此，即可以在檢視文件中較遠的資料時，可以對照標題。

除此之外，凍結窗格還能拿來做那些用途呢？

例如：將視窗的第一列調整到某一列(例如:第5列)，選取[凍結窗格/凍結頂端列]，如此便能隱藏第1~4列，或許配合「保護工作表」，這些資料就不會輕易的被看到了。例如有些資料和公式就可以藏在這幾列中。

例如：假如你的資料只有17列，當選取視窗的第18列，再選取[凍結窗格/凍結窗格]，則不管視窗捲軸如何調整都不會離開視窗畫面。

在 Excel 中，如果在工作表中取得兩欄的成績(如下圖左)，但是想要整合成一欄(如下圖右)，該如何處理呢？

可行的作法：

1. 選取儲存格D2:D26。

2. 按一下Ctrl+C鍵(複製這些儲存格)。

3. 選取儲存格C2。

在 Excel 中取得如下的資料表，試著來練習OR運算。

1.挑出項目是甲,乙,丙的內容來加總

(1) 儲存格D3：{=SUM(IF((A2:A27="甲")+(A2:A27="乙")+(A2:A27="丙"),B2:B27,0))}

陣列公式，輸入完成要按Ctrl+Alt+Enter。

根據A欄中符合條件者對應的B欄內容陣列來運算，公式中的「+」為OR運算。

(2) 儲存格D6：=SUMPRODUCT((A2:A27="甲")+(A2:A27="乙")+(A2:A27="丙"),B2:B27)

大家都很熟悉 在 Word 頁面中常用的三個快速鍵：

Enter：分段

Shift+Enter：分行

Ctrl+Enter：分頁

在 Excel 中如果要將一個儲存格中的文字做斷行(分行)，則可以使用 Alt+Enter 快速鍵。例如：

在儲存格A1中輸入「ABC」後，按一下Alt+Enter鍵，再輸入「DEFGH」。

在 Excel 的一個資料表中(儲存格A1:B26)，資料內容有所重覆，如何列出重覆者的清單呢？

(1)

儲存格C2：=COUNTIF($B$2:$B$26,B2)

參考C欄，計算B欄中的儲存格內容在B欄中出現的個數。如果重覆數為1者，表示沒有重覆，即要被列出來者。

(2)

在 Excel 中要根據一個資料表(如下圖左)，要求得各個區間的最大值和平均，該如何處理呢？

如果以陣列公式來完成：

儲存格G3：{=MAX(IF(($B$2:$B$768>(ROW(1:1)-1)*200)*($B$2:$B$768<=ROW(1:1)*200),$C$2:$C$768,))}    [陣列公式，輸入完成按Ctrl+Shift+Enter鍵]

其意義如下：

($B$2:$B$768>(ROW(1:1)-1)*200)*($B$2:$B$768<=ROW(1:1)*200)

表示取得在B欄大於0(其中ROW(1:1)=1)且B欄小於等於200(其中ROW(2:2)=2)的值

在 Excel 資料表中(如下圖左)，想要產生一個摘要表(如下圖右)，其中 Item 和 Amount 為相同 Company 的總和，該如何做呢？以下用二種方式來練習：

(1) SUMPRODUCT函數

儲存格G6：=SUMPRODUCT(($A$2:$A$16=F2)*($B$2:$B$16))

SUMPRODUCT((F欄合於A欄者的陣列)*(B欄的陣列))

=SUMPRODUCT((True/Fasle的陣列)*(B欄的陣列))

=合於條件的總和

在 Excel 的資料表中(參考下圖)，觀察以下的現象：

(1) B欄的數值，全都是取小數點1個位數，其總和(公式：=SUM(B2:B11)為3447.7

(2) 如果設定儲存格數值格式為小數點位數0個位數，其總和(公式：=SUM(C2:C11)為3448

現在有一個問題出現了，其實(2)的正確總和應該是3450(參考D欄)才對。

如果想要得到正確的結果，該如何設定公式呢？

陣列公式：{=SUM(ROUND(B2:B11,0))}　[輸入完成，要按Ctrl+Shift+Enter鍵]

在 Excel 中取得一個如下的資料表，如果想要以某個欄位的項目來分頁列印(本例以班級為單位來分頁)，如果以手動方式來操作，當資料量很大時，可能在分頁數很多時造成困擾。有什麼方法可以來加快速度呢？

或許以下的方法並不完美，但不算是個複雜的方法，來試試吧！

1. 其實是要藉助 Excel 的小計功能，所以要先新增兩個欄位，例如：E欄和F欄，其中E欄的內容沒有太大的意義，只要有資料就好，此處命名為AAA。而BBB欄位則是複製你要分頁的項目，例如「班級」欄位。

2. 接著執行「小計」功能。

在 Excel 取得一個資料表(如下圖左)，現在要摘要出項目的小計(如下圖中)和組別的小計(如下圖右)，該如何處理？

(一) 計算「項目」的小計

由於項目是每三列一個項目，若是儲存格F2中使用例如：SUM(C2:C4)的公式，將會無法向下複製得到每間隔三列的和。所以改用 INDIRECT 和 ADDRESS 函數：

儲存格F2：=SUM(INDIRECT(ADDRESS(ROW(1:1)*3-1,3)&":"&ADDRESS(ROW(1:1)*3+1,3)))

複製儲存格F2，在儲存格F2:F11貼上。

在 Excel 中取得一個資料表，其中有多個天數的跑步記錄，如何可以快速求得累計的時間總和呢？並且要能分別呈現時、分、秒。

觀察E欄時發現，其儲存格內容的格式固定，即時間中的分和秒都出現在固定位置。

如果以公式：「VALUE(MID(B2,8,2))」，可以求得儲存格B2中分的數量。

如果以公式：「VALUE(MID(B2,11,2))」，可以求得儲存格B2中秒的數量。

因為MID函數求得的是文字(例如"17”)，所以透過VALUE函數轉換成真正的數字(例如17)。

但是有這麼多個儲存格如何一次計算呢？公式改為：

在 Excel 中處理成績表時，如果要在多個成績中標記數科不及格者，該如何處理？(如下圖)

例如：在五個成績中要標記「三個以上」不及格者。提供以下數種方式來練習：

(1)在IF函數中使用OR觀念

儲存格G2：=IF((B2<60)+(C2<60)+(D2<60)+(E2<60)+(F2<60)>=3,"V","")

其中的「+」為OR運算，並且會將True/Fasle轉換成1/0。

上一篇文章(http://isvincent.blogspot.com/2010/12/excel-0.html)，提到如何解決從外部貼上資料時，前幾個0消失的問題。如果已經將資料複製到資料表中發現儲存格中前幾個0消失了(如下圖B欄)，該如何解決呢？

提供以下二個方法：(假設B欄中的數字共有六碼)

(一)設定數值格式

將B欄的數值格式，自訂為：「000000」。

在使用 Excel 時，常常發生來源資料中有些欄位的前幾個數字是「0」，當複製後貼到 Excel 的工作表時，前幾個0會消失的問題，那是因為 Excel 將它們視為數字，所以在儲存格中自動消失了。

例如：來源資料

複製後貼至 Excel 工作表，儲存格中前幾個0都不見了：

如果想要克服這個問題，可以使用另一種方式，或許比較麻煩，但是不會出錯。

在 Excel 中取得一個資料表，若要摘要該資料表的各種代碼之個數和最大值該如何處理？

(1) 計算個數

儲存格I2：{=COUNT(IF($A$2:$A$20=$H2,B$2:B$20))}

此為陣列公式，輸入完成後要按 Ctrl+Shift+Enter 鍵。複製儲存格I2到儲存格I2:M6。

此公式是利用判斷合於代碼的陣列所對應的甲、乙、丙、丁、戊各項的陣列，再從陣列中計算個數。

最近有朋友問到，他的 Excel 好像「壞掉了！」，因為建立好的一堆公式運算，只要來源儲存格的資料改變，公式都應自動顯示新的運算結果，但是最近不會重新運算，都還是顯示原來結果。

經過一番檢視其 Excel 視窗環境，發現在其 Excel 2010 的[公式]功能表下之[重算選項]功能，其中原本勾選「自動」選項，被修改為「手動」，難怪不會自動運算了。只要重新選取[自動]選項，即可解決這個問題。

因為這個切換功能原本是在 Excel 的選項中，在[公式]項下設定。現在為了方便將其在功能表中可以快選切換，但不知情的人不小心點選了，就容易出現和自己預期不一樣的運算結果。

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在 Office 的各種軟體中，都可以方便的使用流程圖繪圖工具來製作流程圖，但是如果要修改內容就必須點選物件後再進行修改，這次要以不同方式來設計。

當你將流程圖的物件放好之後，還不用輸入內容文字：

1. 選取一個物件，例如起始的的第一個物件。

2. 在資料編輯列中輸入「=」，再點選儲存格B2，資料編輯列中會顯示「=$B$2」。

3. 依相同方式將各個流程圖物件都對應到一個儲存格。