學不完．教不停．用不盡

在 Excel 中取得一個日期和收入的工作表(如下圖)，如果想要建立每個月收入的摘要表，該如何處理？這次不要使用公式，改用樞紐分析表工具來做。

1. 選取資料表中的任一個儲存格。

2. 選取[插入/樞紐分析表]選項。

3. 在[樞紐分析表欄位清單]方塊中，將日期拖曳至「列標籤」中，將收入拖曳至「值」中(預設為：加總)。

在 Excel 的工作表中可能需要用要連續的英文字母(參考下圖)，可以用公式自動產生嗎？

(1) 在同一列中產生重覆的字母

儲存格A1：=LEFT(ADDRESS(1,MOD(COLUMN(D:D),4)+1,4),1)

複製儲存格A1，往右各欄貼上，可以產生A,B,C,D的重覆字母。

利用COLUMN函數，可以在各列產生連續的數字，透過MOD函數來求除以4的餘數(因為每4個字母要重覆)。再由ADDRESS函數產生A1,B1,C1,D1等位址，經由LEFT函數取出左邊第1個字，即為A,B,C,D。

在 Excel 中的一個資料表(參考下圖)，如果計算B欄中的數值總和，但是重覆者只能計算一次，該如何處理？

求得B欄中每個數字重覆的次數，輸入公式：

儲存格C2：=COUNTIF($B$2:$B$16,B2)

(1) 計算未重覆者之和

在 Excel 中如果要產生如下的數列，該如何撰寫公式？在B欄中每1列插入一個間隔列、在C欄中每2列插入一個間隔列、…、在I欄中每8列插入一個間隔列。

儲存格B2：=IF(MOD(ROW(1:1),COLUMN(B:B))=0,"",MOD(ROW(1:1),COLUMN(B:B)))

複製儲存格B2，貼至儲存格B2:I2。複製儲存格B2:I2，往下各列貼上。

在B欄中：MOD(ROW(1:1),COLUMN(B:B))會產生1,0,1,0,1,0,…

在C欄中：MOD(ROW(1:1),COLUMN(C:C))會產生1,2,0,1,2,0,…

…

在 Excel 的工作表中，若要計算一個數列中符合某一條件者的總和，大概都是要想到 SUMIF 函數。最近讓學生練習以 SUMPRODUCT 函數和陣列公式來完成相同工作：

儲存格D2：=SUMIF(B2:B13,">5")

如果要以 SUMPRODUCT 函數來代替：

(B2:B13>5)：會產生{True,False,False,True,True,False,False,True,False,True,False,Fasle}的陣列。

(B2:B13>5)*B2:B13：可以將 True/False 陣列轉換成 1/0 陣列，再和儲存格B2:B12來做乘積的運算。

有同事問到要如何避免在檢視Excel 的工作表時，不小心修改了其中的內容？我建議可以使用「唯讀」方式來開啟。

開啟檔案時，當選取了一個檔案，要按一下[開啟]按鈕右側的三角型符號。

選取[開啟為唯讀檔案]選項：

這個檔案開啟後會被標示為「唯讀」。

在 Excel 的資料表中，可能出現某些重覆的資料(參考下圖)，如何快速將其移除？參考以下做法：

1. 點選資料範圍中的任一個儲存格。

2. 選取[插入/表格]中的「表格」工具。

3. 確認表格的資料來源及是否有標題，按一下[確定]按鈕。

在 Word 中編輯一份文件，有時會用到要將部分的文字內容加以隱藏，讓列印出來的文件不會顯示這些被隱藏的內容。

先選取要隱藏的文字：

選取[常用/字型]選項，開啟[字型]對話框，在[字型]標籤下勾選「隱藏」選項，這些文字就會被隱藏。將來如果要還原為不隱藏，則在相同地方設定即可。

預覽列印時即發現這些被隱藏的文字並不會被印出來。

在編輯 Word 的文件時，如果插入許多的圖片檔，將會使得文件檔案肥大。Word 2010 中提供了壓縮圖片的功能，可以有效減少文件的檔案大小，但要付出的代價是圖片的解析度降低，而且無法復原。

以下的例子要來觀察 Word 的圖片壓縮功能，先在 Word 文件中插入 8 張我的圖片中的預設圖片檔。(參考下圖)

在檔案總管中檢視檔案大小，本例為：1,035KB。

接著，將檔案名稱的副檔名更名為「ZIP」(原為DOCX)。

有同仁在使用 Office 2010 時，觀察到一個有趣的現象，在 Word 中插一個圖案之後，執行新增文字，輸入的文字會自動「垂直置中」。(參考下圖)

但是在 Excel 中同樣插入一個圖案之後，所新增的文字卻是「靠上對齊」。(參考下圖)

如何讓 Excel 中圖案中的文字也能垂直置中？其實很簡單，只要使用在[常用/對齊方式]中使用「垂直置中」按鈕即可。

最近回答同事的問題，使用了三種快速鍵，對於加速編輯有幫助。Word 的快速鍵很多，每個人常用的快速鍵也不一樣，常用就能記住，不常用就算背下來也沒用。

(1) 輸入今天的日期和現在的時間

Shift+Alt+D：今天的日期

Shift+Alt+T：現在的時間

輸入完成後，將插入點移至日期中，還可以隨時更新(點選「更新」或是按 F9 鍵)。(其為功能變數，開啟文件時，應該要自動更新)

在 Excel 中建立圖表時遇到以日期為座標軸，如果日期是不連續的日期(如下圖的資料表)，則可能產生如下下圖的統計圖表。其中每個資料圖表的距離很大，而且間隔寬度也不一樣，該如何調整呢？

1. 在日期座標軸上按一下右鍵，選取[座標軸格式]選項。

2. 預設可能是[根據資料自動選取]選項或是[日期座標軸]選項。

在 Excel 中常會在製作圖表時遇到，一個圖表中的兩個數列大小相差太多，且有時需要兩種不同的座標軸(參考下圖)。要如何處理這種圖表呢？

1. 選取一個數列，在數列上按一下右鍵，選取[變更數列圖表類型]選項。

圖表轉變如下。你會發現這兩個數列中，一組數值很大，一組數值較小。

在 Excel 中，如果已知一個日期，要求其為星期幾，只要透過數值格式設定為「星期三或週三」即可。

如果只想以一個字顯示星期幾該如何處理呢？(參考下圖，二種表示方式)

儲存格C2：=RIGHT(TEXT(A2,"[$-404]aaaa;@"))

TEXT(A2,"[$-404]aaaa;@")：以公式設定顯示格式為「星期三」

RIGHT(TEXT(A2,"[$-404]aaaa;@"))：以RIGHT函數取出最右邊一個字。

最近要求學生練習：產生某一年某個星期幾的隨機日期，例如產生10個2011年的星期三日期。(參考下圖)

儲存格D2：=INT(RAND()*52)*7+40548

其中 40548 為2011年第一個星期三的日期(1月5日)對應的數值，INT(RAND()*52) 產生0~51的亂數值，INT(RAND()*52)*7 可產生每一週間隔7天的數值。

在 Excel 中如果要找某一天為星期幾只要透過 WEEKDAY 函數即可求得，如果要求每年的第一個星期幾是那一天，該如何處理？

以2011年為例第一個星期一為1/3，第一個星期二為1/4，…，第一個星期日為1/2。(參考下圖)

儲存格B2：{=SUM(IF(WEEKDAY(ROW(INDIRECT(DATEVALUE($B$1&"/1/1")&":"&DATEVALUE($B$1&"/1/7"))),2)=ROW(1:1),ROW(INDIRECT(DATEVALUE($B$1&"/1/1")&":"&DATEVALUE($B$1&"/1/7")))))}

此為陣列公式，輸入完成請按 Ctrl+Shift+Enter 鍵。複製儲存格B2，貼至儲存格B2:B8。

此公式的關鍵為將日期轉換為數字，例如：2011年1月1日=40544、2011年1月2日=40545、…。

DATEVALUE($B$1&"/1/1")：取出儲存格B1的年度，組成該年度的第1天的數值。

有網友問到：我設定A2 B2 C2 D2四個數值，我想把C2 D2數值插入A3 B3，而原始A3 B3數值移至A4 B4，然後C3 D3數值又插入A5 B5，可以依序間距插入。不知道有甚麼方法可以循環插入，感謝你的指導。

我想這個問題可能是類似要將表格一列轉二列吧！(參考下圖)

儲存格G2：=INDIRECT(ADDRESS(ROW(2:2)/2+1,1))

INDIRECT(ADDRESS(列,欄))：用來取得資料表中儲存格的內容，

ROW(2:2)/2+1：在往下複製時，可以將第2,4,6,8…列轉換為第1,2,3,4,…列，其中+1是因為資料由第2列開始。

儲存格H2：=INDIRECT(ADDRESS(ROW(2:2)/2+1,2))

在 Excel 中使用「自訂清單功能」，可以讓你快速產生一些字串的清單。而清單中的內容是有順序性的，所以又可以拿來自動填滿和排序之用。例如：一年一班、一年二班、一年三班、一年四班、一年五班、一年六班、一年七班、一年八班、一年九班、一年十班等是常用的清單，如何可以快速設定及取用呢？

首先選取[檔案/選項]，在[進階]選項中，點選[編輯自訂清單]按鈕。

Excel 已準備了一些預設的常用清單，你有二種方式加入新的清單：

(1) 在[清單項目]方塊中輸入清單項目(每個項目可以用逗號隔開，或是打在不同列中)。

或是

在 Excel 中如果要建立一個如下圖形式的月曆表，該如何處理？要能自動產生月份、日期和分隔線(紅線)！

以2011年9月為例：

參考如下步驟來建構：

1. 在儲存格C2建立起始週的第一個日期(自訂，將來只要更改儲存格即可建立新的月曆表)

2. 在儲存格D2輸入公式：「=C2+1」，複製儲存格C2，貼至儲存格C2:I2。

常見到一些類似下圖梯形票價表的表格，利用某一站到另一站的票價能夠以查詢方式來查票價，該如何使用 Excel 來建立？

首先，根據相鄰間隔站之間的票價，來建立不同站之間的所有可能票價。

(1) 計算票價

儲存格A3：=INDIRECT(ADDRESS(ROW(1:1)+1,COLUMN(A:A),4))+INDIRECT(ADDRESS(ROW(3:3),ROW(1:1)+1,4))

複製儲存格A3，分別貼在每一個票價空格上。