學不完．教不停．用不盡

在 Excel 的資料表中，可能出現某些重覆的資料(參考下圖)，如何快速將其移除？參考以下做法：

1. 點選資料範圍中的任一個儲存格。

2. 選取[插入/表格]中的「表格」工具。

3. 確認表格的資料來源及是否有標題，按一下[確定]按鈕。

在 Word 中編輯一份文件，有時會用到要將部分的文字內容加以隱藏，讓列印出來的文件不會顯示這些被隱藏的內容。

先選取要隱藏的文字：

選取[常用/字型]選項，開啟[字型]對話框，在[字型]標籤下勾選「隱藏」選項，這些文字就會被隱藏。將來如果要還原為不隱藏，則在相同地方設定即可。

預覽列印時即發現這些被隱藏的文字並不會被印出來。

在編輯 Word 的文件時，如果插入許多的圖片檔，將會使得文件檔案肥大。Word 2010 中提供了壓縮圖片的功能，可以有效減少文件的檔案大小，但要付出的代價是圖片的解析度降低，而且無法復原。

以下的例子要來觀察 Word 的圖片壓縮功能，先在 Word 文件中插入 8 張我的圖片中的預設圖片檔。(參考下圖)

在檔案總管中檢視檔案大小，本例為：1,035KB。

接著，將檔案名稱的副檔名更名為「ZIP」(原為DOCX)。

有同仁在使用 Office 2010 時，觀察到一個有趣的現象，在 Word 中插一個圖案之後，執行新增文字，輸入的文字會自動「垂直置中」。(參考下圖)

但是在 Excel 中同樣插入一個圖案之後，所新增的文字卻是「靠上對齊」。(參考下圖)

如何讓 Excel 中圖案中的文字也能垂直置中？其實很簡單，只要使用在[常用/對齊方式]中使用「垂直置中」按鈕即可。

最近回答同事的問題，使用了三種快速鍵，對於加速編輯有幫助。Word 的快速鍵很多，每個人常用的快速鍵也不一樣，常用就能記住，不常用就算背下來也沒用。

(1) 輸入今天的日期和現在的時間

Shift+Alt+D：今天的日期

Shift+Alt+T：現在的時間

輸入完成後，將插入點移至日期中，還可以隨時更新(點選「更新」或是按 F9 鍵)。(其為功能變數，開啟文件時，應該要自動更新)

在 Excel 中建立圖表時遇到以日期為座標軸，如果日期是不連續的日期(如下圖的資料表)，則可能產生如下下圖的統計圖表。其中每個資料圖表的距離很大，而且間隔寬度也不一樣，該如何調整呢？

1. 在日期座標軸上按一下右鍵，選取[座標軸格式]選項。

2. 預設可能是[根據資料自動選取]選項或是[日期座標軸]選項。

在 Excel 中常會在製作圖表時遇到，一個圖表中的兩個數列大小相差太多，且有時需要兩種不同的座標軸(參考下圖)。要如何處理這種圖表呢？

1. 選取一個數列，在數列上按一下右鍵，選取[變更數列圖表類型]選項。

圖表轉變如下。你會發現這兩個數列中，一組數值很大，一組數值較小。

在 Excel 中，如果已知一個日期，要求其為星期幾，只要透過數值格式設定為「星期三或週三」即可。

如果只想以一個字顯示星期幾該如何處理呢？(參考下圖，二種表示方式)

儲存格C2：=RIGHT(TEXT(A2,"[$-404]aaaa;@"))

TEXT(A2,"[$-404]aaaa;@")：以公式設定顯示格式為「星期三」

RIGHT(TEXT(A2,"[$-404]aaaa;@"))：以RIGHT函數取出最右邊一個字。

最近要求學生練習：產生某一年某個星期幾的隨機日期，例如產生10個2011年的星期三日期。(參考下圖)

儲存格D2：=INT(RAND()*52)*7+40548

其中 40548 為2011年第一個星期三的日期(1月5日)對應的數值，INT(RAND()*52) 產生0~51的亂數值，INT(RAND()*52)*7 可產生每一週間隔7天的數值。

在 Excel 中如果要找某一天為星期幾只要透過 WEEKDAY 函數即可求得，如果要求每年的第一個星期幾是那一天，該如何處理？

以2011年為例第一個星期一為1/3，第一個星期二為1/4，…，第一個星期日為1/2。(參考下圖)

儲存格B2：{=SUM(IF(WEEKDAY(ROW(INDIRECT(DATEVALUE($B$1&"/1/1")&":"&DATEVALUE($B$1&"/1/7"))),2)=ROW(1:1),ROW(INDIRECT(DATEVALUE($B$1&"/1/1")&":"&DATEVALUE($B$1&"/1/7")))))}

此為陣列公式，輸入完成請按 Ctrl+Shift+Enter 鍵。複製儲存格B2，貼至儲存格B2:B8。

此公式的關鍵為將日期轉換為數字，例如：2011年1月1日=40544、2011年1月2日=40545、…。

DATEVALUE($B$1&"/1/1")：取出儲存格B1的年度，組成該年度的第1天的數值。

有網友問到：我設定A2 B2 C2 D2四個數值，我想把C2 D2數值插入A3 B3，而原始A3 B3數值移至A4 B4，然後C3 D3數值又插入A5 B5，可以依序間距插入。不知道有甚麼方法可以循環插入，感謝你的指導。

我想這個問題可能是類似要將表格一列轉二列吧！(參考下圖)

儲存格G2：=INDIRECT(ADDRESS(ROW(2:2)/2+1,1))

INDIRECT(ADDRESS(列,欄))：用來取得資料表中儲存格的內容，

ROW(2:2)/2+1：在往下複製時，可以將第2,4,6,8…列轉換為第1,2,3,4,…列，其中+1是因為資料由第2列開始。

儲存格H2：=INDIRECT(ADDRESS(ROW(2:2)/2+1,2))

在 Excel 中使用「自訂清單功能」，可以讓你快速產生一些字串的清單。而清單中的內容是有順序性的，所以又可以拿來自動填滿和排序之用。例如：一年一班、一年二班、一年三班、一年四班、一年五班、一年六班、一年七班、一年八班、一年九班、一年十班等是常用的清單，如何可以快速設定及取用呢？

首先選取[檔案/選項]，在[進階]選項中，點選[編輯自訂清單]按鈕。

Excel 已準備了一些預設的常用清單，你有二種方式加入新的清單：

(1) 在[清單項目]方塊中輸入清單項目(每個項目可以用逗號隔開，或是打在不同列中)。

或是

在 Excel 中如果要建立一個如下圖形式的月曆表，該如何處理？要能自動產生月份、日期和分隔線(紅線)！

以2011年9月為例：

參考如下步驟來建構：

1. 在儲存格C2建立起始週的第一個日期(自訂，將來只要更改儲存格即可建立新的月曆表)

2. 在儲存格D2輸入公式：「=C2+1」，複製儲存格C2，貼至儲存格C2:I2。

常見到一些類似下圖梯形票價表的表格，利用某一站到另一站的票價能夠以查詢方式來查票價，該如何使用 Excel 來建立？

首先，根據相鄰間隔站之間的票價，來建立不同站之間的所有可能票價。

(1) 計算票價

儲存格A3：=INDIRECT(ADDRESS(ROW(1:1)+1,COLUMN(A:A),4))+INDIRECT(ADDRESS(ROW(3:3),ROW(1:1)+1,4))

複製儲存格A3，分別貼在每一個票價空格上。

在 Excel 中，有時在編輯或檢視文件，想要同時檢視結果又要看看公式為何，要如何操作呢？透過將同一份文件開兩個視窗來比較可以做到。

1. 開啟要檢視的檔案後，按一下[檢視/開新視窗]按鈕。

2. 按一下[檢視/並排顯示]按鈕。

3. 選取[水平並排]選項或是[垂直並排]選項。

在 Excel 的一個資料表中，含有日期和相關數據(如下圖左)，如果想要統計指定日期(含)之前10筆的統計數據(例如：總和)，該如何計算？

先為儲存格範圍建立名稱，選取日期、姓名、數量等資料範圍，按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選[頂端列]選項。如此分別定義了日期、姓名、數量等三個名稱的範圍。

儲存格F3：=SUM(OFFSET(A2,MATCH(E3,日期,0)-1,2,-10,))

MATCH(E3,日期,0)：求出儲存格E3的資料在日期中的第幾列，本例為日期資料的第17列。

OFFSET(A2,MATCH(E3,日期,0)-1,2,-10,)：本例=OFFSET(A2,17-1,2,-10,)，結果為儲存格C9:C18。

今年是民國100年，學校在建學號時可能會以「0」做為第一個字，但是放到 Excel 的儲存格時，會將數字最前面的所有0均自動消除。要如何還原為固定字數的學號呢？

儲存格B2：=RIGHT("00000"&A2,6)

複製儲存格B2，往下各列貼上。

假設學號共有6碼，其中：

"00000"&A2：將錯誤的學號之前串接5個「0」(因為錯誤學號至少有1碼)。

RIGHT("00000"&A2,6)：將補上0的學號由右取6碼。

學校開學了，進來了很多的新生，當在建立學生名冊時，若遇到名字為單一個字時，不同的人來輸入，往往產生不同的結果。例如：兩個字中間不留空、兩個字中間留一個半型空格、兩個字中間留二個半型空格、兩個字中間留一個全型空格等。如此，在做資料處理會產生很大的困擾，所以拿到這些資料時，要先把所有的空格全數消除，該如何處理呢？

或許你會想要使用將「半型空格」和「全型空格」取代為「空字串」的方式來處理也可以，如果想要使用公式，則只要使用 SUBSTITUTE 函數即可完成，參考以下的公式：

儲存格C2：=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(B2," ",""),"　","")

複製儲存格C2，往下各列貼上。

SUBSTITUTE(B2," ","")：消除半型空格。

SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(B2," ",""),"　","")：將消除半型空格後的結果，再消除全型空格。

最近常會有人遇到列印時，不知道紙張比例為多少的問題，所以特別用 Excel 做了一些比例的對照表。可以用在影印機的縮放或是各種版面要列印在不同紙張大小上。

A系列轉換

B系列轉換

A對B系列轉換

常有人問到，在 Excel 的工作表中，如果輸入一個阿拉伯數字的金額，希望能自動轉換成國字數字表示法(如下圖)，該如何處理？假設位元是固定的(億、仟、佰、拾、萬、仟、佰、拾、元固定)，阿拉伯數字要自動轉換成國字數字，而且零要以較淡的灰色表示。

儲存格D2：=TEXT(MID(RIGHT("000000000"&$B2,9),INT(COLUMN(A:A)/2)+1,1),"[DBNum2]")

將儲存格D2複製到儲存格F2, H2, J2, L2, N2, P2, R2, T2。

公式原理解釋：

(1) RIGHT("000000000"&$B2,9)

將9個0的字串和儲存格B2的數字串接，再由右取9個字。(也就是數字未達9個者全部補0。)