學不完．教不停．用不盡

在 Excel 中，如果你輸入一個日期01/02/2010(月/日/年)，Excel 並不會將它視為是一個日期格式，所以無法以日期來處理。而你想要將其轉換為日期格式例如：2010/01/02，該如何處理呢？

(A)

如果固定月為 2 碼，日為 2 碼，年為 4 碼，則可以輸入公式：

儲存格B3：=RIGHT(A3,4)&"/"&LEFT(A3,5)

將儲存格B3往下複製。

在 Excel 的工作表中可能你會插入註解，可能你會有發生錯誤的儲存格。(如下圖)

當你列印時，預設值是註解不列印，錯誤儲存格印出錯誤訊息。有時你剛好要相反的動作：列印註解，隱藏錯誤訊息，該如何處理呢？

你只要選取[版面配置/版面設定]，在[工作表]標籤下設定：

1. 註解：選取[顯示在工作表底端]或是[和工作表上的顯示狀態相同]兩個選項。(本例選取[和工作表上的顯示狀態相同])

在 Excel 中預設只有負數會加上負號「-」，但是有可能會遇到一些對齊的問題，或是希望正數也能加上「+」。下圖是很平常的正負數表示方式：

選取[常用/數值]選項，在[數值]標籤的[自訂]類別中自行輸入：

(一) [>0]"+"?;[<0]"-"?;G/通用格式

第一個分號的左邊為正數的表示方式，第二個分號的左邊為負數的表示方式，第二個分號的右邊為 0 的表示方式。此式表示正數要顯示 +，負數要顯示 -。一個 ? 表示一個位數。

有時你可以利用 Word 來查詢某個英文單字的同義字。做法如下：

1. 在[校閱]功能表中按一下［同義字］按鈕或[參考資料]按鈕，顯示[參考資料]窗格。

2. 查詢時，先按著 Alt 鍵，再點選你要查詢的英文字，在[參考資料]窗格中，就會顯示同義字。

要注意：並不是每一個字都會顯示同義字。

在 Excel 的資料表中，常會有些資料被隱藏，而當你在複製這些資料時，往往會將隱藏中的資料也一起被製複、貼上了。如何能在複製時忽略被隱藏的資料呢？

參考以下的做法：

1. 選取要複製的範圍(含有一些隱藏的儲存格)。

2. 按一下 Ctrl + G，開啟[到]對話框。

3. 按一下[特殊]按鈕，開啟[特殊目標]對話框。

4. 選取[可見儲存格]選項，按一下[確定]按鈕。

在 Excel 中，如果要選取一個較大範圍的資料表內容，往往不是很方便。因為如果使用滑鼠拖曳來選取，可能要不斷的微調才能正確選到儲存格範圍。如果使用時先選取第一個儲存格，搭配 Shift 鍵，再以滑鼠點選最後一個儲存格，也是可以選取一個區域。

在 Excel  2010 中，其實有設計另一個方式，先選取第一個儲存格，按一下 F8 鍵，狀態列上出現「延伸選取」(在 Excel 2003 顯示 EXT)。

此時你只要再去點選最後一個儲存格即可完成選取一個範圍。各種選取方式若能善用，將可提昇工作效率。

在 Excel 中，如果使用填滿控制點進行複製的工作非常方便。

當你拖曳出複製的區域後，你還可以接著點一下一旁的「智慧標籤」，其提供了另外的選項。例如：本例各個儲存格都是數字，Excel 自動以數列方式填滿，你還可以選取「複製儲存格」、「僅以格式填滿」(即只複製格式)和「填滿但不填入格式」(即只複製內容)等。當你選取其中一項時，儲存格內容會依選項改變結果。

如果你要填滿的儲存格內容是日期格式，則會提供不同的填滿內容。善用這個智慧標籤，可以提高工作的效率。

在 Word 2010 中製作作，或許你會用到要將某些文字或物件隱藏。這樣在文字件暫時看不到，也不會被列印出來，但是這些內容其實是存在的，也就是說，你可以將其還原顯示出來。

假設你的［顯示/隱藏編輯標記］按鈕，是已經被按下的。(你可以按一下 Ctrl + * (即 Ctrl + Shift + 8)來切換顯示/隱藏編輯標記)

當你選取某些文字後，按一下 Ctrl + Shift + H 鍵，可以切換隱藏/顯示文字。觀察這些文字，可以發現其多了虛線的底線。

當你再按一下 Ctrl + * 後，可以看到文字被隱藏了！

在 Office 2010 中(例如：Word、Excel等)，你要啟用「剪貼簿」功能，只要按一下[檔案]功能表下的「剪貼簿」旁的小圖示，即可以開啟[剪貼簿]窗格。你可以重覆使用已剪貼的項目(最多24個)，它也可以一次全部貼上所有已剪貼項目，你也可以清除一個或全部剪貼簿中的項目。

如果你想要快速啟用剪貼簿，不妨按一下[選項]按鈕，並且勾選[按二次 Ctrl+C 時顯示 Office 剪貼簿]選項。以後如果你連續按二次 Ctrl+C 鍵，就會顯示剪貼簿了。

在 Windows 7 中，如果你在檔案總管中選取了多張相片，當你要輸出列印時，你可以選取要輸出的版型。

先選取多張相片，在任一張相片上按一下右鍵，選取「列印」選項。

在[列印圖片]對話中，你可以選要輸出的印表機、紙張大小和列印品質(解析度，dpi)。

最重要的是你可以選輸出的版面格式，例如：「13X18公分、10X15公分(2)、皮夾…」。

如果你想要同一張相片輸出多份，則在對話框最下方，設定每張圖片的份數。

在 Word 2010 中，如果你想快速以按鍵方式輸入數學符號或是公式，可以藉助「自動校正」的功能。在[檔案/選項]中選取「校訂」選項，然後按一下[自動校正選項]按鈕。

在[數學自動校正]標籤下，選取[在數學區域外使用自動校正規則]。你會發現如下圖所示，只要輸入某些字元(\開頭)，會被自動置換為一些數學符號或公式。只要你能記住某些符號的代碼，就可以快速應用。

例如：輸入「\quadratic」，會自動置換成：x=(-b±√(b^2-4ac))/2a。

在 Excel 的工作表中常會用到各種數列及清單，如何快速來產生這些數列及清單呢？現在來練習看看。

方法一：

在儲存格A2中輸入一個數字(也可以是日期)，按著 Ctrl 鍵，然後拖曳儲存格A2的右下角之黑點，觀察滑鼠指標處，會顯示儲存格內容的預覽值，放掉滑鼠左鍵時，儲存格會以間隔值 1 的方式來填滿各個儲存格。

這些方法(含以下介紹)也適用於橫向(列)的自動填滿。

在 Excel 的工作表中，如果要在一些不連續的儲存格中輸入資料，你可以這樣做：

按著 Ctrl 鍵，配合滑鼠左鍵，每次點選一個儲存格或是一段儲存格，即可以選取不連續的儲存格。如果這些儲存格常會用到，則可以在[名稱方塊]中輸入一個名稱，或是按右鍵選取[定義名稱]，為這些儲存格命名。下次要使用時，只要由[名稱方塊]中選取即可。

如果你想要在這些儲存格中輸入相同的內容，則在一個儲存格中輸入資料後，按一下 Ctrl + Enter。即可在所有被選取的儲存格中填入相同的內容。

如果你要分別在儲存格中輸入不同的內容，則可以使用 Enter 鍵或是 Tab 鍵，移往下一個儲存格。如果使用 Shift + Enter 鍵或是 Shift + Tab 鍵，則可以反方向移到上一個儲存格。

當你開啟一個 Word 文件時，常會希望直接能從上次結束編輯的位置接著編輯，如何能快速跳到這個位置呢？其實自從 Word 2003 之後，只要按 Shfit + F5 鍵，就可達到這個功能。這對於長時間編輯一個較長的文件是非常有幫助的。Word 2010也適用哦！

在 Word 中要建立一個表格，大家都習慣使用滑鼠拖曳方式產生一個 MXN 表格。但是 Word 也可以用按鍵來產生一個表格哦！

你可以使用+、-和Tab鍵來產生一個一列多欄的表格，其中每一個「+」代表一個欄邊線，每一個「-」或「Tab鍵」代表一欄。例如：

輸入「+-+-+」：按下 Enter 鍵後，會產生 2 欄 1 列的表格。

輸入「+-----+-----+」：按下 Enter 鍵後，會產生 2 欄 1 列的表格，寛度比上一個寬。

輸入「+Tab鍵+Tab鍵+」：按下 Enter 鍵後，會產生 2 欄 1 列的表格，寛度為Tab寬度。

當你在 Excel 中輸入一較大的數值或是以數字組成的字串時，會遇到以下的狀況：數字被改成以科學記號表示的數值。

如果你想要讓儲存格中顯示你輸入的原始數字(不管長度多長)，試試以下的方式：

1. 將儲存格A1設定其數值格式為文字

在 Excel 的工作表中輸入了 Email 位址或是一個網址(URL)時，其預設會將其轉換為超連結。如果想要將這些超連結移除，有那些方法可用呢？

你可以試試以下的三個方式：

一、輸入一個 Email 位址或是網址(URL)後，按下 Enter 鍵後，立即按下[復原]按鈕或是 Ctrl + Z 鍵。

二、輸入一個 Email 位址或是網址(URL)後，按下 Enter 鍵後，在儲存格上按一下右鍵，選取[移除超連結]指令。

三、如果要移除的 Email 位址或是網址有很多個，則要藉助巨集指令會比較快。

在 Word 中，有些線可以快速產生。以 Word 2010 為例：

連續輸入三個「=」，再按下 Enter 鍵，即會產生一條水平雙線條。

其他還可輸入二個「_、#、~、@、*」等，都可以產生水平線條。

如果你輸入三個連續的符號，但不是為了產生線條，則可以按下一旁的閃電符號之三角形，然後選取[停止自動建立框線]選項，就會回復只顯示三個連續的符號。

如果你選取[控制自動格式設定選項]，則可以做進一步的相關設定。

在 Excel 的工作表中若在一個欄位中的資料，想要取出不重覆的資料(參考下圖)，該如何做呢？使用「進階篩選」來試試看。

使用「進階篩選」很快就能完成，以 Excel 2010 為例：

1. 在A欄中含有資料的儲存格中選取任一個。

2. 選取[資料/排序與篩選]按鈕，再選取[進階]指令。

3. 選取[將篩選結果複製到其他地方]選項。

在 Excel 中的資料表中如果要排序，最常使用的是 RANK 函數。例如：

在儲存格B2輸入：=RANK(A2,$A$2:$A$20)

將儲存格B2複製到儲存格B2:B20。

觀察結果其相同數值會給予相同名次，而下一個名次會被跳過。

如果想要使用COUNTIF函數來達到排序的結果，該如何處理呢？