學不完．教不停．用不盡

在 Excel 中根據一個班級基本表，在一個申請夜讀的報表中，自動查詢得到班級基本資料(如下圖)。試著使用INDEX、LOOKUP、VLOOKUP、OFFSET、MATCH、INDIRECT等函數來練習查表。

先定義一些名稱：

班級：儲存格A2:A29；導師：儲存格B2:B29；人數：儲存格C2:C29，資料：儲存格A1:C29。

以下各式都可以得到正確的結果，將儲存格F2和儲存格G2複製後，往下各列貼上。

(1) 使用LOOKUP函數

在 Excel 中可以利用LEFT、MID、RIGHT等函數，將一個字串中的文字加以重新排列組合(如下圖)。你可以取用這些文字在其他地方來使用。

例如：

儲存格A2：=MID($A$1,ROW(1:1),1)

儲存格B2：=MID($A$1,ROW(1:1),ROW(1:1))

儲存格C2：=LEFT($A$1,ROW(1:1))

儲存格D2：=RIGHT($A$1,ROW(1:1))

在 Excel 中的活頁簿中，可能包含多個工作表，或許每個工作表有其特定的功能。如果能透過色彩來加以分組，或是以色彩來區隔其重要性等，將會在使用上帶來一些便利。

以 Excel 2010為例，如果要設定工作表索引標籤的色彩，參考以下步驟：

1. 在工作表名稱上按一下右鍵。

2. 在[索引標籤色彩]中挑選一個色彩。

在 Excel 中，如果要計算兩個時間(時：分：秒)的間隔(如下圖)，該如何處理？

其實只要將兩個時間(時間Y和時間X)相減即可(參考D欄)，例如：儲存格D2=C2-B2。你會發現當時間Y大於時間X時，這個公式會產生錯誤訊息。解決的方式很簡單：

儲存格E2：=IF(C2>B2,C2-B2,C2+1-B2)

因為以24小時來看，後者的時間小於前者時，應該是已經進入下一天的時間了，而Excel將1天切割成24小時，所以每小時為1/24；每小時再切割成60分，所以每分為1/24/60；每分再切割成60秒，所以每秒為1/24/60/60。

所以只要將後者的時間小於前者的部分，先加1再相減即可。

在 Excel 中取得某個月份的圖書借閱資料(如下圖，資料為虛擬)，根據這些資料來做一些統計與分析的練習。

先選取所有資料範圍，按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵，選取「勾選頂端列」選項。定義「日期、登錄號、書名、班級、借書證號」等名稱。並且定義全部資料的儲存格範圍的名稱為「資料」。

(1) 計算各班及各天借閱次數

各班借閱次數

儲存格H2：=SUMPRODUCT(--(班級=G2))，複製儲存格H2，貼在儲存格H2:H16。

在 Excel 中有一個物品維修的記錄表(如下圖)，由於報表跨越數年，如何指定只列出某年、某月的記錄呢？

首先，要先定義一些「名稱」：

(1) 選取所有有資料的儲存格。

(2) 按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」，按一下[確定]按鈕。

可得「編號、班級、項目、報修日、完成日、損壞原因」等名稱。

(3) 選取所有有資料的儲存格，在[名稱管理員]中新增名稱：「資料」。

一個老師將學生分成多組輪流上台報告，每個學生都要為各組給一個分數，而自己所在的組別不評分，每組成員的分數是相同的，都是全班其他組所給分數的平均。如何來設計這個表格呢？(參考下圖)

儲存格J2 ：=AVERAGE(OFFSET($D$2,,$C2-1,COUNT($C$2:$C$25),))

複製儲存格J2，往下貼在儲存格J2:J25。

COUNT($C$2:$C$25)：計算所有人員共有幾列。

OFFSET($D$2,,$C2-1,COUNT($C$2:$C$25),)：取得各組的位址，例如第1組為儲存格D2:D25，第2組為E2:E25，…。

再使用AVERAGE函數計算平均。

在 Excel 中取得一個物品領用的數量統計表，現在要利用這個資料表以公式運算方式列出(1)整年領取數為0者，(2)每個月都有被領取者。

因為需要用到一個「輔助」欄位，所以先輸入公式：

儲存格Q2：=COUNTIF(D2:O2,"<>0")，複製儲存格Q2，往下各列貼上。

將A欄有資料的部分定義名稱為「編號」；將B欄有資料的部分定義名稱為「請領物品」；將P欄有資料的部分定義名稱為「小計」；將Q欄有資料的部分定義名稱為「輔助」。

(1) 整年領取數為0者

在 Excel 中取得一串資料(如下圖A欄)，因為每筆資料中包含了「"」字元，所以當你使用 Excel 的排序工具時，將會變成2" → 21" → 3" → ‥‥，而非2" → 3" → ‥‥。如何解決這樣的問題呢？

這是因為 Excel 將 2" 視為文字而非數字來排序所造成的問題。

先將儲存格A2:A21定義名稱為「資料」

儲存格C2：{=SMALL(VALUE(SUBSTITUTE(資料,"""","")),ROW(1:1))&""""}

這是陣列公式，輸入完成時要按 Ctrl+Shift6+Enter 鍵。複製儲存格C2，貼至儲存格C2:C21。

SUBSTITUTE(資料,"""","")：將資料中的「"」字元消除。

在 Excel 如果要製作一個類似教師甄選的成績計算(如下圖)，該如何設計？

因為不同項目有不同的比重，而且比重的總和為100%，設計如下：

儲存格K4：=B4*$B$2+AVERAGE(C4:G4)*$C$2+AVERAGE(H4:J4)*$H$2

儲存格L4：=RANK(K4,$K$4:$K$24)

複製儲存格K4:L4，往下各列貼上。

在 Excel 中的「資料驗證」功能，可以幫助使用者在輸入資料時可以只接受符合準則的輸入內容。Excel 提供了整數、實數、清單、日期、時間、文字長度和自訂公式等幾種驗證項目。

其實你只要將平時使用在儲存格中的公式，稍加變化即可套用在儲存格的資料驗證上，會有很多的妙用哦！

以下例舉5種應用：

(1) 不接受未來日期

日期設定小於或等於今天的日期(=TODAY())

在 Excel 中有一串數字(如下圖左)，如何以公式篩選出不同位數的數字？操作前先執行名稱的定義：

編號：儲存格A2:26；數字：儲存格B2:B26。

儲存格D2：

{=IFERROR(INDEX(資料,LARGE(IF(LEN(數字)=COLUMN(A:A),編號,FALSE),ROW(1:1))+1,2),"")}

複製儲存格D2，貼至儲存格D2:G21。

原理：

在 Excel 中，針對各班班級幹部的資料表(如下圖)，來練習INDEX、MATCH、OFFSET函數。

如果要產生下圖的查詢結果，該如何處理？其中班級名稱和幹部的名稱要用下拉式清單來挑選，而姓名則是以公式來查詢。

(1) 定義以下三個名稱

班級：儲存格A2:A29；幹部：儲存格B1:H1；資料：儲存格A1:H29。

在 Excel 中取得學生量測身高和體重(參考下圖)(虛擬數據)，如何計算學生的BMI值和判定體位，如果要告訴學生適當的體重該如何計算？

(1) 因為BMI值為「體重(KG)÷身高(M)的平方」，所以：

儲存格G2：=F2/((E2/100)^2)

(2) 根據下圖右側的BMI範圍對照體位表：

儲存格H2：=LOOKUP(G2,$K$2:$L$7,$N$2:$N$7)

(3) 根據體重來求出適當的體重

這次要練習的查表動作，需要較多的公式，感覺會較難，所以要有耐心和毅力才能有助於學會。

(一)

在 Excel 中有一個全校班級幹部的摘要表(如下圖)，如何自動轉換至學生名單中註記幹部名稱(如下下圖)？

儲存格F2：

最近被問到：如果取得一個一年級選組後的報表，如何針對各類組的男、女生人數和各班的選組人數，製作一個摘要表？(參考下圖)

這兩個工作只要交給SUMPRODUCT函數即可解決：

儲存格I2：=SUMPRODUCT(--($E$2:$E$484=1),--($F$2:$F$484=$H2))

--($E$2:$E$484=1)：判斷E欄中是否為「1」(男生)的 True/False 陣列，其中「--」乃是將 True/False 陣列轉換成 1/0 的陣列。

--($F$2:$F$484=$H2)：判斷F欄中是否為「1」(第1類組)的 True/False 陣列，其中「--」乃是將 True/False 陣列轉換成 1/0 的陣列。

SUMPRODUCT函數會將這兩個陣列相乘，再將這些 1/0 的結果加總。(其實是兩者條件皆成立時，相乘結果才會為1，也才會被加總。)

在 Excel 中取得一個學校社團的基本資料表(如下圖)，本例要根據學生選社的結果(如下下圖)，來產生學生選社的結果報表，並進一步分析。

首先將社團基本資料表定義一個名稱：社團。

根據以上的兩個資料表，現在要來產生如下圖的選社結果。本次以VLOOKUP函數來做為查表的工具。

VLOOKUP：http://office.microsoft.com/zh-tw/excel-help/HP010343011.aspx (參考微軟網站的說明)

在 Excel 中常會使用INT和TRUNC兩個函數來轉換數值為整數。而TRUNC 函數與 INT 函數非常相似，兩者都可以將帶小數的數值(實數)轉換成整數，但TRUNC 函數可以指定某個位數以下的部分全部移除，而 INT 函數則是找尋最接近但不大於原數值的整數。

這兩個函數的此二函數唯一的差別是在處理負數時，「可能」產生差異。而正數部分，結果會完全相同。(參考下圖)

觀察以下三種變化：

儲存格B2：=TRUNC(A2,0)和儲存格C2：=INT(A2)

儲存格D2：=TRUNC(A2,1)和儲存格E2：=INT(A2*10)/10

儲存格F2：=TRUNC(A2,2)和儲存格G2：=INT(A2*100)/100

在 Excel 中取得一個成績資料表，現在要根據加權平均成績，來以「無條件進位」修正成績，及如果成績達58和60之間者均以60計，該如何處理？(參考下圖)

(1) 計算加權平均成績

儲存格G3：=SUMPRODUCT(B3:F3,$B$1:$F$1)/SUM($B$1:$F$1)

加權平均=(國文X4+英文X4+數學X4+社會X3+自然X3)/(4+4+4+3+3)

(2) 以無條件進位來修正成績

儲存格H3：=ROUNDUP(G3,0)

在 Excel 中，如果想要產生多個範圍的亂數，例如：產生1~40, 101~140, 200~240的亂數，該如何處理？

因為這是三組範圍為0~40的亂數，試試以下公式：

(1) 儲存格B2：{=LARGE(ROW($1:$40)+{0,100,200},INT(RAND()*120+1))}

或

(2) 儲存格B2：{=SMALL(ROW($1:$40)+{0,100,200},INT(RAND()*120+1))}

這是陣列公式，輸入完成要按 Ctrl+Shift+Enter 鍵。將儲存格B2複製到儲存格B2:F4。