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在 Excel 中『資料驗證』是一個好用的工具,讓你在輸入資料時,可以設計一些防錯的機制,增加資料輸入的準確性。

以下例舉10個不同的『資料驗證』應用,大部分都有結合公式運算和一些判斷式。

要啟動『資料驗證』,必須先選取儲存格,然後在[資料/資料工具]功能表中,選取「資料驗證」。

Excel-10個資料驗證的巧妙應用

 

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在 Excel 中輸入一個數值,如何直接判斷是否為質數?如下圖,產生一堆的亂數,立即判斷該數是否為一個質數。

Excel-判斷是否為質數(SUMPRODUCT,MOD,ROW,INDIRECT)

 

【公式設計與解析】

儲存格B2:
=IF(SUMPRODUCT(--(MOD(A2,ROW(INDIRECT("2:"&(A2-1))))=0))=0,"質數","")

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在 Excel 中有一個資料表,其中下圖左的原始字串,想要從中取出【】中間的字元,該如何處理?

觀察下圖,其中【】的前、中、後的字元數量,每個儲存格都不相同。

Excel-取出特定符號之間的字(SUBSTITUE,REPT)


【公式設計與解析】

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網友想要根據 Excel 中的一個物品規格與售價的資料清單中,在指定規格後查詢到對應的售價,該如何處理?

參考下圖,這個物品規格的資料清單中,包含了欄位:Model、CPU、Memory、Storage、GPU、Price等。

Excel-用多項規格(多條件)查詢售價(SUMPRODUCT,OFFSET,資料驗證)

 

【公式設計與解析】

首先,處理規格查詢的部分,想要建立可以使用下拉式清單來選取規格,以免 Keyin 規格造成的問題。

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網友想要由一個 Excel 資料表(下圖左)中查詢資料,但顯示時欄位內容時,想要由橫式轉為直式顯示(如下圖右),該如何處理?

Excel-查表後欄位由橫轉直顯示(SUMPRODUCT,OFFSET)

 

【公式設計與解析】

儲存格S5:=OFFSET($C$4,SUMPRODUCT(($A$4:$A$111=$S$3)*
($B$4:$B$111=$S$4)*ROW($A$4:$A$111))-4,ROW(1:1)-1,,)

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延續前一篇文章:

Excel-在月曆型式中顯示排班結果(SUMPRODUCT,OFFSET,DATE,ROW)

如果想要給每一位員工一張個人的值班表,該如何處理?


【公式設計與解析】

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有網友想要將一個 Excel 的排班清單(下圖右)直接在一個月曆中顯示(下圖右),該如何處理?

Excel-在月曆型式中顯示排班結果(SUMPRODUCT,OFFSET,DATE,ROW)


【公式設計與解析】

先將日期範圍內的儲存格定義名稱為:日期。

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當在 Excel 中取得一個運動會的報名表(如下圖),除了各班的所有學生基本資料之後,還有各個比賽項目,其中的值為 TRUE 者代表有報名,FALSE 代表沒有報名。

如何能快速計算各個比賽項目的各班男生/女生的參數人數?

Excel-報名表資料處理(SUMPRODCUT,INDIRECT,樞紐分析表和交叉分析篩選器)


1. 使用樞紐分析表和交叉分析篩選器

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在 Excel 中有一個日期是取貨的期限,網友想要在期限前三天內予以警示,但是如果在D欄中已有『提件日期』,則取消警示,該如何處理?

參考下圖,例如今天的日期是2015/10/29,則項目:007~012都要警示,但是009和011因為已有『提件日期』,則取消警示。大部分的人做法都是使用「設定格式化的條件」來處理。

image

 

【參考設計做法】

1. 選取儲存格C1:C18。

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延續上篇文章:Excel-在統計圖中更改時間標籤的間距,參考下圖,如果想要將多個工作表中的資料共用一個圖表(折線圖),該如何處理?

在下圖中,原來的表1~表7是放在多個工作表中,現在把它集合在一起,想要透過儲存格I2中的下拉式選單來選取表的名稱,而折線圖自動會顯示該表的數值內容。

Excel-利用下拉式選單顯示多個統計圖(OFFSET,資料驗證)


【操作與解析】

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