學不完．教不停．用不盡

在 Excel 中的資料表中，如果想要找出符合某些條件的儲存格，你可能想到的是「設定格式化的條件」這個工具。但是，如果你「不想要改變工作表中的儲存格格式」，只是想要在工作表「檢視」，你可以試試別的手法，例如：資料驗證。

以下圖為例：在以下的資料表中，想要找尋超過 75 的儲存格，利用「資料驗證」來處理。

1. 選取儲存格A2:E17。

2. 選取[資料／資料工具]功能表中的「資料驗證」。

3. 設定資料驗證，儲存格內允許：整數，資料：小於，最大值：=$G$2

網友問到這樣的類似題：(1) 在 Excel 中如何將一個日期轉換為日期加上星期幾？(2) 在 Excel 中如何將一個日期加上星期幾分離？參考下圖。

(1) 將一個日期轉換為日期加上星期幾

儲存格C2：=TEXT(A2,"yyyy/mm/dd")&"("&RIGHT(TEXT(A2,"[$-404]aaaa;@"),1)&")"

複製儲存格C2，往下各列貼上。上式可以分為二個部分：

TEXT(A2,"yyyy/mm/dd")：使用 TEXT 函數將儲存格內容轉換為年四碼、月二碼、日二碼。

在 Excel 中的資料表是由欄位名稱和記錄所構成，所以包含了三種元素：欄、列、資料。有時需要將一個表格的三個元素重新排列組合，參考以下二個例子。

【範例一】

根據上圖，原來的資料為「A、B、C」為主，要如何調整為「早、中、夜」？

儲存格G2：=IFERROR(OFFSET($B$1,,MATCH(G$1,$B2:$D2,0)-1),"")

MATCH(G$1,$B2:$D2,0)：找出儲存格G1的內容在儲存格B2:D2中的位置。

在 Excel 的資料表中如果要讓儲存格格式隨著某些條件顯示不同的格式，大家都知道要使用「設定格式化的條件」來操作。參考下圖，有讀者想要根據不同等級，將超過安全值的數值顯示不同的格式，該如何處理？

如上圖，選取儲存格B2:B23，在「設定格式化的條件」時，編輯規則：

規則類型：使用公式決定要格式化哪些儲存格

規則：=(A2="A")*(B2>3)+(A2="B")*(B2>7)+(A2="C")*(B2>11)

格式：紅色粗體字

學校的同仁遇到這樣的問題：一般由系統轉出的 Excel 資料表如下圖這樣，其中一個人的資料分成不同列且數量不一，如果要將每一個人的資料再利用 Word 的合併列印功能來輸出成其他文件，每個學生要印在一張報表上，很顯然這個表格無法直接套用在合併列印當為資料檔。

你可能希望轉換成以下的表格，才能在 Word 文件中做為合併列印的資料表：

公式如何設計呢？

首先要注意到資料表中必須要有一個唯一值，例如本例中的「學號」。接著要將重覆的學生資料去除，留下每人一筆。

當你使用 Evernote 來記事時，如果單純只是把一篇一篇的文章記錄下來，似乎是不夠用的，這也是只算是搜集「資料」而已！如果能將這些資料進一步處理成「資訊」，對人的幫助更大了！但是資料搜集快速又多，如何能建立資料間的關聯呢？

除了透過組織記事本、設定標籤、建立搜尋等手動操作之外，你還可以取得記事的「超連結」，在記事之間可以快速的切換。這都是靠個人在組織這些資料。

在 Evernote 中現在可以自動找出記事間的關聯，如果你在一篇記事的最下方，會看到自動顯示的「延伸內容」，這是跟這篇記事有關的內容，點選其中的記事，即可切換至該篇記事。

如果你沒有切換到記事的底端，Evernote 也會顯示「與你手邊工作內容相關」，點選記事名稱會開啟記事，點選「查看全部延伸內容」，則會移至該篇記事的底端，並且顯示延伸內容的記事。

​有人問到：在 Excel 的工作表中的資料清單，如果要將第幾個為中心，分成左右兩邊的字串，該如何處理？(參考下圖)

剛好利用這個例子來練習字串函數：LEFT、RIGHT、MID、LEN。

(1) 取左側 1 ~ 6 字

儲存格B2：=LEFT(A2,6)，由儲存格A2文字取左側 6 個。

複製儲存格B2：貼至儲存格B2:B5。

和學校同事聊到：現在手機和平板中存放的資料隨著使用率增加而與日俱增，有時要列印其中的資料大多要透過把資料丟到雲端，再由電腦將雲端中的檔案下載後列印。其實可以體驗一下「雲端列印」的功能，將手機和平板中的檔案直接由自己的印表機列印出來。

本例先不討論實體的雲端印表機，先以 Google 的雲端列印來看，透過 Google 帳號設定印表機，再由 Google 讓手機或平板的資料送到你的電腦，再由你的電腦連線的印表機印出來。所以要使用雲端列印時，你的電腦和印表機也要是開機的狀態。

參考以下的做法：

在 Google Chrome 中的「設定」頁面下找到「Google 雲端列印」，按一下「管理」。

這個「裝置」的頁面，會列出你的電腦有連線的印表機。如果你在多部電腦中的 Google Chrome 登入相同帳號，則會有列出各自的印表機。(按一下印表機右側的「管理」，可以管理列印的工作)

大家在使用 Word／Excel／PowerPoint 等應用程式時，大多知道要去找尋人家做的不錯的文件來當範本，省時又省力。而在使用 Google 雲端硬碟的 Google 文件時，是否也可以使用範本呢？

你只要連線到 Google 文件範本庫：https://drive.google.com/templates

必須要登入 Google 雲端硬碟才能使用，在此你可以找到許多 Google 或其他人提供的範本。包含了文件、試算表、簡報、表單和繪圖等，可以選取類別來篩選範本，也提供了以熱門程度、多數使用者和最高評比等項目來排序。

當你點選「預覽」時，可以先檢視範本的效果。

如果點選：使用此範本，則會切換至你的 Google 雲端硬碟中開啟這個範本檔的副本：

在使用 Word 編輯文件時，通常在一個長文件中，有可能某些特殊的內容被設定了相同的格式，例如：單位名稱，每一個地方出現單位名稱時都是使用相同的格式。例如下圖中的「寶石」二字，已被設定了相同的格式，此例已使用「尋找」功能，標示出每個「寶石」的位置。

當你要同時修改這些內容和格式都一樣的文字時，你可能會想到如果預先設定文字的「樣式」，那麼，只要修改樣式的格式，這些文字都會被一致的調整。但是如果你沒有預先設定文字的樣式，其實你也可以使用「選取」功能即可輕鬆完成。

你只要選取[常用／編輯]功能表，再點選［選取／選取所有類似格式的文字］：

在選取狀態之下，再進行修改之後，即可快速修改多個相同文字的格式。