學不完．教不停．用不盡

有網友問到：如果想要在一個 Excel 的通訊錄清單中，想要藉由下拉式清單來查詢名單中的資料，該如何處理呢？

大多數網友在使用 Excel 來查詢資料時，都會用到幾個常用的查詢函數，藉由這個例子再來練習相關的函數。

參閱下圖，學號是一個唯一值，就用學號來做為查詢的關鍵字。

參考以下步驟：

1. 選取儲存格A1:A25，按 Ctrl+Shift+F3 鍵，選取「頂端列」，定義名稱：學號。

有網友想要知道在下圖中的 Excel 資料清單，如何計算前幾天的平均分別為多少？

本例使用 OFFSET 函數來取得相對某一儲存格的儲存格範圍，例如：

儲存格C5：=AVERAGE(OFFSET($B$3,0,0,1,ROW(1:1)))

複製儲存格C5，貼至儲存格C5:C14。

OFFSET($B$3,0,0,1,ROW(1:1))：表示儲存格B3:B3

有網友問到如下圖左的 Excel 資料清單中，如果要將編號為奇數／偶數的項目，分別取出計算其平均，該如何處理？其中有部分儲存格的內容為空白。

計算平均時，如果儲存格的內容為空白，理應不併入計算。而 AVERAGE 函數，也是會將儲存格為空白儲存格者不列入平均。

先選取儲存格A1:B20，按一下 Ctrl+Shfit+F3 鍵，定義名稱：編號、數值。

【錯誤結果】

儲存格E2：=SUMPRODUCT((MOD(編號,2)=1)*數值)/SUMPRODUCT(--(MOD(編號,2)=1))

有網友根據這篇：Excel-計算實際年齡(年月日)-DATEDIF文章，提出了一個問題：

如果在 DATEDIF 函數中，使用參數：md(忽略年月,計算天數)，當起始日為 2014/7/28，結束日分別是 2014/10/9 與 2014/11/9，結果分別是11和12，為何會有這樣的差異呢？

關於 DATEDIF 函數的語法說明如下：

有網友問到：如下圖的資料表，如何將各欄位中有「V」勾選的項目，將第一欄予以加總小計？例如：現貨的小計為 20000+5000+600+1000 = 26600。

這是一個很典型的 SUMPRODUCT 函數的應用，函數的基本語法：

SUMPRODUCT：http://office.microsoft.com/zh-tw/excel-help/HP010342935.aspx

有同仁想要將在 OneNote 中新增的記事，變成一個可攜式的檔案，該如何處理呢？

雖然 OneNote 是可以同步到雲端，但是有時不方便使用雲端資源，或是想要機器未安裝 OneNote 軟體無法開啟筆記，或是要將筆記移轉給他人使用時，都會遇到必須將記事轉成一個可攜式檔案。

OneNote 可以使用匯出功能來產生檔案，當我們完成一個筆記之後：

選取[檔案／匯出]選項，就可選取匯出的範圍：頁面、節、筆記本，本例選取「頁面」。

接著要選取格式，可以輸出為 OneNote 格式、Word 格式、PDF 格式、XPS格式或是網頁檔(mht)，本例選取 PDF 格式。

有網友問到：如何將一個資料來源清單，複製到另一個資料清單中，而且每個資料要間隔二列。(參考下圖)

(1) 假設下圖C欄中的資料，每二列有一個「空白」儲存格。

參考以下的做法：

1. 選取C欄中的資料的儲存格。

2. 按一下 Ctrl+G 鍵，開啟[到]對話框。

有網友問到：如何在一個 Excel 的日期清單中，只計算本週的金額小計？

【準備工作】

選取Ａ欄至C欄中要輸入資料的儲存格，按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：日期、星期、金額。

【輸入公式】

(1) 計算本週的第一天(星期日)

有同仁不知道自己在 Word 文件中執行了什麼動作，導致開啟這個文件時，出現了如下圖的提示訊息，主要是說明此文件可能參照到其他檔案的連結，詢問是否要使用連結檔案的資料來更新此文件。你可以選取「是」或「否」來決定要不要連結更新。

通常你可能不知道這個訊息的形成原因，或是這個文件不是你製作的，所以也無從得知連結至那些檔案。

依據 Word 的說明文件，其描述可能發生的原因：

●使用 [選擇性貼上] 命令 (位於 [常用] 索引標籤的 [剪貼簿] 群組，按一下 [貼上] 下方的箭頭，再按一下 [選擇性貼上])，然後按一下 [貼上連結] 選項。

●使用 [物件] 命令 (在 [插入] 索引標籤的 [文字] 群組，按一下 [物件]，再按一下 [物件])，然後核取 [檔案來源] 索引標籤中的 [連結至檔案] 選項。

有網友問到：參考下圖的金額清單中，因為前三碼是幣別，如果要取出金額的數字部分，並且給予小計加總，該如何處理？

【輸入公式】

儲存格D2：=SUMPRODUCT((LEFT($A$2:$A$25,3)=C2)*(VALUE(RIGHT($A$2:$A$25,LEN($A$2:$A$25)-3))))

複製儲存格D2，貼至儲存格D2:Ｄ7。

LEFT($A$2:$A$25,3)=C2：使用 LEFT 函數取得在金額清單中儲存格前三碼，並且判斷是否和儲存格C2中的幣別相同，得到一個 TRUE／FALSE 的陣列。