學不完．教不停．用不盡

網友想要在 Excel 中根據一個人員受訓日期的資料表，計算應回訓日期(二年後)，並且標示已逾回訓日期者，該如何處理？(參考下圖)

(1) 計算２年後的日期

儲存格C2：=DATE(YEAR(B2)+2,MONTH(B2),DAY(B2))

根據儲存格B2的資料，再藉由 YEAR、MONTH、DAY 函數找出受訓日期的年、月、日，透過 DATE 函數重組２年後的日期。

儲存格D2：=IF(C2<TODAY(),"V","")

複製儲存格C2:D2，往下各列貼上。

在 Excel 的工作表中輸入資料時，有時候求快，並不會一直盯著螢幕看，直到輸入一大段的資料後，才發現輸入錯誤的內容，最嚴重的是可能沒有發現錯誤。如何在該輸入數字的儲存格輸入文字時，能夠特別標示呢？

(1) 使用「設定格式化的條件」

參考下圖，來使用設定格式化的條件，找出數值欄位中不是數值者，找出文字欄位中為數字者。

在A欄中設定的格式化的條件為：選取使用公式來決定要格式化哪些儲存格，輸入規則：=NOT(ISNUMBER(A2))，設定紅色字。

在B欄中設定的格式化的條件為：選取使用公式來決定要格式化哪些儲存格，輸入規則：=ISNONTEXT(B2)，設定藍色字。

Microsoft OneNote 用來做筆記，和 Microsoft Office 其他軟體的整合度很高。在 OneNote 的繪圖功能中，有一個筆跡轉成數學的功能，可以讓不懂數學式的人也可以製作方程式。這就像不會拼音、不會拆碼的人，如何打出中文字呢？

你可以用「畫」的！例如：利用微軟注音輸入法中的「輸入整合器」，你可以用滑鼠劃出一個字，系統還會教你如何唸這個字。

相同的，你在 OneNote 中的［繪圖］功能表中選取[轉換／筆跡轉成數學]：

或是在[方程式工具]的[設計]功能表中選取「筆跡方程式」：

網友想要在 Excel 的工作表中，根據一個儲存格的內容，將內容顯示在不同欄的儲存格中，該如何處理？

參考下圖，例如：在A欄中輸入一個數字，根據這個數字的內容，要在B欄到E欄中符合的欄位上顯示這個數值。你可以這樣做：

(1) 輸入公式：儲存格B2：=IF($A2=B$1,$A2,"")

(2) 複製儲存格B2，貼至儲存格B2:E11。

或是你也可以這樣做：

有網友想要在 Excel 中根據一個數值產生加減某數的亂數數值，最方便的方式是使用 RANDBETWEEN 函數。例如下圖中，要產生一個相對於A欄數值 ±3 的亂數。

儲存格B2：=A2+RANDBETWEEN(-3,3)

RANDBETWEEN(-3,3)可以產生 -3 ~ +3 的亂數。RANDBETWEEN(bottom, top) 語法中 bottom 為最小值，top 為最大值。

如果你使用的 Excel 版本沒有 RANDBETWEEN 函數時，該如何處理呢？

儲存格B2：=A2+INT(RAND()*7-3)

有網友問到：在 Excel 中使用 INDIRCET 函數時，如果改變公式中的儲存格位置時，公式無法自動轉換儲存格。例如：

儲存格B2：=INDIRECT("B4")

當把儲存格B4拖曳至儲存格A6的位置時，原公式仍為：=INDIRECT("B4")，沒有任何改變。那是因為儲存格B4被視為字串(置於「" "」中)，所以不會自動修改，導致結果錯誤。

如何變通呢？不要將位址放在字串中！建議以下的修正：

在 Excel 的儲存格中輸入 0 開頭的數字，一直是有些人的困擾，因為 Excel 會將最前面的 0(不管是幾個 0 )直接不顯示，即 000432 會顯示為 432，該儲存格直接儲存 432。日常生活中常見到學生學號、手機電話號碼、室話電話號碼、零件編號等等，都會有端出現數個 0 的狀況。

以下列出幾個可以的做法，參考下圖：

如果使用「數值格式設定」的方式，則可以保留原來輸入的數值不被改變，只會改變顯示的結果，例如，若輸入數字 2079，儲存格的數值格式設定為「00000000」，則會顯示為「00002079」。

如果要使用公式，例如：儲存格C3：=TEXT(B3,"00000000")

在網際網路 TCP/IP 通訊協定中，如何區隔電腦在那一個子網路呢？以 IPv4 來看通訊協定的設定，如下圖，可以發現，其是給予一個「子網路遮罩」，然後將 IP 位址和子網路遮罩進行 AND 運算，根據其結果，可以判定兩部電腦是否位於相同的子網路。

老師如果要設計一個藉由子網路遮罩算出子網路的 Excel 試算表來驗證結果，該如何處理呢？

在下圖中，假設 A 位址為 192.168.2.133/21，其子網路遮罩為 255.255.248.0(其有 21 個位元為 1)。將這個 IP 位址執行 AND 運算，可以得到子網路。

儲存格B4：=RIGHT("00000000"&DEC2BIN(B1),8)

利用 DEC2BIN 函數將 10 進制數轉換為 2 進制數，再利用 RIGHT 函數來將 2 進制數的位元數補足 8 位。

在 Word 中使用表格時，使用者可以直接對表格內容執行排序的動作。參考文章：

(1) Word 2010-使用排序功能 和 (2) Word-將每個段落重新排列(樣式、排序)

網友提到例如以下的表格要排序時，想要在「欄位一」依照英字母順序來排序：

在排序的對話框中卻找不到「英文字」這種的類型，該如何處理呢？

在 Excel 中如果在儲存格中輸入公式，即會顯示其運算後的結果。有人問到：如果想要顯示儲存格中的公式為何，該如何處理？有些老師要製作 Excel 的講義時，或是有人要製作解釋公式的文件時，也會用到顯示公式這個功能，而要顯示儲存格的公式，通常有以下幾種方式：

(1) 按 Ctrl+' 鍵，會在所有的儲存格中隱藏運算結果，並且改為顯示計算公式。

(2) 利用 FORMULATEXT 公式

參考下圖，例如儲存格B2，其公式為：=FORMULATEXT(A2)

在使用 Excel 時，有時候建立的工作表數量較多時，切換工作表會愈來愈不方便，你都是如何切換工作表的呢？

(1) 最基本的是使用快速鍵：Ctrl+PageDown 和 Ctrl+PageUp。使用這兩個快速鍵可以依序的切換至下一個工作表／上一個工作表。

(2) 點選視窗下方的工作表名稱。選取左右兩邊的「...」，可以切換顯示未被列出的工作表名稱。

(3) 點選視窗下方向右／向左三角型，可以切換至上一個／下一個工作表。

(4) 如果想要快速跳至某個工作表，則可以在向左／向右三角型符號上按一下右鍵，即會跳出[啟動]對話框，由此點選想要的工作表。

在 Excel 的工作表中有一個文字的清單(如下圖)，如果想要將 A 欄和 B 欄中隨機各抽出一個字組合成一個新名字，該如何處理呢？

【輸入公式】

儲存格D2：=OFFSET($A$2,INT(RAND()*10),)&OFFSET($B$2,INT(RAND()*10),)

第一個字由 A 欄中的 10 個字要抽出一個字：

INT(RAND()*10)：產生亂數整數 0～9。

在 Excel 中的工作表，如果你已取得各縣市的區鄉鎮名稱，可以試著用來以地名查詢所在的縣市(參考下圖)，這是個生活化的應用，我們來看看公式如何處理？

假設已經先將每個縣市中的區鄉鎮鎮名稱配置如上圖，本例的資料的儲存格範圍是D1:J31，設定以下公式：

儲存格B2：{=OFFSET($A$1,,MAX((LEFT($D$2:J$31,2)=A2)*COLUMN($D$1:$J$1))-1)}

這是陣列公式，輸入完成要按 Ctrl+Shift+Enter 鍵，公式會自動產生「｛｝」。

LEFT($D$2:J$31,2)=A2：將儲存格範圍中的內容取左邊數來二個字，並且和儲存格A2比對是否相符，結果傳回 TRUE／FALSE 的陣列。

在使用 Word 製作文件時，使用「樣式」是一個不錯的策略。除了讓文件的內容較有一致性之外，更可以加快編輯速度。然而，你設計好的的樣式，如果能套用到其他文件中，這樣可以讓自己在編輯不同文件時，可以套用相同樣式，或是不同人編輯不同文件時，能使用相同的樣式。現在根據這個需求，來試試如何處理樣式。

例如在Ｂ文件中取用Ａ文件已建立之樣式，參考下列做法：

假設你在某一個文件Ａ已經建立了一些樣式，在此以 new1 樣式為例：

先將此文件Ａ另存為範本檔，其副檔名為 dotx。(在此儲存為檔名：Test測試)

在編輯 Word 文件時，如果你想要將一份文件中的段落重新排列，除了使用滑鼠拖曳和複製／貼上之外，還可以如何處理呢？你還可以試試利用樣式設定＋排序。

參考下圖，每個段落前都有一個標題，你可以先幫每個段落的標題設定一個樣式，本例為：標題1。

按一下［常用／段落］功能表中的「排序」按鈕，在[排列文字順序]對話框中的第一階選取：標題，類型選取：筆劃，再選取：遞減。

每個段落已經按著筆劃做遞減的排序：

當你在編輯一份長文件時，如果這份文件能呈現像網頁超連結般的切換方式，在檢視或編修文件時，一定能較有效率。例如快速切換至第某一頁，直接連結到某一個表格／圖片或是註解等。Word 在這方面準備了：超連結、書籤、交互連結等操作，讓你可以快速完成這些操作。

(1) 使用交互參照

如果你的文件已設定標題樣式，則選取[參考資料／交互參照]功能。選取參照類型為：標題，再指定一個標題名稱，即可產生以該標題為名之超連結：

只要按住 Ctrl 鍵，再於設定好的交互參照文字上按一下，即可將插入點移至參照的位置。

在 Word 文件中若是要插入一個需要運算(會變動內容)的表格，有人會先在 Excel 中製作，再插入這個 Excel 表格至 Word 文件中。如果需要需改內容時，就必須切換至 Excel 中操作，再將結果傳回 Word 文件中。

然而，你可以直接在 Word 中使用公式來運算喔！

(一) 表格中同一列或同一欄的計算

在 Excel 的工作表中將內容都處理好了，最後要列印出來，並不是工作表中有什麼內容，就一定得印什麼出來。你可以指定列印的範圍和列印的細節！

(一)在版面配置中設定列印範圍，當列印時只會印出範圍中的內容，如果設定多個列印範圍時，將會把每一個列印範圍，分別印在不同的紙張上。

(二)先選取一個或多個範圍，在列印時選取：列印選取範圍，則只會印出選取範圍中的內容，如果選取多個不連續的範圍時，將會把每一個範圍分別印在不同的紙張上。如果你不想依列範圍來列印，可以選取「忽略列印區域」。

比較(一)和(二)，當設定了「列印範圍」，則表示版面配置的內容只有選取的範圍，而在列印時才選取只列印選取範圍，則是比較機動而有彈性的做法，因為隨時可以變動。

有網友想要在 Excel 資料表中使用豆號分隔數列裡，求取其中數字個數。參考下圖，每個儲存格中只有數字和逗號(,)的組合，該如何取得其中數字的個數呢？

這個問題，如果真的要去算儲存格中的數字有幾個，還真是不容易！所以這裡要採用一種變通的做法：

儲存格B2：=LEN(A3)-LEN(SUBSTITUTE(A3,",",""))+1

(1) LEN(A3)：計算儲存格A3中的字數。

(2) LEN(SUBSTITUTE(A3,",",""))：利用 SUBSTITUTE 函數將儲存格A3中的「,」取代為空白，再計算這個結果的字數。

有網友問到一個時常有人發問的問題：在一個 Excel 的資料表中，如何根據每天的日期，分別標示出二週內即將到期的日期？以下圖例，如何找出距今日(以2014/10/31為例)，二週內會到期的日期？

要在日期數列中動態的標示，最簡單的做法是利用「設定格式化條件」的做法。參考以下做法：

1. 選取儲存格B2:B15。

2. 在[設定格式化的條件]中新增一個條件。

3. 選取[使用公式來決定要格式化哪些儲存格]，設定以下規則：=N(B2)-TODAY()<14。