學不完．教不停．用不盡

網友問到在一個 Excel 的工作表中(如下圖)，如何依據某些儲存格內容計算某些儲存格的加總項目？

例如：根據C欄和E欄的內容，將相符者計算B欄和D欄的乘積和。

【輸入公式】

要計算合於條件的乘積和，最方便使用的公式為 SUMPRODUCT 函數。

儲存格H7：

參考下圖，如何能在間隔的儲存格複製來源為連續儲存格的內容呢？例如：在儲存格A2複製儲存格C2的內容，在儲存格A9複製儲存格C3的內容，每間隔７列要複製C欄的內容。

【輸入公式】

在設計公式時，不管是使用相對位址或是絶對位址來設計，都無法在複製到其他儲存格時，自動產生正確的位址，而另是一個一個儲存格的輸入公式，又是太費功夫了。因此，要藉助 INDIRECT 和 ADDRESS 函數。

儲存格A2：=INDIRECT(ADDRESS(INT((ROW(A2)-1)/7)+2,3))

網友根據之前的文章：Excel-多條件查表篩選資料(INDEX,陣列公式)(參考下圖)，提到了如果條件中含有「日期」，是否公式仍是可行？

把上圖的「類別」改成「日期」來實做(參考下圖)，原來公式仍是可以得到結果：

儲存格H2：｛=IFERROR(INDEX(資料,SMALL(IF((類別=$G$2)*(狀態=$G$4),項目,
FALSE),ROW(1:1)),3),"")｝

和學校同仁討論到在會計的報表上很多數值都以「仟」為單位，如何在 Excel 的工作表將一個數值以仟為單位(省略3個0)，並且要能再取用來運算？

參考下圖，一個完整數值要以仟為單位顯示，並且要能繼續運算，最好以改變數值格式方式來處理。(下圖中A欄和B欄的內容相同)

選取儲存格B2:B19，設定其儲存格的數值格自訂為：??,???,

最後一個分號(仟分位符號)之後為空白，則表示個佰仟三個位元的數值不會顯示。因為只是改變數值格式，所以運算時仍會以原數值來運算。

網友問到一個 Excel 的問題：如何比較兩個工作表中的儲存格內容，若一個工作表A欄的內容和另一個工作表A欄的內容不一樣，則給予改變底色，若B,C,D欄有其中一個不一樣，則給予另一個底色。

以下圖(A)和下圖(B)為例，要找出不同之處，並且給予底色變化。

(A)

(B)

網友想要在 Excel 的工作表中，輸入一個已知的代號，以查詢方式顯示一個名稱，該如何處理？

參考下圖，根據代號及名稱的對照表，透過查詢的函數，很容易查出對應的內容。

因為這是網友常會遇到的問題，所以一次將可以用到的函數全部列出說明。因為是函數的基本運算，所以特別說明公式，至於函數的相關說明，請自行藉由文末的超連結檢視微軟提供的資料。

1. 使用 VLOOKUP 和 LOOKUP

(1) 儲存格B2：=VLOOKUP(A2,$D$2:$E$25,2)

​和學校老師討論到一個師生常會遇到的問題：家裡的印表機大多支援 A4，而學校常使用的紙張有 A4、B4、A3等，例如：教師印製的期中考試試卷都是 B4 版面，如何能在家中的 A4 印表機列印出來看看效果呢？或者要求學生的作業要做成一張大海報(A0或A1版面)，學生要列印在 A4 紙張上再加以拼貼，該如何處理？

要了解如何縮放之前，先把各種紙張的大小稍加整理，並且列出轉換的比例。

A系列轉換

B系列轉換

在使用 Word 來作一些長文件時，為了讓文件更結構化，使用時更方便，你可能會要將一份文件加以「分節」，然後將不同的節給予不同的頁碼順序，而且可能在列印時指定列印某些節中的某幾頁，該如何處理這些的操作呢？

參考下圖，你必須學會：如何將文件分節、如何分節編頁碼、如何指定列印特定節／頁。

(1)設定分節

當你開啟一個 Word 文件新增內容後，在想要分節的位置，選取[版面配置／版面設定]功能表中的[分隔設定／分節符號]功能的「下一頁」指令。也就是在此之後的各頁和之前為不同節。

有網友問到：在 Excel 的資料表中有人員、日期、金額及其他欄位，要如何區隔人／區隔天來計算金額小計？參考下圖。

如果你使用「樞紐分析表」，手動產生下表，是很容易的事，但是如果你的日期數量較多，則表格會變的較寬。

或許把欄／列互換可以解決問題。

網友想要在一個客戶消費清單的 Excel 資料表中，找出消費金額大於某個數值者，因為客戶有重覆消費，所以金額要累計。如何能快速找出合於上述規則的客戶呢？

假設金額定為 2000 元，以下圖為例：其中第 4, 13, 14, 19 列為一次消費金額大於2000元者，第 3, 5, 10, 21 列，則為多次消費金額大於 2000 元者。

【問題解決】

儲存格C2：

=IF((COUNTIF($A$2:A2,A2)=1)*(SUMIF($A$2:$A$23,A2,$B$2:$B$23)>=2000),"V","")

在學校中，常常會遇到教育主管機關或是因為申請各種專案計畫／競爭型計畫等，要求到校評鑑或是訪視，往往都需要填寫一些報表文件，而且這些文件可能需要動員許多人來填寫。但是散出去給多人填寫的內容，收回文件檔案後，如何能快速知道一份文件被填寫了那些地方呢？

這些動作要求像是：有一個原始要填入各種資料的文件(已有部分的表格或文字)，並且把同一份文件要讓多人來填寫，但每個人填的位置可能是不一樣也可能是不一樣的。而最後還要整合變成一份最終版本的文件。

每次都可以看到承辦人辛苦且焦頭爛額的面對這些苦差事！你可以藉助 Word 中的「校閱」功能，其中有比較和合併的動作，應該可以幫你節一些時間！

首先開啟 Word，接著選取[校閱／比較]中的「比較」指令(如下圖)：

網友問到：在 Excel 的一個工作表中，若是全選後不小心把列或欄整個隱藏了，因為沒注意到，檔案已儲存並關閉，當開啟檔案後，如何將隱藏列或隱藏欄取消隱藏？

以下圖為例：當你全選儲存格時，在列上按下一右鍵，選取[隱藏]指令，所有列都會看不到了。此時按一下 Ctrl+Z 鍵，可以立即復原，回到未隱藏狀態。但是隱藏列後立即儲存檔案，再開啟檔案後，就會看到下圖的狀態，你將無法選取列來執行「取消隱藏」的操作。

因為大家習慣使用右鍵來選取指令，有時會忽略右鍵中的每個功能，在功能表中都有一個對應的指令。參考以下做法：

1. 在 A 欄上按一下，選取整個 A 欄。(也可以全選所有欄，或按 Ctrl + A 鍵。)

2. 選取［常用／儲存格／格式］功能，再於可見度中選取[隱藏及取消隱藏／取消隱藏列］指令。(或是按 Ctrl + ( 鍵，即 Ctrl+Shift+9 鍵，視窗中的 Excel 提示有錯。)

網友問了一個很多人都有的困擾：2010版的文字藝術師，不知道如何像2003版一樣，直接拖曳控制點，即可以變成較寬或較窄的字體？(先看說明，答案在文章最末。)

以 Word 2010 為例建立了一個文字藝術師物件，當你拖曳控制點時，例如將物件變窄：

結果文字沒有變窄，而且變成了二行，和你想要的結果不同。

或者你試著去設定文字方塊的相關設定都無法獲得解決。

最近曾和學校老師聊到，如何將在電腦上 Windows 平台所製作的 PowerPoint 簡報檔，放在 iPad 或 iPad mini 上直接播放的問題。

因為現在的行動裝置使用這麼頻繁，iPad 是學校和教師們常用的平板電腦。然而，老師們用 PowerPoint 製作講義的習慣也早已養成，而且很多書商提供的教科書輔助教材也都以 PowePoint 為主。如何連接這二者呢？如何能方便來展現教材呢？

我直覺上沒有去找任何可以播放 PowerPoint 的專用 App，而是往 Microsoft OneDrive 來思考。因為 ONeDrive 除了可以當作雲端硬碟使用之外，也可以用來編輯和播放簡報。我想，使用電腦來編輯簡報或許還是比較方便，然而當你在一個沒有 PowerPoint 或是 PowerPoint Viewer 的環境中，倒是可以使用 OneDrive 中 PowerPoint 的播放功能來播放。

假設你已有 OneDrive 的帳號，先來看看把簡報放上 OneDrive：

點選這個簡報檔，利用 PowerPoint Online，按一下「開始投影片放映」，就可以開始播放這個簡報了。你只要有瀏覽器在任何可以連網的環境，都可以在線上播放這個簡報。

在 Excel 工作表的頁首／頁尾所插入的內容，每頁都會重覆，一般熟悉的頁數、頁碼、日期、時間、檔案名稱、工作表名稱、檔案路徑等一應具全，其實還可以放上圖片！

用以下的工作表的內容當例子：

當你在「版面設定」中，切換至[頁首/頁尾]標籤下，可以視需要勾選「第一頁不同」和「奇數頁和偶數頁不同」。按一下［自訂頁首］按鈕。

分別在「第一頁頁首、奇數頁頁首、偶數頁頁首」標籤下，按一下「插入圖片」按鈕：

學校開學一段時間，眼看著就要期中考了，老師想要讓班上同學看看這一陣子的成績表現，除了數值資料呈現，也想以圖表方式讓同學看到自己的成績和班上的水準(最高分、平均值)等做比較，因為圖形比文字比較「有感」。

雖然成績表只要做一份，但是班上同學這麼多人，老師沒那麼多時間做那麼多份統計圖，況且考試的次數這麼多次，每新增一個成績，圖表就會改變，更不可做那麼多份。這實在是很麻煩的一件事，該如何解決這種問題呢？

參考下圖，如果能夠以「微調按鈕」來控制顯示不同學生的統計圖，應該是個不錯的做法。以下就來練習如何建立這種利用動態圖表顯示學生成績統計圖的做法。

1 號學生：

2 號學生：

有網友想要將下圖 Excel 的日期清單裡的日期格式(如下圖左)轉換為另一種形式(如下圖右)，該如何處理？

因為 Excel 預設的日期格式為「年／月／日」，如果你輸入「年－月－日」，都會被自動改為「年／月／日」。所以常會給一些人帶來困擾！

(1) 調整儲存格數值格式

選取儲存格A2:A20，設定儲存格格式的數值部分為自訂，類型為：yyyy-mm-dd。

網友想要了解，如下圖，在 Excel 中有一個數值清單，部分儲存格產生了空白，想要排除這些空白儲存格，將非空白儲存格集合在一起，該如何處理呢？

【公式說明】

儲存格B3：｛=OFFSET($A$1,0,SMALL(IF($B$1:$O$1<>"",COLUMN($B$1:$O$1),999),
COLUMN(A:A))-1,,)｝

這是陣列公式，輸入完成要按 Ctrl+Shift+Enter 鍵，自動產生「｛｝」。

有網友問到：要如何在 Excel 中，由一個日期和項目組成的清單中，挑選相同日期者置於個別的工作表中？

參考下圖，先以資料查詢結果放在同一工作表來解說。

【方法一】

為了解說方便，先選取儲存格A1:A23，按 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：日期。

儲存格D2：｛=IFERROR(OFFSET($B$1,SMALL(IF(日期=D$1,ROW(日期)-1,FALSE),

網友根據：Excel-各種成績計算(SUMPRODUCT,AVERAGE,LARGE,陣列公式)這篇文章中所列公式，建議要避免使用陣列公式(不要使用 Ctrl+Shift+Enter 鍵)。而是以陣列常數直接做為參數。

(1) 前6高分項平均成績

儲存格L2：=AVERAGE(LARGE(B4:K4,{1,2,3,4,5,6}))

原公式為｛=AVERAGE(LARGE(B4:K4,ROW($1:$6)))｝

這兩個公式是異曲同工，結果會相同。但是如果你要使用的項目是{1,2,3, ... , 98,99,100}時，在陣列公式中使用 ROW($1:$100) 或許會較方便。