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網友根據:Excel-各種成績計算(SUMPRODUCT,AVERAGE,LARGE,陣列公式)這篇文章中所列公式,建議要避免使用陣列公式(不要使用 Ctrl+Shift+Enter 鍵)。而是以陣列常數直接做為參數。

(1) 前6高分項平均成績

儲存格L2:=AVERAGE(LARGE(B4:K4,{1,2,3,4,5,6}))

原公式為{=AVERAGE(LARGE(B4:K4,ROW($1:$6)))}

這兩個公式是異曲同工,結果會相同。但是如果你要使用的項目是{1,2,3, ... , 98,99,100}時,在陣列公式中使用 ROW($1:$100) 或許會較方便。

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有網友問到:根據這篇文章「Excel-搜尋多個字串(FIND、SEARCH)」,如果改成只要有一個關鍵被搜尋到即顯示「V」,只有在所有關鍵字都找不到時才顯示「X」。

 

【輸入公式】

根據題意只有在所有關鍵字都找不到時才顯示「X」,而使用 FIND 函數來找尋關鍵字,當找不到時會傳回 #VALUE!,所以只要藉助 ISERR 函數來判斷是否都傳回錯誤訊息即可。

儲存格B2:=IF(ISERR(FIND("感測器",A2))*ISERR(FIND("網路",A2)),"X","V")

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網友問到如何計算一個日期為當年度第幾天的問題,這是常見的日期運算問題。

在 Excel 中日期是可以運算的,因為每個日期都被轉換為一個數值,例如:2014/1/1在儲存格格式中的通用格式,看到的是 41640,這就是其代表的數值。因為 Excel 是以 1900/1/1 當為 1,每增加一天數值加 1。

以 2014 年為例,指定一個日期要算出是 2014 年的第幾天,其 1/1 為第 1 天。(參考下圖)

以下提供三種作法來練習:

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有網友問到:如果要使用 Excel 來計算年齡30~34=-1分、35~39=0分、40~44=1分、45~49=2分、50~54=3分、55~59=4分、60~64=5分、65~69=6分、70~74=7分,該如何寫公式?

參考下圖,通常必須先建立年齡區間和得分的對照表,而且年齡區間依排序好。以下分成二種作法來說明。

(1) 年齡區間使用三個欄位

儲存格B2:=VLOOKUP(A2,$D$2:$G$10,4,TRUE)

複製儲存格B2,貼至儲存各B2:B14。

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新學期,老師陸續給學生們考試,產生了許多的小考成績,老師也問到了各種的成績採計方式,以下列舉使用 Excel 除了一般的平均(AVERAGE)之外,可能會用到的方式。

(1) 計算加權平均

儲存格L4:=SUMPRODUCT(B4:K4*$B$2:$K$2)/SUMPRODUCT($B$2:$K$2)

SUMPRODUCT(B4:K4*$B$2:$K$2):計算各次成績乘以加權數的和。

SUMPRODUCT($B$2:$K$2):計算各次加權數的和。

將以上二式相除,即為加權平均。複製儲存格L4,貼至儲存格L4:L19。

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在 Excel 的各個版本中,一直都有提供 ANDORNOT 函數,而到了 Excel 2013 版後開始提供 XOR 函數。

XOR 稱為 Exclusive OR,其真值表如下,當有奇數個 TRUE 時,XOR 會傳回 TRUE。


【應用範例】

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有網友問到:在一個 Excel 工作表中有一個數列清單,其中有些儲存格有資料,有些儲存格沒有任何內容,如何將有內容的儲存格集合在一起(重新排列)?

參考下圖,分就水平資料和垂直資料來處理。

(1)

儲存格J2:=IFERROR(SMALL($A$2:$H$2,ROW(1:1)),"")

複製儲存格J2,貼至儲存格J2:J9。依序取出最小到最大的值重新排列。

儲存格J12:=IFERROR(SMALL($G$12:$G$19,ROW(1:1)),"")

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有網友問到:在 Excel 的工作表中有一個商品的清單(參考下圖左),如何找出各個商品的出現的次數,並且做出排行?(參考下圖右)

【準備工作】

選取B欄中有資料的儲存格,按 Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選「頂端列」,定義名稱:名稱。

 

【輸入公式】

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有網友問到在 Excel 的資料表中有一個資料清單(參考下圖右),如何根據這個資料清單給予二個條件查表得到結果(參考下圖左)?

【備準工作】

選取儲存格E1:G18,按 Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選「頂端列」,定義名稱:項目、勞點時數、勞點點數。

【輸入公式】

儲存格C2:=LOOKUP(1,1/((A2=項目)*(B2=勞點時數)),勞點點數)

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在 Excel 中能接受的日期格式,例如:「西元年/月/日」或是「西元年-月-月」,輸入後都會轉換為:西元年/月/日。常見國人會輸入日期格式:西元年‧月‧日,無法被 Excel 接受。如果要將日期分開年、月、日來顯示該如何處理呢?

參考下圖(上)的「日期格式一」為例,你可能最常使用 MID 函數來處理:

儲存格B2:=MID(A2,1,4),儲存格C2:=MID(A2,6,2),儲存格D2:=MID(A2,9,2)

在網路上看到有人用以下的公式,覺得可以用在陣列觀念的練習:

儲存格B2:=INDEX(MID($A2,{1,6,9},{4,2,2}),COLUMN(A2))

藉助查表公式 INDEX 函數,將上述的三個 MID 函數,併入一個公式中。其中 COLUMN(A2)=1,當往右欄位複製/貼上時,會產生COLUMN(B2)=2、COLUMN(C2)=3。

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根據前二篇文章:

Excel-在日期區間數列中小計分年分月的人數(SUMPRODUCT)
Excel-在日期區間數列中小計分年分月的人數2(SUMPRODUCT)

本篇要延伸列出每個月通過認證的名單,本例僅以 2014 年1 ~ 12 月為例,參考下圖。

【準備工作】

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有網友問到:在 Excel 的工作表中有一連續排列的資料,若要取出儲存格重新排列,例如,不要取出第1~18筆資料、要取出第19~64筆資料(有46筆)、不要取出65~82筆資料(18筆)、取出第83~128筆資料(46筆)、...,該如何處理?

為了方便理解,先簡化內容。參考下圖為例來說明,其中項次 1-4 不取用(4個)、5-10 要取用(6個)、11-14 不取用(4個)、15-20 要取用(6個)、...。

依題意,每10個為一個週期,前4個不顯示,後6個要顯示。

【解法一】藉助輔助欄位(D欄)

(1) 在儲存格D2輸入 5。

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根據上一篇文章:Excel-在日期區間數列中小計分年分月的人數(SUMPRODUCT)

要來修改統計方式。參考下圖,要在日期區間數列中小計分年分月的人數,但是要在期間中的每一月份分開統計,例如:A 成員在 5, 6, 7, 8, 9, 10 月都要被加計 1,B 成員在 10, 11, 12, 1, 2 月被加計 1,依此類推。

【準備工作】

選取欄B中所有資料的儲存格,按 Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選「頂端列」,定義名稱:期間。

 

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有網友問到:在 Excel 的工作表中有一個認證期間的日期數列,而這個日期數列是由兩個日期組成的文字(參考下圖右),現在希望能在這個數列中分年分月的計數人數,該如何處理?(參考下圖左)(認證完成日以期間最後的年月份為準)

 

【準備工作】

選取欄B中所有資料的儲存格,按 Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選「頂端列」,定義名稱:期間。

 

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有網友想要在 Excel 的資料表中,在某些儲存格中輸入數值(參考下圖),並且想要自動計算出某個儲存格和上一個有數值的儲存格的差,該如何處理呢?

【題目分析】

若以上圖儲存格B14(=18)為例,應該在儲存格C14中顯示5(=儲存格B14-儲存格B11)。

先來觀察:

儲存格C11:=B11-B9,儲存格C9:=B9-B7,

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有網友問到:如何在一個 Excel 工作表的日期/金額數列中,要計算最近 7 天和過去 7 天的小計來比較,而日期會每天不斷的增加。

參考下圖,日期每天會增加一筆(不固定),而要取出數列中最下的 7 筆資料,和最後數來第 8 到第 14 筆資料來做比較。

【準備工作】

選取所有預定會增資料的範圍,按 Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選「頂端列」,定義名稱:日期、金額。

【輸入公式】

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最在無意中看到同事在 Gmail 中撰寫時,把「打錯/設錯/貼錯」等動作後,所採取的動作,發現可能有人不知道有更快的回復動作。

大家在使用 Word 軟體時,如果做錯都很習慣使用復原和取消復原的動作,其對應的快速鍵為 Ctrl + ZCtrl + Y 鍵。

而在 Gmail 撰寫文件時,其實也是可以使用復原和取消復原的操作,只是看不到按鈕/功能表等選項,所以只能靠快速鍵:Ctrl + ZCtrl + Y 鍵。

例如,在一個網址上設定了一個超連結:

按一下 Ctrl + Z 鍵,可以取消(移除)超連結設定:(本例亦可直接按一下上圖中的「移除」)

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有讀者想要將在 Excel 中的一個分鐘數清單,轉換為以「時:分」表示的結果,該如何處理?

【設計與解析】

1. 分鐘數小於720(一天以內)

Excel-將「分鐘數」轉換為表示為「時:分」(INT,MOD,TEXT)

儲存格B4:=TEXT(INT(A4/60),"00")&":"&TEXT(MOD(A4,60),"00")

INT(A4/60):利用 INT 函數(轉換為不大於的最大整數),求取分鐘數轉換為「小時」數值。

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有網友想要在 Excel 工作表的儲存格中輸入資料時,希望只能接受特定格式的內容,其餘顯示錯誤訊息,該如何處理呢?。例如:(參考下圖)

編號的編碼規則
(1) 全部 5 碼
(2) 第 1 碼:B(必須為大寫)
(3) 第 2 碼:英文字(大小寫皆可)
(4) 第 3, 4, 5 碼:數字

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如果在 Excel 的儲存格中想要連結的儲存格內容是位於某一個活頁簿檔案中,其格式為:

儲存格D2:='路徑\[活頁簿]工作表'!儲存格

依上述公式配合 INDIRECT 函數,將儲存格內容轉換為實際位址:

儲存格D2:=INDIRECT("'"&B1&"["&B2&".xlsx]"&B3&"'!"&B4)

本例儲存格D2公式:='E:\Google Downloads\0\[11112.xlsx]工作表1'!A1

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