學不完．教不停．用不盡

有網友問到：在 Excel 中，想要在某一資料清單中(下圖左)，插入多列空白列(下圖右)，該如何處理？

假設我們要在 10 列資料中，每列下方插入 4 列空白列。

1. 首先，新增一欄，如下圖的欄A。

2. 在欄A中為已有資料的各列，依序填入流水號，本例為 1 ~ 10。(參考下圖)

3. 在儲存格A11中輸入公式：=1+(ROW(A11)-10)/4-0.001。

我們常在一個 Excel 活頁簿中的多個工作表，分別放置了相同格式但不同內容的資料，並且希望取用這些工作表內容加以計算。

例如：老師們將不同班級同學的成績記錄在多個格式一樣的工作表中，而要取出各個工作表的資料來計算各班的不及格人數，或是計算多班的不及格人數總和。該如何處理這類的問題呢？(參考下圖)

過去網友也問到：COUNTIF 函數無法跨工作表使用的相關問題，在此也會遇到，所以要用不同的方式來計算。

(1) 計算各班不及格人數

參考下圖，有網友想要知道在一個 Excel 的項目清單中，如何根據每一個項目，在同列中列出相關的內容？

【準備工作】

選取儲存格A1:B16，按 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：項目、內容。

【輸入公式】

儲存格E2：{=IFERROR(OFFSET($B$1,SMALL(IF($D2=項目,ROW(內容),FALSE),

有網友問到在 Word 應用程式中如果要將多個 Word 文件組合成一個文件時，當使用將在檔案總管中的多個檔案拖曳至新增的 Word 文件中(參考下圖)：

每個檔案會將一個圖片來表示，當在圖片上按二下時，可以編輯該文件：(每個檔案被視為一個物件被插入)

這並不是讀者所要的組合方式，有沒有其他方式可以達到目的呢？參考以下的做法：

先選取[插入／文字]功能表中的「文字檔」指令：

有網友問到在 Excel 中有一個資料清單，如何在格式化條件設定中使用多條件的問題。

請問，如果我格式化的條件是：

需格式化欄位(F1)，條件為:(F1)值<-0.2，且(E1)<3。

需格式化欄位(F2)，條件為:(F2)值<-0.2，且(E2)<3。

需格式化欄位(F3)，條件為:(F3)值<-0.2，且(E3)<3。

以此類推，該如何處理？(參考下圖)

有網友問到：想要在 Excel 的一個日期／金額清單中，如何計算一個日期範圍內的金額小計？例如：下圖中合於起始日期和結束日期之間的金額要加以小計。

【輸入公式】

儲存格E3：=SUMPRODUCT((A2:A23>=E1)*(A2:A23<=E2)*B2:B23)

(1) (A2:A23>=E1)：找出日期陣列中大於或等於儲存格E1日期的 TRUE／FALSE 陣列。

(2) (A2:A23<=E2)：找出日期陣列中小於或等於儲存格E2日期的 TRUE／FALSE 陣列。

在 Excel 中，如果給予一個起始日期，如何產生一個固定區間(例如：7天)的日期序列？參考下圖的範例，是由 2014/07/01 開始，在連續儲存格中產生每七天一組的日期序列。

儲存格D2：

=TEXT($B$1+(ROW(1:1)-1)*7,"mm/dd")&"~"&TEXT($B$1+(ROW(1:1)-1)*7+6,"mm/dd")

複製儲存格D2，往下各列貼上。

(1) TEXT($B$1+(ROW(1:1)-1)*7,"mm/dd")

有網友在一個 Excel 的工作表中建立了一個資料清單，想要使用下拉式清單選取資料的方式來查表得到結果，該如何處理？(參考下圖)

參考以下的做法：

1. 選取儲存格A2，在[資料/資料驗證］中，執行以下的設定：

儲存格內允許：清單，來源：=$D$2:$D$9

學校同仁想要分析一份在 Excel 試算表的簽到單中(如下圖中，其中簽名無任何次序性)，根據完整的名冊(如下圖左)，想要找出未簽到的人(如下圖右)，該如何處理？

【公式輸入】

儲存格H2：{=IFERROR(OFFSET($B$2,SMALL(IF(COUNTIF(D$2:D$25, $B$2:$B$25)=0,ROW($B$2:$B$25)-2,FALSE),ROW(1:1)),,,),"")}

這是陣列公式，輸入完成要按 Ctrl+Shift+Enter 鍵，公式會自動產生「 {  } 」。

有同事在問：在 PowerPoint 中製作簡報時，將一投影片中的一個物件設定了動畫，如何能讓這個動畫持續動作，不受時間的限制呢？即能夠讓播放的人可以控制何時停止動畫播放。

例如：以下的投影片中的圖片物件要讓它持續旋轉，不要給予動畫的時間限制，就讓它一直旋轉下去，直到播放者將它停止。

你只要在設定該物件的動畫時，先設定一個動畫。然後在[動畫]窗格上選取這個圖形物片物件(本例為Picture 2)，按一下右鍵，選取「效果選項」：

接著在這個動畫的設定對話框中選取[預存時間]標籤，在[重複]下拉式清單中，除了一些固定的時間之外，還提供了「直到下一次按滑鼠」或是「直到最後一張投影片」選項，而這兩個選項，就可由播放者自行決定何時停止動畫效果或是動畫持續到簡報結束。

有網友問到使用 VLOOKUP 函數和巢狀 IF 函數那一個較好，以其提供的範例來觀察。

某藥物：(範例)
● 12 歲以上吃 1 顆
● 6~12 歲吃 1/2 顆
● 2~5 歲吃 1/4~1/2 顆
● 6 個月~2 歲吃 1/4 顆

有網友問到這類的問題：某藥物年紀 6 個月以下禁用，12 歲以上用固定劑量每日兩顆。年紀介於其中的小朋友每天每公斤劑量為0.4mg，該如何使用 Excel 顯示藥的劑量？(參考下圖的範例，其中體重為隨機產生。)

依照其問題的描述，可以發現其條件有三個部分，分別給予不同藥的劑量：

(1) 6 個月以下；(2) 12 歲以上；(3) 介於前二項。

所以，只要使用巢狀的 IF 函數(二個 IF)即可滿足三個條件的判斷：

儲存格D3：=IF((A3=0)*(B3<=6),"禁  用",IF(A3>=12,"2顆",TEXT(C3*0.4,"0.0")&"mg"))

有老師問到在如下圖的 PowerPoint 投影中，如果想要在一個物件(本例為一個按鈕圖示)上按一下，才顯示一段文字內容，該如何處理？

例如：老師顯示了一個題目來問學生，按一下[按我看答案]按鈕，才會顯示答案的文字。一般將文字設定動畫之後，只能依照預設的順序，以「循序」的方式顯示各段的文字，所以無法控制何時顯示答案的文字。

參考以下的步驟來改變文字的顯示為「互動功能」：

1. 先為答案的文字，設定一個動畫效果：

有網友問到：在 Excel 中有一些已命名的工作表，如何根據工作表名稱取得固定儲存格內容？參考下圖，每個工作表的格式是相同。

要存取不同工作表的某個儲存格，其公式為：工作表名稱！儲存格。

我們要透過 INDIRECT 函數將工作表名稱字串轉換為位址，所以在使用時要設定為：INDIRECT("工作表名稱！儲存格")

【橫式】

儲存格B2：=INDIRECT("'"& $A2 & "'!B" & COLUMN(B:B))

有網友問到：如下圖右的兩個資料表，如果想要在選擇「項目」後，能由輸入的「數值」在不同的資料表中查詢到「百分比」，該如何處理？

【輸入公式】

本例要使用 VLOOKUP 函數來執行查詢的工作，如上圖，資料的安排非常重要，這決定了公式如何撰寫。(注意：在I欄中使用「- 350、- 550、…」，只是資料呈現方式，不會影響查詢。)

儲存格C2：=IF(A2="空運",VLOOKUP(B2,E2:G11,3,TRUE),VLOOKUP(B2,H2:J16,3,TRUE))

VLOOKUP(B2,E2:G11,3,TRUE)：在儲存格E2:G11中，查詢儲存格B2內容對應的資料。

最近有同事因為要重新安裝電腦，問到要如何將平常累積建立的「自動校正」內容，在新安裝電腦時可以繼續使用？

關於自動校正的使用，可以參考以下兩篇文章：

Word-使用自動校正功能加速文字輸入

善用自訂校正，加速資料輸入

在 Microsoft Office 中的 Word／Excel／PowerPoint 等中會使用到自動校正功能，而這個自動校正功能是共用、互通的。使用者可能在安裝新電腦時，要移轉 Office 的自動校正內容，或是安裝新版本或是要將一部電腦中的自動校正內容移轉至另一部電腦中使用，來看看如何操作，讓自動校正內容可以移轉。

你可以按一下 WinKey+R 鍵，在文字框中輸入：%appdata%\Microsoft\Office，點選一個資料夾：

有網友問到一個日常生活的問題：如何依員工薪水查詢健保費的投保級距和顧主負擔(參考下圖)？

(註：下圖數據僅供練習，與相關規定不一定相符。為了說明方便，已隱藏多列資料。)

【公式說明】

因為有一個完整的資料對照表，所以很適合使用查詢公式來檢索。本例使用 VLOOKUP 函數來練習。(參考下圖)

有網友問到，如下圖的 Excel 資料表，如何根據下圖左的出差記錄(只顯示部分資料)，摘要依假別分年／月統計次數？(參考下圖右)

【準備工作】

選取A欄至D欄中有資料的區域，按 Ctrl+Shfit+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：日期、早班、午班、晚班。

【輸入公式】

儲存格H2：

有網友問到：在 Excel 中有一個日期清單，其中含有每天的業績，如何判定星期幾的業績最好呢？(參考下圖，其中有許多列的資料被隱藏了。)

【準備工作】

選取儲存格A1:C182，按 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：日期、星期、業績。

【輸入公式】

先算出各星期幾的業績總和：

在 Excel 資料表中有一個數列形成的清單，有人想要指出隨意給一個數值，要反推找出兩個數的和恰好為這個數值，該如何處理？(參考下圖)

例如：找出總為1952的兩個數，分別為 966 和 986。(予以不同色彩標示)

這個例子可以使用設定格式化的條和搭配 COUNTIF 函數來處理。

1. 選取儲存格A1:I16。

2. 選取[常用／樣式／設定格式化的條件]中的「新增規則」。