學不完．教不停．用不盡

最近學校同仁問了一個 Excel 的操作實務問題：在 Excel 中如何在同一活頁簿中的兩個工作表互相檢視比對資料？

意思是要在電腦螢幕中同時出現活頁簿中的兩個不同工作表，方便來比對資料，例如以下的活頁簿：

操作的方式很簡單：

1. 點選[檢視／視窗]選單中的「開新視窗」，你會發現新增了一個完全相同的活頁簿視窗。

有網友問到：資料表中含有合併儲存格時，無法順利排序怎麼辦？的確，如果你的資料範圍中含有「合併」的儲存格，在排序時 Excel 會警告合併儲存格的大小需一致。

如下圖中資料表的「組別」被置於Ｂ欄和Ｃ欄，其中部分儲存格已合併，部分沒有合併，所以 Excel 不讓你使用「組別」來排序。

除非你取消合併的儲存格，否則 Excel 無法排序。為了合併儲存格，大家可能習慣使用[常用]功能表上的「跨欄置中」，它會執行合併儲存格並且將資料置中。

如果你不想要取消合併儲存格，則以下提供一個替代方案。可以將原先你要合併的儲存格改設定以下的格式：

在 Excel 的資料表中要執行運算，不外乎是輸入公式，按下 Enter 鍵，即可得到答案。以下用三種方式來比較運算的操作方式。

以下圖為例：在儲存格E2中輸入公式：=C2*D2

立即會得到答案 1500。然後你會複製儲存格E2，再貼至儲存格E2:E11，完成一個資料表的運算。

如果你先定義了資料範圍的名稱：選取儲存格C1:D11，按 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾取「頂端列」，定義名稱：數量、單價。

在 Excel 中如果你要建立一個類似九九乘法表的相乘積(參考下圖)，可以透過公式：

儲存格E2：=E$1*$D2，複製儲存格E2，貼至儲存格E2:M10。

這是善用相對位址和絶對位址的良好範例。如果這個範例改用 Excel 的「運算列表」來產生，該如何處理？

1. 建好上圖的基本表，在儲存格D1中輸入公式：=B1*B2

2. 選取[資料／資料工具／模擬分析]功能表中的「運算列表」。

在某些工作場域中，很多 Excel 報表是重覆在使用的，而這些一張一張的報表，如何整合成一張呢？在 Excel 中使用「合併彙算」工具，讓這個工作變得很輕鬆。

以下有三張已建立的報表：

如何將三張報表整合在一張呢？

在 Excel 中的資料表中，如果想要找出符合某些條件的儲存格，你可能想到的是「設定格式化的條件」這個工具。但是，如果你「不想要改變工作表中的儲存格格式」，只是想要在工作表「檢視」，你可以試試別的手法，例如：資料驗證。

以下圖為例：在以下的資料表中，想要找尋超過 75 的儲存格，利用「資料驗證」來處理。

1. 選取儲存格A2:E17。

2. 選取[資料／資料工具]功能表中的「資料驗證」。

3. 設定資料驗證，儲存格內允許：整數，資料：小於，最大值：=$G$2

網友問到這樣的類似題：(1) 在 Excel 中如何將一個日期轉換為日期加上星期幾？(2) 在 Excel 中如何將一個日期加上星期幾分離？參考下圖。

(1) 將一個日期轉換為日期加上星期幾

儲存格C2：=TEXT(A2,"yyyy/mm/dd")&"("&RIGHT(TEXT(A2,"[$-404]aaaa;@"),1)&")"

複製儲存格C2，往下各列貼上。上式可以分為二個部分：

TEXT(A2,"yyyy/mm/dd")：使用 TEXT 函數將儲存格內容轉換為年四碼、月二碼、日二碼。

在 Excel 中的資料表是由欄位名稱和記錄所構成，所以包含了三種元素：欄、列、資料。有時需要將一個表格的三個元素重新排列組合，參考以下二個例子。

【範例一】

根據上圖，原來的資料為「A、B、C」為主，要如何調整為「早、中、夜」？

儲存格G2：=IFERROR(OFFSET($B$1,,MATCH(G$1,$B2:$D2,0)-1),"")

MATCH(G$1,$B2:$D2,0)：找出儲存格G1的內容在儲存格B2:D2中的位置。

在 Excel 的資料表中如果要讓儲存格格式隨著某些條件顯示不同的格式，大家都知道要使用「設定格式化的條件」來操作。參考下圖，有讀者想要根據不同等級，將超過安全值的數值顯示不同的格式，該如何處理？

如上圖，選取儲存格B2:B23，在「設定格式化的條件」時，編輯規則：

規則類型：使用公式決定要格式化哪些儲存格

規則：=(A2="A")*(B2>3)+(A2="B")*(B2>7)+(A2="C")*(B2>11)

格式：紅色粗體字

學校的同仁遇到這樣的問題：一般由系統轉出的 Excel 資料表如下圖這樣，其中一個人的資料分成不同列且數量不一，如果要將每一個人的資料再利用 Word 的合併列印功能來輸出成其他文件，每個學生要印在一張報表上，很顯然這個表格無法直接套用在合併列印當為資料檔。

你可能希望轉換成以下的表格，才能在 Word 文件中做為合併列印的資料表：

公式如何設計呢？

首先要注意到資料表中必須要有一個唯一值，例如本例中的「學號」。接著要將重覆的學生資料去除，留下每人一筆。

​有人問到：在 Excel 的工作表中的資料清單，如果要將第幾個為中心，分成左右兩邊的字串，該如何處理？(參考下圖)

剛好利用這個例子來練習字串函數：LEFT、RIGHT、MID、LEN。

(1) 取左側 1 ~ 6 字

儲存格B2：=LEFT(A2,6)，由儲存格A2文字取左側 6 個。

複製儲存格B2：貼至儲存格B2:B5。

大家在使用 Word／Excel／PowerPoint 等應用程式時，大多知道要去找尋人家做的不錯的文件來當範本，省時又省力。而在使用 Google 雲端硬碟的 Google 文件時，是否也可以使用範本呢？

你只要連線到 Google 文件範本庫：https://drive.google.com/templates

必須要登入 Google 雲端硬碟才能使用，在此你可以找到許多 Google 或其他人提供的範本。包含了文件、試算表、簡報、表單和繪圖等，可以選取類別來篩選範本，也提供了以熱門程度、多數使用者和最高評比等項目來排序。

當你點選「預覽」時，可以先檢視範本的效果。

如果點選：使用此範本，則會切換至你的 Google 雲端硬碟中開啟這個範本檔的副本：

在使用 Word 編輯文件時，通常在一個長文件中，有可能某些特殊的內容被設定了相同的格式，例如：單位名稱，每一個地方出現單位名稱時都是使用相同的格式。例如下圖中的「寶石」二字，已被設定了相同的格式，此例已使用「尋找」功能，標示出每個「寶石」的位置。

當你要同時修改這些內容和格式都一樣的文字時，你可能會想到如果預先設定文字的「樣式」，那麼，只要修改樣式的格式，這些文字都會被一致的調整。但是如果你沒有預先設定文字的樣式，其實你也可以使用「選取」功能即可輕鬆完成。

你只要選取[常用／編輯]功能表，再點選［選取／選取所有類似格式的文字］：

在選取狀態之下，再進行修改之後，即可快速修改多個相同文字的格式。

在 Excel 中的問題，延續先前二篇文章：

Excel-分離儲存格中的文字和數字並計算總和(SUMPRODUCT)

Excel-分離儲存格中的文字和數字並計算總和(進階)(SUMPRODUCT)

如果資料中含有小數的數字，該如何計算其總和呢？(參考下圖)

這個問題，建議使用輔助表格來簡化公式，簡單易懂易維護。

(1) 分離病病、事假、休假的數值：(可能為2位數以上、1位數、小數點以下)

有網友想要在 Excel 的工作表中選取多個圖片物件後予以刪除，該如何處理呢？

一般要選取多個物件(包含圖片)，可以藉助先按著 Ctrl 鍵，再點選想要圖片，即可同時選取多個圖片物件，然後按 Delete 鍵，即可刪除這些圖片。

然而，如果圖片很多，你可以使用「選取窗格」來操作，是一個不錯的選擇。

你可以先點選一個圖片，然後在［格式／排列］功能表中選取「選取窗格」：

在[選取窗格]中，你可以使用 Ctrl 鍵搭配滑鼠點選想要的物件名稱，即可選取想要的圖片：

在 Excel 的工作表中，如果想要根據某些條件讓儲存格顯示某種格式，則不外乎是使用「設定格式化的條件」。在下圖中，如果想要在亂數日期中標示一個最遠的日期，和在一個已排序的日期序列中，根據某個日期將內容分成二種色彩，該如何處理？

(1) 在亂數日期中標示一個最遠的日期

先選取儲存格A2:A22，在「設定格式化的條件」中，設定：

規則類型：使用公式來決定要格式化哪些儲存格

輸入公式：=A2=MAX($A$2:$A$22)

在前一篇文章：Excel-分離儲存格中的文字和數字並計算總和(SUMPRODUCT)中，其中的數字都預設為一位數，若是超過一位數，公式將不適用。本篇來練習如果數字部分為一位數以上時該如何處理？

儲存格V2：

=SUMPRODUCT((LEFT(B2:S2,1)="病")*VALUE("0"&MID(B2:S2&"0",2,
LEN(B2:S2)))/10)

網友想要在 Excel 中，將下圖的每個人員之請假狀況做成下下圖的摘要表，其中儲存格標示為請假的假別和請假的時數小計，該如何處理呢？

這是一個很多人都會用到的題目，但要分離每個儲存格中的文字和數字再運算並不容易！幸好，運用文字相關的函數和 SUMPRODUCT 函數，即可輕鬆來完成！

儲存格V2：=SUMPRODUCT((LEFT(B2:S2,1)="病")*VALUE(0&RIGHT(B2:S2,1)))

LEFT(B2:S2,1)="病"：取出每個儲存格中最左邊一個字為「病者」，傳回 TRUE／FALSE 陣列。本例為：｛TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;FALSE;FALSE; …｝

網友提到在 Excel 中，想要將資料清單中空白儲存格濾掉，只留下非空白的儲存格資料(參考下圖)，這該如何處理呢？

(1) 使用人工方式

先選取所有含有資料的儲存格，按一下 Ctrl+G 鍵，開啟[到]對話框，接著按一下［特殊］按鈕。

在[特殊目標]對話框中選取「空格」，按一下[確定]按鈕。

最近 Google 文件有一個重大的更新(至少我個人覺得很重大)，那就是在表格中可以「合併」儲存格了！因為可以執行「合併」的動作，所以可以製作更多樣化的表格了！以前將 Word 文件上傳至 Google 文件時，辛苦打造的表格，都會被打回還形，變成一格一格未合併的狀態。

現在，當你新增一個表格後，選取想要合併的儲存格，再選取[表格／合併儲存格]指令，即可將這幾個儲存格合併。

當你在已合併的儲存格中，選取[表格／取消合併儲存格]指令，可以將合併的儲存格還原為多個單一儲存各狀態。

如果你將 Word 文件上傳至 Google 文件時，轉換出來的 Google 文件，原來文件中被合併的儲存格，不會被還原，可以持續保持合併狀態。