學不完．教不停．用不盡

在 Excel 中提供定義名稱方式，可以簡化公式的長度，讓公式變的更具可讀性。以下要以「黃金比例」為例，來練習「名稱」的使用。

如果把一條線段分成長短兩段，若「全段長：長段長＝長段長：短段長」的話，這種分割方式稱為「黃金分割」，而分割出來的兩線段長的比，稱為「黃金比例」。

若把長段長設為X ,短段長設為Y，依據黃金分割的定義，(X+Y)：X＝X：Y。若將Y當為1，則經過運算後，X 約為 1.618；若將X當為1，則Y約為 0.618。而1.618…和0.618…兩數互為倒數。

(1) 定數的名稱

定義名稱golden：=0.618

在 Microsoft Office 的文件中繪圖，如果需要連續繪製幾個相同圖案，如何做比較快？

你可以：

1.選取[插入/圖案]指令。

2.在想要使用的圖案上按一下右鍵。

3. 選取「鎖定繪圖模式」選項。

在 Excel 的工作表中有一欄的英、數字項目，如何找出最後一個數字呢？

儲存格C2：=INDEX(A2:A16,MATCH(9.99999999999999E+307,A2:A16,1))

MATCH(9.99999999999999E+307,A2:A16,1) = 12

MATCH函數中的參數1(也可以省略)，會找尋等於或最接近要搜尋的的值，而且要搜尋的範圍必須先排序好。因為9.99999999999999E+307是Excel能接受的最大值，而A欄也沒有排序過，所以會傳回最後一個數字。

再透過 =INDEX(A2:A16,12)，找到儲存格中的內容。

如果在 Excel 中的資料表會不斷的輸入資料，而只想要計算最近幾天的數據該如何處理呢？請標示資料取用了那些列的資料。

因為資料會不斷的變動所以位址無法以固定位址來計算，所以得藉助OFFSET和COUNTA函數來運算。

儲存格E2：=MAX(OFFSET($A$2,COUNTA($A:$A)-1-$E$1,1,$E$1,1))

COUNTA($A:$A)-1-$E$1為計算A欄中有資料的儲存格有幾格，然後減掉1(第一列)，再減掉儲存格E1。這就是要取用資料的第一列，而儲存格範圍的高度是儲存格E1的內容。

同理：

在 Excel 中輸入多個班級(C301~C308)的成績表，其對應的科目都相同，每個科目最下方有該科目的平均值(如下圖)，如何將這個8個資料表的平均成績整合在一個表(下下圖)中呢？

假設各班各科的平均置於第22列。

儲存格B2：=INDIRECT($A2&"!"&CHAR(65+COLUMN(A:A))&"22")

COLUMN(A:A)=1，往右複製變為COLUMN(B:B)=2，…

CHAR(65+COLUMN(A:A))，往右複製可以得到A,B,C,D,E,…。

在 Excel 中有一個資料表是由星期一至星期五組成的A,B,C,D五組數據資料，如何根據星期幾統計超過某值的個數有多少？資料會不斷的增加，而量測的某值要能變動。

儲存格B2：=A2，並設定數值格式顯示「星期X」。

由資料會不斷的增加，所以無法取得實際的位址，因此要以定義名稱的方式來取得不固定的位址。

DATA：=OFFSET(工作表1!$A$2,,,COUNTA(工作表1!$B:$B)-1,)

利用COUNTA取得B欄中有幾筆資料，COUNTA(工作表1!$B:$B)-1是因為第一列不是資料。

同理，設定以下四個名稱。

在 Excel 中取得一個資料表，其依日期填入數量(如下圖左)。現在，希望建立一個摘要表，其中只要最近12個月的小計，該如何處理？

(1) 取得年和月的數列

儲存格E2：=YEAR(EDATE(TODAY(),ROW()-13))

因為第13列要放本月的資料，所以透過EDATE函數，以ROW()-13求取之前的月份，再取出年的部分。

儲存格F2：=MONTH(EDATE(TODAY(),ROW()-13))

同上原理，取出月的部分。

在 Excel 的工作表中有一個資料表(如下圖上)，希望利用下拉式選單來挑選姓名，並依不同人員顯示不同的統計圖表內容(如下圖下)，並且將被選取人員的資料以較深的底色標示，該如何處理呢？

1. 選取儲存格B14，設定資料驗證為「資料驗證準則：清單，來源：=$A$2:$A$12」。

2. 選取儲存格A1:G2，製作一個直條圖的統計圖表。

3. 選取儲存格B2:G12，設定格式化規則為「=$A2=$B$14」，將底色改為較深的綠色和文字色彩為紅色。

在 Excel 中有一個資料(如下圖左)，要由這個資料表中查詢對應的數值，並標示其位址，該如何處理？這次要在LOOKUP函數中使用兩個件來進行查詢。

首先定義三個資料範圍：DA：儲存格A3:A26，DB：儲存格B3:B26，DC：儲存格C3:C26。

(1) 查詢資料

儲存格G3：=IFERROR(LOOKUP(1,1/((A3:A26=E3)*(B3:B26=F3)),C3:C26),"X")

LOOKUP(1,1/((A3:A26=E3)*(B3:B26=F3)),C3:C26)

=LOOKUP(1,1/{True,False,True,False,False,…}*{Fasle,False,True,True,False,…},{1,2,3,4,5,…})

在 Excel 中取得一個資料表(如下圖)，其中已經按生日欄位排序，如何讓 Excel 依間隔5歲自動畫出分隔線？即以31-35,36-40,41-45,…為間隔。

只要藉助設定格式化的條件規則，即可自動完成。

(1) 選取儲存格A3:E25。注意：不選取儲存格A2:E2。

(2) 設定條件格式化規則為：使用公式來決定要格式化哪些儲存格，並設定公式為「=INT(($D3-1)/5)<>INT(($D2-1)/5)」。

因為要以1-5為一組，6-10為一組，所以INT(($D3-1)/5)，可以取得(年齡+1)除以5的商。用來判斷自已和上一個儲存格是否不相同。

在 Excel 中有一個單位轉換的函數：CONVERT，可以將多種類型的度量單位做轉換，例如：

=CONVERT(100,"F","C")，可以將100度的華氏溫度轉換為攝氏溫度。

參考微軟網站：http://office.microsoft.com/zh-tw/excel-help/HP010342306.aspx

在 Excel 的儲存格中輸入了多個字元的字串，如何來計算這些字元的數量呢？(參考下圖)

儲存格C2：=LEN($A2)-LEN(SUBSTITUTE($A2,C$1,""))

原理是：將儲存格C2的字串總長度(字元數)，減掉去除某個字元的字串總長度(字元數)。

複製儲存格C2至儲存格C2:L12。

當你有了以上的每個字元的數量，如果要計算總和(參考13列)是很容的事。如果你不想透過先將每一列中每個字元的數量算出來，直接想得到總和，該如何做呢？

有人問到 Excel 2010 的最大欄數是XFD，這個數字代表第幾欄呢？我們可以把Excel的欄名順序看成是一種26進制的表示法，A, ~ , Z, AA ~ AZ, BA ~ ZZ, AAA ~ XFD。

以3個位元字母的第XFD欄(最後一欄)為例：

XFD1：=SUBSTITUTE(ADDRESS(ROW(),COLUMN(),4),ROW(),"")

=SUBSTITUTE(ADDRESS(1,COLUMN(),4),ROW(),"") 

=SUBSTITUTE(ADDRESS(1,16384,4),ROW(),"") [取得列數和欄數]

=SUBSTITUTE("XFD1",ROW(),"")  [將列數和欄數轉成欄名列號字串]

在 Excel 中如果要將時間轉為十進制表示，該如何處理呢？以下先以「分」來列舉，1-60分鐘如果要轉換成小時，而以十進制表示(請參考下表)，則每1分鐘代表1/60小時。

如果要將一個時間(時：分)轉成十進制表示，則：

儲存格B2：=TEXT(HOUR(A2),"00") & "." &SUBSTITUTE(MINUTE(A2)/6,".","")

HOUR(A2)為取出儲存格A2中的時間之「時」的部分，TEXT(HOUR(A2),"00") 則將格式設定為以二位數表示，不足二位數者要補0。

MINUTE(A2)/6乃將儲存格A2中的時間之「分」的部分除以6，而SUBSTITUTE(MINUTE(A2)/6,".","")乃將MINUTE(A2)/6所得數值的部分之小數點去除(即左移一位，例：0.16666666變為.01666666)，相當於除以10。所以整個公式為將儲存格A2中的時間之「分」的部分除以60。請觀察下圖較容易理解：

在 Excel 中如果想要有規律的改變間隔列的底色(參考下圖)該如何處理呢？假設第1列的數字做為標記間隔列數，並依先深色間隔白色的規律。

儲存格B2：=LEFT(MOD(ROW()-2,B$1*2)<B$1,1)，複製儲存格B2至儲存格B2:G25。

公式中的MOD(ROW()-2,B$1*2)會得到如下圖的數字，MOD(ROW()-2,B$1*2)<B$1會得到TURE/FALSE的數列，透過LEFT函數取出第一個字母。

因此，只要將儲存格B2:G25的格式化條件設定為=MOD(ROW()-2,B$1*2)<B$1，成立時改變其底色即可。

在 Excel 中取得一個學生考試成績記錄表(參考下圖)，現在有部分成績將不予採計，該如何計算平均呢？

採用的方式是在各個成績欄位上標記「X」記號，表示該成績不予計算，而且該欄位的成績會予以淡化。

(1) 計算平均

儲存格M3：{=AVERAGE(IF(UPPER($C$1:$L$1)<>"X",C3:L3,FALSE))}

這是陣列公式，輸入完成要按 Ctrl+Shift+Enter 鍵。複製儲存格M3，往下各列貼上。

透過UPPER函數可以接受「X、x」的標示，公式中將不符合條件者，給予FALSE，該數將不會列入平均。

在 Excel 中取得學生成績表(如下圖)，因為學生成績是依座號順序輸入，而學生是以亂數分組而成。共有40位學生，每4位學生一組，共分為10組。現在要根據這個成績表，來計算A成績的最高分、B成績的不及格數和三個科目的加權平均成績。

請注意：以下均為這是陣列公式，輸入完成應按 Ctrl+Shift+Enter 鍵。

(1) A成績的最高分

{=MAX(($C$3:$C$42=$H3)*D$3:D$42)}

=MAX((符合組別1的True/False陣列)*A成績陣列)

當你在 Excel 取得一個資料表(如下圖左)，想要以符號字元(例如：「■、□」字元)來繪製達成率的統計圖表，該如何做呢？

特別注意圖表是以月份為中心，左邊為未達目標(達成率為負數)，右邊為超過目標(達成率為正數)。而且未達目標者是以中心往左填入「■」字元，而超過目標者是以中心往右填入「■」字元。

儲存格E2：=IF(D2<0,REPT("□",10+ROUND(D2*100,0))&REPT("■",-ROUND(D2*100,0)),REPT("□",10))

利用ROUND函數將達成率乘以100後四捨五入，再以REPT函數重覆「■」字元。因為全為要填滿10個字元，所以其餘以「□」字元呈現。而且要先判斷達成率如果是負數才填入，如果不是負數，則填入10個「□」字元。

儲存格G2：=IF(D2>0,REPT("■",ROUND(D2*100,0))&REPT("□",10-ROUND(D2*100,0)),REPT("□",10))

同上原理，先判斷達成率如果是正數才填入，如果不是正數則，填入10個「■」字元。

如果在 Excel 中的取得一個時間的數列(含分:秒)，如何計算排名與總和呢？

儲存格C2：=RANK(B2,$B$2:$B$16,1)

複製儲存格C2至儲存格C2:C16。

RANK函數中的參數1，代表要遞增排序。(參數0，代表要遞減排序)

(2) 計算總和

在 Excel 中如果取得一個Email地址的清單，如果想要將Email中的帳號和伺服器名稱分離出來，該如何處理呢？

儲存格B2：=LEFT(A2,FIND("@",A2)-1)

儲存格C2：=RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND("@",A2)-1)

複製儲存格B2:C2，往下貼上即可。