學不完．教不停．用不盡

在 Excel 的資料清單裡，如何找出清單出現最多次的項目？

公式：{=INDEX(項目,MODE(MATCH(項目,項目,0)))}

這是陣列公式，輸入完成要按 Ctrl+Shift+Enter 鍵，Excel 會自動加上「｛｝」。

若有多個符合，則只顯示其中一個。

(1) MATCH(項目,項目,0)

同事在網路上取得一張心智圖，想要在 Coggle 裡仿製這個心智圖，問到有沒有快速一點的方式來完成。

以下是我提供的方式，至於快不快，就見人見智了。

1. 將心智圖的圖片上傳至Google 相簿。

2. 在 Google 相簿中開啟該圖片，再點選：複製圖像中的文字。

在 Excel 裡，對於日期的表示法，通常是「年/月/日」，但是也常遇到使用「年月日」，然而這種表示方式，Excel 並不會將其理解為日期格式，而只是視為一串文字的字串。

如何將文字日期轉換為數值日期？參考以下的做法。

【手動操作】

先選取日期數列後，再選取「資料／資料部析」，進入「資料剖析」精靈。

在第3個步驟時，選取欄位的資料格式為「日期」，並選取「YMD」，再按下「完成」。

在 Excel 裡如果要產生超連結，可以手動產生，也可以利用公式產生。

連結的對象可以是網際網路的檔案，也可以是電腦上的檔案；可以連結 Excel 檔，也可以連結 Word 檔。

【範例一】僅有網址

網址(儲存格A4)：https://isvincent.pixnet.net

在 Excel 裡有一個日期清單，其中包含金額的數列，如何計算各個星期幾的平均和上班日及假日的平均？

以下提供二種不同的公式來處理。

選取儲存格A3:C31，按 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「列端列」，定義名稱：日期、星期、金額。

【SUMPRODUCT函數】

1. 各星期幾的平均

在 Excel 的工作表裡，如果想要開啟 Word 文件，可以使用「超連結」功能，如果想要開啟 Word 文件中的某一頁的特定位置，該如何處理？

參考以下的做法：

先在 Word 文件中新增書籤，本例為：目錄、本文。

在 Excel 的工作表裡新增連結：

在 Excel 裡，如果要限制儲存格的輸入內容，該如何處理？

通常是利用「資料驗證」方式來設計，以下有二種不同的設計。

【以下拉式清單選取】

如果提供下拉式清單讓使用者選取，不以輸入文字的方式來輸入。

選取儲存格A4:A12，設定資料驗證準則：

儲存格內允許：清單

通常你在 Excel 的工作表裡複製資料，然後在 Word 的文件中貼上，結果會預設以表格呈現，如下：

但是如果你在 Word 文件中原來就有一個表格，想要貼上 Excel 工作表裡的表格。

1. 在Word中選取表格儲存格後貼上，則原來的表格格式會跑掉。

2. 透過右下角的貼上選項可以調整。

又快到了228連假，每年這時就會想起今年是否為閏年，是否有2/29？

先前這二篇利用 Excel 為工具，用不同的方式來判斷每一年是否為閏年。

Excel-計算是否為閏年

這篇是以判斷每一年是365天還是366天來判斷是否為開年。

Excel-如何判斷年份是否為閏年(提供另類思考)

這篇是以判斷每一年有沒有2/29來決定該年是否為閏年。

如下圖，如何在一個資料清單中，找尋不大於且最接近指定數值的數或是找尋大於且最接近指定數值的數，該如何處理？

【設計與解析】

為了解說方便，所以先定義名稱。

(1) 選取儲存格A4:E11，定義名稱：數據1。

(2) 選取儲存格A19:E26，定義名稱：數據2。

在 Excel 的工作表中常見時間清單，有時會用到不顯示「秒」的部分，或是要根除「秒」的部分，該如何處理？

【設計與解析】

1. 設定數值格式不顯示「秒」

可以選取儲存格C3:C13，再設定數值格式「hh:mm」。

此方法雖然不會顯示秒數，但在數值中仍會儲存著「秒」的數值。

在 Excel 裡如何根據今天的日期找出最近一個指定星期幾的日期？

1. 輔助儲存格

儲存格C3：

=MATCH(A3,{"星期一","星期二","星期三","星期四","星期五","星期六","星期日"},0)

同事問到：如下圖，如何產生依注音排序的姓名清單？

這個動作在 Excel 裡執行十分的容易喔！

1. 在原來的姓名清單的最末端加上注音符號清單。

2. 選取整個姓名和注音的清單。

在 Excel 裡的工作表中，如果要將一列中的資料以反轉順序顯示儲存格內容，該如何處理？

本篇要來練習以多個函數做查表的動作，所以設定以反轉順序顯示儲存格內容來查表。

提供三種公式來練習，其中會用到的函數有：INDEX、OFFSET、INDIRECT、ADDRESS。

【公式一】

儲存格A3：=INDEX($A$3:$J$3,0,10+1-COLUMN(A:A))

在 Excel 的工作表中，常用需要產生日期數列，有時會需要產生的是不包含星期六、日的日期，該如何處理？

可以使用手動產生或是以公式產生。

【設計與解析】

如果你想手動產生，可以：

1. 在第一個儲存格輸入起始日期。

電子郵件是大家熟悉的數位內容，如果你在一些電子郵件清單中，想要取出帳號(@之前)和網域(@之後)，該如何處理？

【設計與解析】

1.取出帳號

儲存格C3：=MID(A4,1,FIND("@",A4)-1)

(1) FIND("@",A4)

有網友想要將 Excel 資料複製到 Word 文件時，想要以空格對齊指定數量字元，該如何處理？

觀察以下二個圖：(本例以12個字元寬度對齊)

若是直接由 Excel 複製資料至 Word 時，選取「只貼上文字」，則每個儲存格會以定位字元加以區隔。由於每一個儲存格的內容字數並不一樣，所以得利用公式將每一個儲存格加上空格。

儲存格A6：=A2&REPT(" ",12-LEN(A2))

有網友問到：如下圖，如何計算錯誤儲存格的數量？

【設計與解析】

計算公式：=SUMPRODUCT(ISERROR(D4:D25)*1)

在 SUMPRODUCT 函數可以陣列來處理。

(1) ISERROR(D4:D25)

在 Excel 中常會用到要搜尋資料，有時會使用「模糊搜尋」的概念，以下用三種做法來搜尋含有某個文字的儲存格。

【作法一：利用搜尋工具】

1. 打開「尋找與取代」對話框。

2. 取消勾選「儲存格內容須完全相符」。

3. 在「搜尋」下拉式清單中選取：內容。

4. 在「尋找目標」文字方塊中輸入「辛」。

和學校同事討論一個觀念：

如下圖，在 Excel 中對一個清單中的數值計算時取百分比，加總時合計100%，看似沒問題。但是如果取四捨五入至小數4位再加總，很容易產生合計並非100%的問題。

也就是當數值取了百分比，再以「數值格式」取指定的小數點位數，顯示出來的數值，和以「公式計數」取指定的小數點位數，兩者有可能產生落差。

例如：有時 Excel 用來計算1項成績，是由多人成績的平均而來，而該項成績又是只占某個百分比時，而多次的運算過程中，小數點是否由公式指定計算而得，其結果會有些微的差別，要小心。