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網友在 Excel 中有一個資料表如下圖中的A欄和B欄,想要根據項次和數值的內容,將合計不超過某一數值者(本例為:300)分成一組,並且依項次由小至大分組。其次,再將各組的項次列出。以上兩個問題,該如何處理?

觀察下圖,項次 A01~A06 的合計為 285,若再加上 A07,會超過 300,所以將A01~A06 分在第1組。而 A07 為第 2 組的第 1 個,A07~A11 合計為 222,若再加上A12 的 96,會超過 300,所以將 A07~A11 分為第 2 組,依此類推。

Excel-以合計不超過某一數值為一組來分組(OFFSET,MATCH,COLUMN)

 

【公式設計與解析】

本例以累不超過 300 者為一組。

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在網路上看到一篇 Excel 的文章,覺得可以分享給有需要的人。

觀察下圖,這是一個由每個月最後一天所集合而成的報表所繪製出來的折線圖。然而,9/30、10/31、11/30、12/31 因為是推測值(時間是未來時間),所以想要用不同色彩來呈現,以凸顯這是推測的區域,該如何處理呢?

Excel-在折線圖中分二區顯示不同色彩

參考步驟:

下圖是一個依資料表做成的折線圖,其中數列構成的折線圖是單一色彩,無法顯示二種不同色彩。

Excel-在折線圖中分二區顯示不同色彩

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你知道在 Excel 中要輸入函數有那些方法嗎?對於初學者,可能要由瀏覽函數開始慢慢找到想要的函數,漸漸的可以把函數名稱背下來直接輸入。有時候會面對少用而陌生的函數,該如何取得提示和說明呢?

 

(1) 瀏覽函數來輸入

使用[插入函數]按鈕,當你選取一個儲存格後,按一下 fx,可以開啟[插入函數]對話框,透過瀏覽函數的方式來找到並且輸入函數。你也可以按下 Shift+F3 鍵,來開啟[插入函數]對話框。

Excel-在輸入公式時使用函數的各種方式

 

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有學校同仁問到:如何在下圖中 Excel 的儲存格輸入資料,能由左而右、由上而下的順序輸入資料?

在 Excel 中的儲存格輸入資料,按下 Enter 鍵,預設跳到「下一列同一欄」的儲存格,而按下 Tab 鍵,預設跳到「同一列下一欄」的儲存格。由於在工作中,常常是一張紙填寫一筆資料(Record),所以輸入時會同一列的內容輸完才會換到下一列,因此依向左而右、由上而下的順序在儲存格中輸入資料是有其必要性。

Excel-依向左而右、由上而下的順序在儲存格中輸入資料

如果你選取[檔案/選項]功能表,在「進階」標籤下的[編輯選項]區中,可以設定按 Enter 鍵後,移動選取範圍的方向,預設值為:下。

Excel-依向左而右、由上而下的順序在儲存格中輸入資料

如果你在一個儲存格中輸入資料後習慣按 Enter 鍵,則你可以在此更改為方向:右,並且在輸入前先選取要輸入資料的儲存格範圍。如此,便可以依你的習慣來輸入資料。

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這是回應學校老師的一個練習範例。參考下圖,這是一個常見的成績表,如果想要計算每個區間中的各科平均該如何處理?如果計算各科平均時,想要依某個加權來計算總平均,又該如何處理?

Excel-使用小計功能產生不同時期的各科平均及各科加權平均(SUMPRODUCT)

先觀察上圖,每個區間的次數並不相同,在此要自動產生各個科目在這個區間的「平均」,並且計算各科的「加權平均」。(如下圖,還能以群組概念檢視資料)

Excel-使用小計功能產生不同時期的各科平均及各科加權平均(SUMPRODUCT)

參考以下的做法:

1. 選取儲存格A1:G20。

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和同事聊到手機上裝了很多的 App,卻不知道這些 App 會取用那些自己的隱私?我開玩笑說,即使知道了,你能採取那些有效的應變措施?會堅決放棄不用有過度侵犯隱私疑慮的 App 嗎?

不過,至少應該會查到這個 App 宣告要使用個人隱私存取的權限有那些。以 Android 手機為例,如果你使用電腦,在 Google Play 網站先找到你要的 App,畫面往下拉,在「其他資訊」區域中,點選「權限」。(本文以 Evernote App 為例)

找到每個手機App的隱私存取權限(以Android為例)

在此,即會顯示該 App 需要被授權存取那些個人隱私項目:

找到每個手機App的隱私存取權限(以Android為例)

如果是在手機中操作,進入 Google Play App 中,找到 Evernote App,點選「權限詳細資訊」,就會出現這個 App 的版本資訊和要求授權的存取項目。(通常這些存取項目會根據你使用的 App 版本而有所不同)

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在 Excel 中,如果想要依據一個包含 4 個區域、5 種費率的對照表(如下圖左),依不同重量來自動計算金額(如下圖右),該如何處理?

本例想要依區域和重量,自動對應出費率,才能試算金額。

Excel-在VLOOKUP函數中使用雙條件來查詢(INDIRECT)

【準備工作】

定義以下四個名稱:

北:=工作表1!$B$2:$C$6

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有同仁問到常用的 Google 日曆,可否輸出成一個檔案以方便書面上使用?

Google日曆在電腦和手機上檢視,操作上已是十分方便,也有提供列印的功能。

Google日曆輸出為PDF檔以方便書面使用

如果你想要將日曆內容轉成檔案,Google 日曆已預設可以輸出 PDF 檔。使用時可以開啟 Google 日曆後,按 Ctrl+P 鍵,會進入日曆列印預覽。最下方有一個「另存新檔」的功能。

Google日曆輸出為PDF檔以方便書面使用

這個存檔功能即會儲存日曆為 PDF 檔:

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在你閱讀本篇之前先告訴你 Excel 2021 版有新的做法:

Excel-根據單條件和雙條件篩選資料(FILTER)

先前的二篇 Excel 文章,都是使用「陣列公式」來處理:

Excel-運用雙條件從資料表摘要資料(OFFSET,INDIRECT,SUMPRODCUT)

Excel-藉由定義名稱轉換表格來摘要資料(陣列公式,OFFSET,INDIRECT)

這次不要使用陣列公式,而是使用 SUMPRODUCT 函數來運算。在下圖右的上下二個摘要表中,上半部是依據一個條件來篩選資料,下半部是依據二個條件來篩選資料。請自行對照以上二篇文章比較其差異。

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唸國中的兒子上數學課時,數學老師提到費氏數列(Fibonacci number),回家和我討論到這件事。我想用 Excel 建構這個數列給他看。

參考:https://en.wikipedia.org/wiki/Fibonacci_number(以下部分圖片取自該網頁)

 

數列:0, 1, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 21, 34, 55, 89, 144, ...

Excel-顯示較多位數的費氏數列(Fibonacci number)(RIGHT,LEFT,INT)

根據公式,這個數列其實就是由前二個的數值的和所構成,因此公式很簡單:

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