學不完．教不停．用不盡

在設計 PowerPoint 簡報的投影片時，你會想方設法的加入一些動畫讓簡報更生動。但是如果你已有現成做好的 Flash 檔，在 PowerPoint 2010 中，已可以放在投影片上播放了。

參考以下的步驟：

1. 先準備好你的 Flash 檔。注意：要為 SWF 檔案格式。

2. 選取[插入/多媒體/視訊]中的「從檔案插入視訊」選項。

3. 在檔案格式中選取「Adobe Flash Media (*.swf)」選項。

通常我們使用投影機來播放簡報時，自己的電腦會和投影機上的內容一致。如果你想要在投影機上播放投影片，而自己的電腦螢幕顯示的是備忘稿，該如何處理？

以 PowerPoint 2010 為例：

首先，你要先讓電腦認得另一個顯示器(投影機)。並且在多部顯示器中設定：延伸這些顯示器。

然後，在 PowerPoint 2010 的[投影片放映/監視器]中選取「使用簡報者檢視畫面」選項。

有人問到：在 Word 中輸入引號(單引號或雙引號)時，常會發現引號都會被修正為對稱的符號(參考下圖)，尤其是要輸入類似程式的片段文字時非常困擾，該如何處理呢？

這是因為自動校正被動了手腳了！你可以這樣處理：

1. 選取[檔案]功能表的「選項」。

2. 切換至「校訂」標籤下。

3. 按一下[自動校正選項]按鈕。

不管你是否使用注音輸入法來輸入文字，當你在一份文件中發現了同音的錯別字(參考下圖)，若要快速修改這個字，可以試試以下的方法，你可以不用重新輸入拼音。

1. 切換到注音輸入法。

2. 將游標移到要修正的文字左側。

3. 按一下 WinKey+C。

4. 選取要修正的新文字。

同事問到：如果在一個固定大小的資料表(參考下圖：儲存格A1:A11)，希望每次刪除第1筆，再於最後1筆之後新增1列時，不用修改平均值的公式，該如何處理？

他的問題應是平均值的公式設為：=AVERAGE(B2:B11)，當刪除第1筆資料(第2列)時，平均值公式自動被修正為：=AVERAGE(B2:B10)，而再於最後1筆之後新增1筆資料，公式還是不會自動修正。

若是想要將公式內容固定可以使用 INDIRECT 函數。

儲存格B13：=AVERAGE(INDIRECT("B2:B11"))

INDIRECT("B2:B11")可以固定儲存格範圍為B2:B11，而列12故意留為空白，所以當刪除第2列時，運算AVERAGE(INDIRECT("B2:B11"))才不會產生循環參照(會參照到公式本身儲存格)。

今天同事遇到一個問題，他要在 Excel 中的儲存格直接超連結到 Goolge 地圖，但是出現了錯誤訊息，不知如何解決。

他是先複製 Google 地圖上的超連結網址。

然後在 Excel 中將超連結貼至儲存格，在儲存格C2中輸入：=HYPERLINK(B1,A1)，但是卻出現了錯誤訊息(#VALUE)。(參考下圖)

公式本身應該是沒有錯，我想是超連結網址的文字字數太長所造成的。

在 Excel 中，如果要產生像九九乘法表的數字矩陣(參考下圖)，該如何處理？

儲存格A1：=ROW(1:1)*COLUMN(A:A)，或是

儲存格A1：=ROW(A1)*COLUMN(A1)

複製儲存格A1，貼至儲存格A1:J10。

ROW(1:1) 或 ROW(A1) 在向下複製時，會自動變為 2:2、A2，3:3、A3，…。

COLUMN(A:A) 或 COLUMN(A2)　在向右複製時，會自動變為B:B、B2，C:C、C2，…。

今天有同事問到：在 Word 中可以計算選取的文字有多少字數嗎？

以 Word 2010 為例，當選取一段文字後，檢視狀態列上的訊息，即可看到「字數：XXX / YYY」字樣，其中 XXX 即為所選取的文字字數，而 YYY 為整份文字的字數。

在 Excel 中如果要將儲存格中的文字強迫分行，則只要在文字後面按一下 Atl+Enter 鍵，即可強迫分行。現在，如何將一些已使用 Alt+Enter 鍵強迫文字分行的儲存格，分別置入兩個儲存格中？

儲存格C2：=LEFT(A2,FIND(CHAR(10),A2)-1)

CHAR(10)：強迫分行的字元。

FIND(CHAR(10),A2)：找尋儲存格A2中，強迫分行的字元位在第幾個字。

利用 LEFT 函數取出強迫分行字元左邊的文字。

今天被問到一個很實用的問題：在 Excel 的資料表中，如果有輸入資料，則整列變色，該如何處理？(參考下圖)

通常，這需要用到「設定格式化的條件」。

1. 選取儲存格A2:C11。

2. 設定這些儲存格某種色彩。

3. 選取[常用/設定格式化的條件]選項。