學不完．教不停．用不盡

在 Excel 中大家都很熟悉如果要做到動態色彩效果可以使用「設定格式化條件」功能。如下圖，有一個含有日期的資料表，雖然月份都是由小到大，但是可能有些月份有，有些月份沒有，如何設定才能讓不同月份有所區隔。

(一) 月份必須連續，且每一月份皆有，利用儲存格底色分隔月份。(可以用在跨年份)

1. 選取儲存格A3：B27。設定儲存格底色：橙色。

2. 設定格式化條件為：使用公式來決定要格式化哪些儲存格。

同仁問到一個有趣的問題：在 Excel 中有一個折線圖，如果想要改變其中的線條層次(上層/下層)，該如何處理？

例如：在下列的統計圖中想要將最底層的紅色折線放到最上層。

參考以下的步驟：

1. 選取這個圖表。

2. 選取［圖表工具/設計］功能表中的「選取資料」。

同事問到：在 Excel 中以一個資料表製成一個統計圖，如果只想列印資料表，不想列印統計圖，該如何處理？(參考下圖)

提供二種方式來操作：

一、將統計圖隱藏

1. 選取統計圖後，選取 [常用/編輯]功能表中的「選取窗格」。

2. 在[選取窗格]中點選圖表，該圖表會被隱藏起來。

在 Excel 中常見到在一堆資料中要找出數個符合的項目，參考下圖。將檢核結果符合者，給予「V」記號，該如何處理？

為了讓學生多多練習，提供四種方式來操作，複製儲存格B2，往下各列貼上：

(1) 儲存格B2：=IF(ISNA(VLOOKUP(A2,$D$2:$D$9,1,FALSE)),"","V")

VLOOKUP(A2,$D$2:$D$9,1,FALSE)：查詢儲存格A2的內容是否為符合的項目，若不是會得到一個錯誤訊息「#N/A」。

在 Excel 中輸入資料，預設值為按下 Enter 鍵後移至同欄的下一列儲存格。同事問到，如何能向下輸入、向上輸入、向右輸入、向左輸入呢？

有一些簡單的技巧，可能常被忽略了。你可以選取一段儲存格範圍，參考以下有四種做法：

(1) 輸入資料後按 Enter 鍵，作用儲存格的移動方向為：由上往下，由左至右。

(2) 輸入資料後按 Shift + Enter 鍵，作用儲存格的移動方向為：由下往上，由右至左。

在 Excel 中常會使用到「日期/時間」的表示，所以日期/時間的格式設定相當重要。在儲存格的格式設定之「數值/自訂」中，可以輸入自訂的格式：

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整理了一些常用的格式如下：

【日期格式】

最近個人資料法的問題吵的沸沸揚揚，很多要公告的文件都必須要把名字做適當的隱藏。參考下圖，如何將第 2 字隱藏或是將倒數第 2 個字隱藏呢？

因為人名可能有 2, 3, 4, 5, …個字，所以可以隱藏第 2 個字或是倒數第 2 個字，或其他隱藏方式。

利用 REPLACE 函數，可以置換文字。

(1) 隱藏第 2 個字

儲存格C2：=REPLACE(B2,2,1,"O")

(2) 隱藏倒數第 2 個字

網友問到：如何計算某個日期為當年第幾週？如果不使用 WEEKNUM 函數，如何做到相同結果？(參考下圖)

(1) 使用 WEEKNUM 函數

在 Excel 2010 中，有一個 WEEKNUM 函數，可以根據某個日期傳回該日期為本年度的第幾週。

儲存格B2：=WEEKNUM(A2,1)

複製儲存格B2，往下各列貼上。

有同事問到：如果拿到一個 Word 檔，很想知道其中文字的格式設定為何，該如何操作呢？

以 Word 2010 為例：

開啟檔案後，按一下 Shift + F1 鍵，可以開啟/隱藏[顯示格式]窗格。

只要點選想要的文字，在[顯示格式]窗格中，會立即顯示該文字的格式。

點選設定的連結，例如：「字型」，會開啟[字型]對話框，你可以直接重新設定，並會套用在文字上。

在 Excel 中常見的資料表如下圖左，如果想要轉換為下圖右的呈現方式，你會如何下公式？

為了讓學生能靈活運用公式，所以用以下三種方式來練習：

(1) 儲存格F2：=IF($B2=F$1,$C2,)

(2) 儲存格F2：=SUMPRODUCT(($B2=F$1)*$C2)

(3)儲存格F2：=$C2*($B2=F$1)

複製儲存格F2，貼至儲存格F2:I22。