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最近有朋友問到,他的 Excel 好像「壞掉了!」,因為建立好的一堆公式運算,只要來源儲存格的資料改變,公式都應自動顯示新的運算結果,但是最近不會重新運算,都還是顯示原來結果。

經過一番檢視其 Excel 視窗環境,發現在其 Excel 2010 的[公式]功能表下之[重算選項]功能,其中原本勾選「自動」選項,被修改為「手動」,難怪不會自動運算了。只要重新選取[自動]選項,即可解決這個問題。

image01

因為這個切換功能原本是在 Excel 的選項中,在[公式]項下設定。現在為了方便將其在功能表中可以快選切換,但不知情的人不小心點選了,就容易出現和自己預期不一樣的運算結果。

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在 Office 的各種軟體中,都可以方便的使用流程圖繪圖工具來製作流程圖,但是如果要修改內容就必須點選物件後再進行修改,這次要以不同方式來設計。

當你將流程圖的物件放好之後,還不用輸入內容文字:

1. 選取一個物件,例如起始的的第一個物件。

2. 在資料編輯列中輸入「=」,再點選儲存格B2,資料編輯列中會顯示「=$B$2」。

3. 依相同方式將各個流程圖物件都對應到一個儲存格。

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在 Excel 中大家習慣以欄名列號(例如:A1、$A$1)來表示位址,而 Excel 也可以使用R1C1 位址參照樣式表示法。

Excel 在 R1C1 樣式中使用 R 加上列號碼和 C 加上欄號碼,來表示儲存格的位置。如果使用[]表示要使用相對參照,否則使用絶對參照。

參照

意義

R[-2]C

相對參照至同一欄上二列的儲存格

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在 Excel 的工作表中建立了一個資料表,如何可以選取儲存格範圍呢?使用滑鼠來選取,對於範圍較大的資料表較不方便,可以使用快速鍵等方式,例如:

(A)如果工作表中只有一個資料表,則將滑鼠移到表格中任一個儲存格位置,使用快速鍵Ctrl+A。

但是如果工作表中超過一個資料表,則Ctrl+A鍵會選取整個工作表。

(B)將滑鼠移到資料表中任一個儲存格位置,使用快速鍵Ctrl+*。

(C)如果想要選取某個儲存格範圍(尤其是範圍較大時)

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如果在 Excel 中取得一個資料表,其中含有日期的資料(下圖左),假設要將不同月份的資料取出(下圖右),該如何處理?假設月份輸入在儲存格F1。

儲存格G2:{=IF(ISERROR(VLOOKUP(SMALL(IF(MONTH($B$2:$B$78)=$F$1,$A$2:$A$78),
ROW(1:1)),$A$2:$E$78,COLUMN(B:B))),"",VLOOKUP(SMALL(IF(MONTH($B$2:$B$78)=
$F$1,$A$2:$A$78),ROW(1:1)),$A$2:$E$78,COLUMN(B:B)))}

這是陣列公式,輸入完成要按 Ctrl+Alt+Enter 鍵。複製儲存格G2到儲存格G2:J17。

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在 Excel 中有個資料表已製成統計圖,如果想要將圖表上的長條圖以自訂的圖片表示,該如何做呢?

假設你已經將圖示置於工作表中了:

1.複製一張圖片(按Ctrl+C鍵)。

2.選取圖表中的一個數列(該數列的多個項目會一併被選取)。

3.按一下Ctrl+V(貼上),即可以改變該數列的長條圖為該圖片(下圖共有三個)。

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在 Excel 的工作表中如果要執行排序工作,通常都使用RANK函數。例如:

儲存格E2:=RANK(D2,$D$2:$D$14)

再將儲存格E2複製到儲存格E2:E14。

因為公式中的儲存格範圍$D$2:$D$14使用絶對位址,所以如果新增資料列時,整個排序欄位的公式全都要更改,否則會出現E欄中的錯誤(參考下圖)。

如何能做到即使增加多列的資料,也可以複製相同公式而不用更改全部的排序公式呢?

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在 Excel 的工作表中,如果要核對三個欄位中的數字是否完全相同,該如何做呢?

試著列舉以下數種計算方式來練習:

儲存格D2:=IF(A2=B2,IF(B2=C2,"V","X"),"X")

儲存格D3:=IF((A3=B3)*(B3=C3),"V","X")

儲存格D4:=IF(AND(A4=B4,B4=C4),"V","X")

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在 Excel 中的有一個資料表(如下圖),若要執行以下的運算,該如何處理?

(1) F欄要計算當A欄大於50 B欄大於50時,計算C欄、D欄、E欄的和。

(2) G欄要計算當A欄大於50 B欄大於50時,計算C欄、D欄、E欄的和。

透過陣列公式加入AND和OR運算即可完成。

儲存格F2:{=SUM(IF((A2>50)*(B2>50),C2:E2))}

儲存格G2:{=SUM(IF((A2>50)+(B2>50),C2:E2))}

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在 Excel 中若要在一個儲存格中顯示文字+數字的結果,則必須藉助 & 符號。例如:

儲存格E2:="共" & SUM(B2:D2) & "人"

會顯示「共1819人」,但是如果要對數字部分做顯示格式的設定該如何做呢?如何做到以下的效果呢?

只要藉助TEXT函數即可,詳細的函數說明請參考微軟網站:

http://office.microsoft.com/zh-tw/excel-help/HP010342952.aspx

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