學不完．教不停．用不盡

以前在使用 PowerPoint 播放簡報時，如果想要聚焦在投影片的某些地方，得透過特殊的工具將這些地方加以放大。現在 PowerPoint 2013 已經內建了可以局部放大投影片內容的工具了，這個工具稱為：拉近顯示。

當你在播放簡報時，將滑鼠移至左下角，出現了一組工具列，將滑鼠移至放大鏡上按一下：

此時，投影片會變暗，只留上要放大的區域(有點像燈箱效果)，選取你要放大的位置：

以前在 Word 文件中要加上浮水印，都要透過一些特殊的小技巧才能展現浮水印的功能。現在 Word 2013 已經有工具可以幫文件加上浮水印了。

選取[設計]功能表，按一下「浮水印」按鈕，可以挑選浮水印樣式：

按一下［自訂浮水印］按鈕，可以細部設定浮水印，例如：浮水印文字、字型、大小、色彩及在版面的位置(對角線或水平)等。

在 Office 2013 的共用功能中，能讓你在 Office 2013 編輯的文件即時的在網際網路上展現。你不需其他額外的雲端空間，但會用到你的 Microsoft 帳戶。

本例以 Word 2013 編輯的一個文件來做線上展示：

選取[檔案/共用]功能表，按一下「線上展示」：

再按一下「線上展示」按鈕：

在 Excel 中如果想要在一個儲存格範圍中，計算含有特定字元的儲存格個數，該如何處理？

例如：在下圖中的各報頭條新聞中，每一個頭條新聞儲存格的最後會有新聞來源，如何計算各個新聞來源的數量呢？

【公式輸入】

儲存格D2：{=SUM(NOT(ISERROR(SEARCH(C2,$A$2:$A$30)))*1)}

這是陣列公式，輸入完成要按 Ctrl+Shift+Enter 鍵。

以前就有人問過這樣的問題：當在 Excel 中輸入(或是轉入)的數字資料時，如果最前端有「0」，則 Excel 會自動省略不顯示，該如何還原這些 0 呢？(參考下圖)

在實務應用例如輸入學號、電話、編號等，往往會有第 1 碼即為 0 的狀況，而這些 0 是無法被省略的。而且在資料搜尋是例如「123」和「000123」應被視為不同資料。

以下幾種方式都可行，要如何使用，端看你的用途。

假設數字資料有 7 碼：

1. 使用公式

有人將 Word 2010/2013 文件直接儲存為 PDF 格式，想要將此 PDF 文件加密處理，不知如何操作較為恰當。在 Word 2010/2013 中如果要將文件儲存為 PDF 檔，已經內建可以設定密碼的功能，參考以下的步驟：

1. 選取[檔案/儲存並傳送]功能表，按一下［建立 PDF/XPS 文件］按鈕。

2. 按一下[建立 PDF/XPS]按鈕。

3. 在[發佈成 PDF 或 XPX]對話框中按一下［選項］按鈕。

同事問到當複製了網頁上的資料，在 Word 文件中 貼上時，常會因為網頁文字的格式和原來文件落差太大，而要進行修改，有無何種方式在使用上較為方便呢？

例如：複製網頁上的一小段文字：

當在 Word 中按一下 Ctrl+V 鍵時貼上這些資料，然後你按一下右下角的貼上選項的三角型符號，第一個為選項是保持來源格式設定：(以網頁格式貼上)

合併格式設定：(將網頁格式和文件格式綜合)

又有網友來問：在 Excel 的資料表中，如何將資料以公式欄列互換的問題，其實就是要將資料 90 度轉置。(參考下圖)

方法有多種，以下提供二種供參考：

(1) 使用 INDIRECT 和 ADDRESS 函數

儲存格E1：=INDIRECT(ADDRESS(COLUMN(A1),ROW(A1)))

使用 ADDRESS 函數，原來的用法是 ADDRESS(列,欄)，因為要轉置，所以改成 ADDRESS(欄,列)，再藉由 INDIRECT 函數將 ADDRESS 函數所指的位址轉換成儲存格內容。

又有人問到在 Excel 的資料表中，因為儲存格中含有一些特定的符號(參考下圖)，如何將這些符號一次去除呢？這個問題被問過好幾次了，大部分都是使用 SUBSTITUTE 函數即可解決！

因為本例中的儲存格內只有三種符號：*、/、!。所以只要以 SUBSTITUTE 將這些符號取代為空白即可。

儲存格B2：=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A2,"*",""),"/",""),"!","")

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【補充資料】

有人在公式中在間隔列中使用 True、Fasle ，要如何依序產生呢？有時在公式中必須判斷是奇數列或偶數列時就會用到，通常會利用 ROW 函數讓每一列能產生 1,2,3,4,…。

(1) 使用 EVEN 和 ROW 函數

儲存格A2：=EVEN(ROW())=ROW()　　[TRUE]

儲存格A3：=EVEN(ROW())=ROW()　　[FALSE]

…

有人想要在一個 Excel 的資料表中(如下圖左)，計算最近幾天的平均值，但是這個報表是動態的，因為每隔 2 天會新增一個日期，而且要從第 1 筆資料的位置來新增(如下圖右)，計算公式要如何撰寫？

原本計算平均是件簡單的事，但是由於資料會不斷的新增，所以公式中的儲存格位址會因為資料表新增一列而自動被調整，因此要使用間接方式來表達儲存格才能正確運算。

儲存格B2：=AVERAGE(INDIRECT("B7:B" & (7+ROW(1:1)*5)-1))

複製儲存格B2，貼至儲存格B2:B4。

"B7:B" & (7+ROW(1:1)*5)-1)：找出最近 5 天的儲存格位址範圍字串，當向下複製時會自動調整為最近 10 天和最近 15 天的儲存格位址範圍字串。

當我把一個做好的簡報檔放在不同的裝置上播放，所呈現的解析度可能不是和原來自已的電腦一致，如何使用自己想要的解析度播放呢？

這是個常見的問題，因為做好的簡報檔，可能在各種不同解析度的電腦上播放，你只要選取[投影片放映/監視器]功能表，再由「解析度」中挑選一個想要的大小來播放即可。一般解析度愈小，則速度愈快，畫質愈差，反之，解析度愈大，則速度愈慢，畫質愈佳。

以我個人的螢幕為例：目前設定螢幕解析度是 1280X800。

當以1024X468來播放時可以達全螢幕：

有人問到，在 Word 文件中，如果要輸入重覆出現的文字，除了使用複製／貼上的操作之外，還可以使用那些作法？(參考下圖)

當你輸入一個字之外，如果想要輸入重覆的字，你可以使用以下三種作法來加快速度：

(1) 按 F4 鍵

(2) 按 Alt + Enter 鍵

(3) 按 Ctrl + Y 鍵

同仁問到：在 Word 中如果想知道某個功能表／工具列上的按鈕是否有快速鍵可以使用，或是想要設定按鈕的快速鍵，該如何操作？

一般在 Word 中，如果已經有設定快速鍵的按鈕，你只要將滑鼠移至按鈕上，即會顯示快速鍵的相關資訊，例如下圖[複製格式]按鈕的快速鍵為 Ctrl+Shift+C 鍵：

如果你想要自行定義或更改按鈕的快速鍵，則按下 Ctrl+Alt+「+(加號)」鍵，滑鼠游標變成「不同的符號」，移至一個按鈕上按一下，例如「刪除線」按鈕。

目前並沒有代表鍵，將滑鼠移至［按新設定的快速鍵]文字方塊中，按一下你想設定的快速鍵，Word 會自動幫你鍵入快速鍵(例如：Ctrl+D)，按一下[指令]按鈕，即可設定完成。

網友留言問到想要在 Word 文件中製作一個座位名牌的檔案，不知該如何處理。(參考下圖)

新增一個 Word 文件，參考以下做法：

1. 插入一個文字方塊。

2. 在文方塊中插入一個 2 欄 X 1 列的表格。

3. 在表格中輸入文字。

同仁在 Excel 中建立了一個 SmartArt 圖形(如下圖)，想要將其儲存成一個圖片檔，日後可以重覆使用，該如何處理？

你可以試著這樣做：

1. 點選這個 SmartArt 物件，按一下 Ctrl+C 鍵，複製這個物件。

2. 在 Word 文件的空白處按一下右鍵，在[貼上選項]中選取「圖片」。

有位網友問到如下圖的資料表中，記錄了日期和開始／終止時間，要根據這個資料表得到轉換後的開始／終止時間，及超時時數和剩餘時間。要求如下：

每半小時發放津貼，剩餘的時間則撥為累計時數。例如︰
1) 超時工作 55分鐘 = 55分鐘累計時數
2) 超時工作 1 小時 = 1 小時津貼
3) 超時工作 1 小時 45分鐘 = 1:30 小時津貼 + 15 分鐘累計時數
4) 超時工作 3 小時 25分鐘 = 3 小時津貼 + 25 分鐘累計時數

有網友問到：在 Excel 的相關文章中有一篇提到如下圖左的資料表，想要轉換成如下圖右的分析表。本篇再把做法清楚描述一下，你也可以使用樞紐分析工具來做，現在要練習的是使用 SUMPRODUCT 函數。

【準備工作】

選取所有資料範圍，按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：部門、職務、年資。

【輸入公式】

(1) 計算各處室不同職務年資

又有同仁問到：在如下圖左的資料表中，如果想要在空白儲存格中劃上一個斜線記號，如何做可以比較有效率(不要一個一個儲存格慢慢劃上斜線)？

方法至少有二個，你參考一下，看喜歡那一種做法：

一、 使用「到」指令

1. 選取儲存格範圍。

2. 按一下 Ctrl+G 鍵，開啟「到」對話框。

在 Excel 中在操作對話框時，以下圖為例，可能你會選取一個選項，然後再按一下[確定]按鈕，以完成動作。有沒有更有效率的作法？

其實，你可以在某個選項上直接按二下即可，對話框會自動關閉並套用你的選項。

例如：你想要改變某個儲存格的背景色彩。以前，你要在色彩點一下，再按一下[確定]按鈕。現在，你只要某個色彩上直接按二下即可，對話框會自動關閉並套用你選取的色彩。

以此類推，在下圖中，你只要在想要的字型樣式或是大小中，針對某個選項點二下，即可完成工作了。