學不完．教不停．用不盡

有人有隱藏儲存格中的公式的需求，想要在 Excel 的工作表中當點選儲存格時，不要將公式顯示出來，以下列出一些可能的做法：

先在儲存格的格式設定中選取[保護]標籤，勾選「隱藏」：

當你把工作表保護之後，當點選儲存格時，公式不會被列在公式列上：

如果又不想使用保護工作表的方式，那只能將「公式列」隱藏起來了。

在 Excel 中， IF 函數是很常被使用的，在 IF 函數中可以使用多個條件以達到想要的判別結果。例如在下圖中的例子，要判別數值是否為介於40~80中的奇數，其中要用到三個條件：

(1) 是否大於或等於 40

(2) 是否小於或等於 80

(3) 是否為奇數

以儲存格B2為例，觀察以下三種寫法，都可以達到相同結果：

如果你想要讓一個在 Excel 工作表的圖案，能夠變化其中的文字(非重新輸入)，該如何操作比較方便呢？(參考下圖)

在工作表中的圖案如果想要其中的文字可變，你只要先選取這個圖案，然後在公式列中輸入「=」，再點選一個儲存格即可。例如：輸入「=A1」，則圖案中的文字會隨儲存格A1的內容而變。

而儲存格中的文字內容可以使用各種方式讓其可變，例如以下二種：(以可以變化Word、Excel、PowerPoint、Access、Outlook等內容為例)

(1) 使用下拉式清單

在儲存格A1中設定資料驗證，將［儲存格允許］設定為：「清單」，在[來源]文字框中輸入：「Word,Excel,PowerPoint,Access,Outlook」。

有人問到他的 Excel 檔中因為資料量過多，當新增或修改一筆資料時，因為太多的儲存格要重新計算，操作的速度變慢許多，該如何操作可以改進效能？

這是大型資料表常見的問題，因為儲存格彼此以公式關聯，公式中又可能引用非常多筆的資料，所以即使輸入或修改一個儲存格內容時，也會「牽一髮，動全身」！如果你也有這樣的困擾，可行的解決方式，可以將這個 Excel 檔案的自動計算功能，改為手動計算。

你只要在 Excel 中，選取[檔案/選項]功能，再點選[選項]對話框中的[公式]標籤，於「計算選項」區中勾選「手動」(預設在「自動」)。(參考下圖)

當設定為「手動」重新計算後，該如何手動呢？只要按下 F9 鍵，Excel 即會立刻執行重新計算。如果你怕「忘了」執行重新計算，則可以在上圖中勾選「儲存活頁簿前自動重算」。

特別注意：

有同事問到：如果能讓 Office 產生的文件能顯示文件內容的縮圖，在辨識文件時可以加快速度，該如何處理呢？

以 Word 2010 為例，當以檢視文件檔案時原本無法顯示文件內容的縮圖：

你只要在存檔(或另存新檔)時，勾選「儲存縮圖」選項：

在檔案總管中即可顯示該文件的縮圖了：

有老師重覆問到如果想要將學生的數次平時成績，以擇優方式來計算平均成績，不知何種方式較為方便。因為之前以陣列公式來設計，有些老師無法瞭解原理，本次改用另一種方法來設計。

參考下圖中的資料表，以擇優前 6 名的成績來計算：

儲存格O2：=AVERAGE(LARGE(C2:N2,{1,2,3,4,5,6}))

此公式的意義在於使用 LARGE 函數由儲存格C2:N2中，挑選最大的 1,2,3,4,5,6 數值，透過 AVERAGE 函數，計算平均。

{1,2,3,4,5,6} 是一種陣列的表示法，這樣處理可以在一個公式中做 6 個計算。

學生問了一個問題：在 Excel 中，如何快速產生一個 ABC … XYZ的26個英文字組成的字串？

以下提供一個做法：

1. 選取儲存格A1:A26，共 26 個儲存格。

2. 輸入公式：=CHAR(64+ROW(1:1))。

因為 A 的 ASCII 碼為十進制的 65。

有人想要根據不斷輸入的項目，自動給予一個序號，而且依不同項目別來編號。例如下圖中資料表，當輸入一個參賽項目後，能自動產生以該項目的第一個字元再加上流水號當為序號，該如何寫公式？

儲存格A2：=LEFT(C2,1)&COUNTIF($C$2:C2,C2)

複製儲存格A2，往下各列貼上。

LEFT(C2,1)：取出同列項目的第一個字元。

COUNTIF($C$2:C2,C2)：計算從儲存格C2以下的儲存格範圍，共有幾個和 C 欄各列相同的內容，這個數量即為其流水號。

在 Excel 2010 中，如果將兩個工作表設定並排顯示，這個工作表會並排在一個功能表之下：

在 Excel 2013 中，兩個並排顯示的工作表，各自會有獨立的功能表：(垂直並排)

(水平並排)

在使用 PowerPoint 2013 時，你會發現一個不錯的新工具。以前，當你在編製投影片時，有時很想套用投影片上已有的一些色彩，但因為不容易取得其紅、綠、藍的數值，所以無法仿製出相同的色彩。

現在 PowerPoint 2013 提供了選取投影片上的色彩的功能，你只要在圖案物件上按一下右鍵，然後在[填滿]下拉式清單中，選取「色彩選擇工具」。

將滑鼠移到想要的色彩上(會顯示 RGB 的色彩值)點一下：

原來圖案物件的色彩即會套用你所點選的色彩：

在 Excel 的工作表中輸入公式，有時候在一段時間過後，可能會遺忘當初設計公式的概念或是細節的地方，如果能仿程式設計，在公式中加入註解，應該是個不錯的做法，該如何處理呢？

以下圖計算三個科目的加權平均為例，其中國文權重為 4，英文為 3，數學為 3。

你原本輸入的公式為：

儲存格F2：=SUMPRODUCT((C2:E2)*{4,3,3})/10

或是

以前在使用 PowerPoint 播放簡報時，如果想要聚焦在投影片的某些地方，得透過特殊的工具將這些地方加以放大。現在 PowerPoint 2013 已經內建了可以局部放大投影片內容的工具了，這個工具稱為：拉近顯示。

當你在播放簡報時，將滑鼠移至左下角，出現了一組工具列，將滑鼠移至放大鏡上按一下：

此時，投影片會變暗，只留上要放大的區域(有點像燈箱效果)，選取你要放大的位置：

以前在 Word 文件中要加上浮水印，都要透過一些特殊的小技巧才能展現浮水印的功能。現在 Word 2013 已經有工具可以幫文件加上浮水印了。

選取[設計]功能表，按一下「浮水印」按鈕，可以挑選浮水印樣式：

按一下［自訂浮水印］按鈕，可以細部設定浮水印，例如：浮水印文字、字型、大小、色彩及在版面的位置(對角線或水平)等。

在 Office 2013 的共用功能中，能讓你在 Office 2013 編輯的文件即時的在網際網路上展現。你不需其他額外的雲端空間，但會用到你的 Microsoft 帳戶。

本例以 Word 2013 編輯的一個文件來做線上展示：

選取[檔案/共用]功能表，按一下「線上展示」：

再按一下「線上展示」按鈕：

在 Excel 中如果想要在一個儲存格範圍中，計算含有特定字元的儲存格個數，該如何處理？

例如：在下圖中的各報頭條新聞中，每一個頭條新聞儲存格的最後會有新聞來源，如何計算各個新聞來源的數量呢？

【公式輸入】

儲存格D2：{=SUM(NOT(ISERROR(SEARCH(C2,$A$2:$A$30)))*1)}

這是陣列公式，輸入完成要按 Ctrl+Shift+Enter 鍵。

以前就有人問過這樣的問題：當在 Excel 中輸入(或是轉入)的數字資料時，如果最前端有「0」，則 Excel 會自動省略不顯示，該如何還原這些 0 呢？(參考下圖)

在實務應用例如輸入學號、電話、編號等，往往會有第 1 碼即為 0 的狀況，而這些 0 是無法被省略的。而且在資料搜尋是例如「123」和「000123」應被視為不同資料。

以下幾種方式都可行，要如何使用，端看你的用途。

假設數字資料有 7 碼：

1. 使用公式

有人將 Word 2010/2013 文件直接儲存為 PDF 格式，想要將此 PDF 文件加密處理，不知如何操作較為恰當。在 Word 2010/2013 中如果要將文件儲存為 PDF 檔，已經內建可以設定密碼的功能，參考以下的步驟：

1. 選取[檔案/儲存並傳送]功能表，按一下［建立 PDF/XPS 文件］按鈕。

2. 按一下[建立 PDF/XPS]按鈕。

3. 在[發佈成 PDF 或 XPX]對話框中按一下［選項］按鈕。

同事問到當複製了網頁上的資料，在 Word 文件中 貼上時，常會因為網頁文字的格式和原來文件落差太大，而要進行修改，有無何種方式在使用上較為方便呢？

例如：複製網頁上的一小段文字：

當在 Word 中按一下 Ctrl+V 鍵時貼上這些資料，然後你按一下右下角的貼上選項的三角型符號，第一個為選項是保持來源格式設定：(以網頁格式貼上)

合併格式設定：(將網頁格式和文件格式綜合)

又有網友來問：在 Excel 的資料表中，如何將資料以公式欄列互換的問題，其實就是要將資料 90 度轉置。(參考下圖)

方法有多種，以下提供二種供參考：

(1) 使用 INDIRECT 和 ADDRESS 函數

儲存格E1：=INDIRECT(ADDRESS(COLUMN(A1),ROW(A1)))

使用 ADDRESS 函數，原來的用法是 ADDRESS(列,欄)，因為要轉置，所以改成 ADDRESS(欄,列)，再藉由 INDIRECT 函數將 ADDRESS 函數所指的位址轉換成儲存格內容。

又有人問到在 Excel 的資料表中，因為儲存格中含有一些特定的符號(參考下圖)，如何將這些符號一次去除呢？這個問題被問過好幾次了，大部分都是使用 SUBSTITUTE 函數即可解決！

因為本例中的儲存格內只有三種符號：*、/、!。所以只要以 SUBSTITUTE 將這些符號取代為空白即可。

儲存格B2：=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A2,"*",""),"/",""),"!","")

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【補充資料】