學不完．教不停．用不盡

同仁問到，每次為了節省紙張，將 PowerPoint 簡報每二張印在一張紙張上，但是會出現過多的白邊(參考下圖)，投影片內容相對也比較小。該如何減少這些空白的浪費呢？

原來大家都是在列印時選取以「講印／2張投影片」，並且選取「配合紙張調整大小」，列印結果如上圖。

可以的調整方式為：

1. 列印時選取「全頁投影片」列印及「配合紙張調整大小」。

同仁問到：在 Word 中有時候必須要顯示國字數字(例如：壹拾貳萬參仟肆佰伍拾陸)，但是輸入時又很想以阿拉伯數字輸入較為方便，該如何處理比較好呢？

如果你已經在 Word 文件中輸入好阿拉伯數字，則只要選取數字部分，再選取[插入/符號]功能表中的「數字」。

然後再[數字]對話框中選取一種數字類型，例如：壹、貳、參…。

數字會被加入萬、仟、佰、拾等位元數。

有網友問到：如果有一個時間數列其分和秒是以「'、"」表示，這個數列的時間是以文字格式儲存，無法拿來進一步運算，如何將其轉換為真正的時間呢？

這個問題很實用，也看過有人使用這樣的公式：

儲存格B2：

=MID(A2,1,FIND("'",A2)-1)&"分"&MID(A2,FIND("'",A2)+1,FIND("""",A2)-FIND("'",A2)-1)&"秒"

找到「'」和「"」的位置，再以 MID 函數取出分和秒的數值。

同事問到：在 Word 中常會有些文字有直書和橫書的轉換問題，例如：半型字由橫書轉換成直書時，會有半形字無法轉 90 度的問題(參考下圖)。該如何解決這種問題呢？

因為全型字可以轉換成直書，所以你可以先將文字中的電話號碼以全型字。但是又會佔太大的空間，所以將電話號碼設定為：字元比例 50%。(選取「其他」，你可以自訂想要的比例。)

有同仁問到：如果在播放簡報時，希望有一個時間進度圖當作參考，該如何處理呢？我建議了其中一個做法，參考以下說明。

1. 在一張空白的簡報中新插入一個圖表。

2. 將圖表的類型設為：環圈圖。

3. 將資料表設為只有一筆資料。

有老師問到：想要將一個班上的同學依生日統計各個月份,季份,星期的人數(參考下圖)，該如何處理？假設學生人數有50人，生日以西元年表示。

【準備工作】

選取生日欄位中有資料的儲存格，按一下 Ctrl+Shfit+F3 鍵，定義名稱：生日。

【輸入公式】

(1) 統計月份人數

同事問了一個問題：如果有一些數字是以 0 開頭(例如：學號、電話、…)，如何從 Word 中複製到 Excel 中使用？

如果你直接在 Word 中複製，而在 Excel 中貼上，將會發現開頭的 0 都被省略了。(參考下圖)

假設資料置於 Word 文件的表格中，以下是其中一種可行的方式。

1. 將資料複製到記事本中，並儲存為檔案。

有老師問到：在上課時需要一個計算器(1秒、2 秒、…)，我建議用 PowerPoint 來製作。順便用這個例子來練習多個 PowerPoint 的操作步驟。

參考以下的步驟進行：

1. 新增一個 PowerPoint 文件。

2. 將第1頁的投影片版面設定為「空白」。

3. 按著 Shift 鍵，再按狀態列上的[標準模式]按鈕，切換至「投影片母片」。

有網友問到，在一個 Excel 的資料清單中(如下圖左)，如果想要取出合於部分名稱的總和(如下圖右)該如何處理？

本例為資料清單中的名稱和要搜尋的名稱略有差異，前後多了一些字元。

【準備工作】

有學校老師問到：當在 Office 2010 中(例如 PowerPoint 2010)中開啟一個 Office 2013(例如PowerPoint 2003)的檔案，在繪圖物件中選擇格式的色彩時，沒有列出想要的色彩(如下圖)，該如何處理？

你只要在[設計]功能表中選取一種喜歡的佈景主題，或是自訂一個新的佈景主題：

之後，即可選用不同色彩配置的格式了：

在 Excel 中，格式化條件設定是一個重要功能，以下要練習：如果你想要讓指定儲存格的周圍(九宮格範圍)，顯示不同的色彩，以凸顯這個區域，該如何處理？(參考下圖)

(在一個較深的綠色構成的儲存格範圍中，某個儲存格週圍的九宮格顯示較淺的綠色

【例子示範】

1. 選取儲存格A1:N14。

2. 選取［樣示/設定格式化的條件]。

有同事問到：在 Excel 中如果想要快速建立一個數字組成的(欄X列)矩陣數列(如下圖)，該如何處理？

其實方法很多，以下提供一個方便的方式：

1. 選取儲存格A1:J10。

2. 輸入公式：=row()*column()

3. 按一下 Ctrl+Enter 鍵。

在 Excel 中有一個數值的數列，如果要計算符合某些條件的個數，該如何處理？為了讓學生練習，所以使用三種不同的做法來練習。

【準備工作】

選取儲存格A1:A25，按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵，定義名稱：數值。

【輸入公式】

在 Excel 的資料表中中有一個組別的名冊(如下圖左)，有人想要依組別將項目集合在一起(如下圖右)，該如何處理？

【準備工作】

選取儲存格A1:C27，按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵，定義名稱：序號、組別、姓名。

【輸入公式】

儲存格E2：{=IFERROR(INDEX(姓名,SMALL(IF(組別=E$1,序號,),ROW(1:1)+COUNTIF(組別,"<>"&E$1)),),"")}

人事室常會用到要將累計請假時數換算成天數，而且以 8 小時為一天，該如何處理？(參考下圖)

在 Excel 2010 中有一個 DEC2OCT 函數(將 10 進制數轉換成 8 進制數)，十分方便好用。

如果將請假時數(10進制數)轉換為天數(8 進制數)，可以觀察 B 欄的運算結果，發現只要取出最末一碼為時數，扣除未一碼以外的數即為天數。

(1) 計算天數，取出 8 進制數的除最末一碼以外的數

儲存格C2：=INT(DEC2OCT(A2)/10)

有網友問到：在 Excel 的工作表中有一些日期的字串(參考下圖A欄)，因為不是 Excel 標準的日期格式，所以無法用來排序，該如何轉換成 Excel 可以使用的日期格式呢？(參考下圖E欄)

(1) 取出月

儲存格B2：=LEFT(A2,3)

(2) 取出日

儲存格C2：=TRIM(MID(A2,5,2))

網友問到：如果有一個員工的名冊，想要用其製作一個亂數排班表，其中同一天的員工姓名不能有重覆的現象。

因為亂數產生，所以會用到「反覆運算」，因此要先選取[檔案/選項]，在[公式]標籤下勾選「啟用反覆運算」，並將最高次數設定為「5,000」(數值越大，運算時間越長)。

先選取儲存格A1:A9，按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵，定義名稱：員工。

儲存格D2：=IF(COUNTIF($D2:$I2,D2)>1,INDEX(員工,INT(RAND()*8+1),),D2)

在 Excel 中有一個時間的數列，如果想要標示每個時間所在的區間(參考下圖)，該如何處理？其中以每 2 個小時為一個區間，例如：08:00-09:59。

儲存格B2：=RIGHT("0" & (INT(INT(A2/(1/24))/2)*2),2)&":00" & "-" & RIGHT("0"&(INT(INT(A2/(1/24))/2)*2+1),2)&":59"

INT(A2/(1/24))：找出儲存格A2中的小時數。(Excel 一天以 1 計，每小計以 1/24 計。)

INT(INT(A2/(1/24))/2)*2：找出每間隔 2 小時的起始小時數。

RIGHT("0" & (INT(INT(A2/(1/24))/2)*2),2)：將小時數只有 1 位者前面補 0。

有網友問到：在 Excel 中有一個資料表(如下圖左)，如果想要將項目和數量整合在一起，並且忽略 0 的項目，該如何處理？

儲存格F2：=IF(B2,$B$1&B2& " ","" ) & IF(C2,$C$1&C2& " ","" ) & IF(D2,$D$1&D2,"")

IF(B2,$B$1&B2& " ","" )：判斷儲存格B2如果不為 0，則串接儲存格B1和B2，再串接一個空格，否則串接空字串。

IF(C2,$C$1&C2& " ","" )：原理同上，處理 B 的資料。

IF(D2,$D$1&D2,"")：原理同上，處理 C 的資料。

網友問到：在 Excel 中有一個如下圖中的資料表，如果想要根據編號來找出組別、位置和結果，該如何處理？

【準備工作】

選取儲存格A1:B18，按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵，定義名稱：組別、名稱。

【輸入公式】

(1) 找出結果