學不完．教不停．用不盡

有老師問到：在上課時需要一個計算器(1秒、2 秒、…)，我建議用 PowerPoint 來製作。順便用這個例子來練習多個 PowerPoint 的操作步驟。

參考以下的步驟進行：

1. 新增一個 PowerPoint 文件。

2. 將第1頁的投影片版面設定為「空白」。

3. 按著 Shift 鍵，再按狀態列上的[標準模式]按鈕，切換至「投影片母片」。

有網友問到，在一個 Excel 的資料清單中(如下圖左)，如果想要取出合於部分名稱的總和(如下圖右)該如何處理？

本例為資料清單中的名稱和要搜尋的名稱略有差異，前後多了一些字元。

【準備工作】

有學校老師問到：當在 Office 2010 中(例如 PowerPoint 2010)中開啟一個 Office 2013(例如PowerPoint 2003)的檔案，在繪圖物件中選擇格式的色彩時，沒有列出想要的色彩(如下圖)，該如何處理？

你只要在[設計]功能表中選取一種喜歡的佈景主題，或是自訂一個新的佈景主題：

之後，即可選用不同色彩配置的格式了：

在 Excel 中，格式化條件設定是一個重要功能，以下要練習：如果你想要讓指定儲存格的周圍(九宮格範圍)，顯示不同的色彩，以凸顯這個區域，該如何處理？(參考下圖)

(在一個較深的綠色構成的儲存格範圍中，某個儲存格週圍的九宮格顯示較淺的綠色

【例子示範】

1. 選取儲存格A1:N14。

2. 選取［樣示/設定格式化的條件]。

有同事問到：在 Excel 中如果想要快速建立一個數字組成的(欄X列)矩陣數列(如下圖)，該如何處理？

其實方法很多，以下提供一個方便的方式：

1. 選取儲存格A1:J10。

2. 輸入公式：=row()*column()

3. 按一下 Ctrl+Enter 鍵。

在 Excel 中有一個數值的數列，如果要計算符合某些條件的個數，該如何處理？為了讓學生練習，所以使用三種不同的做法來練習。

【準備工作】

選取儲存格A1:A25，按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵，定義名稱：數值。

【輸入公式】

在 Excel 的資料表中中有一個組別的名冊(如下圖左)，有人想要依組別將項目集合在一起(如下圖右)，該如何處理？

【準備工作】

選取儲存格A1:C27，按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵，定義名稱：序號、組別、姓名。

【輸入公式】

儲存格E2：{=IFERROR(INDEX(姓名,SMALL(IF(組別=E$1,序號,),ROW(1:1)+COUNTIF(組別,"<>"&E$1)),),"")}

人事室常會用到要將累計請假時數換算成天數，而且以 8 小時為一天，該如何處理？(參考下圖)

在 Excel 2010 中有一個 DEC2OCT 函數(將 10 進制數轉換成 8 進制數)，十分方便好用。

如果將請假時數(10進制數)轉換為天數(8 進制數)，可以觀察 B 欄的運算結果，發現只要取出最末一碼為時數，扣除未一碼以外的數即為天數。

(1) 計算天數，取出 8 進制數的除最末一碼以外的數

儲存格C2：=INT(DEC2OCT(A2)/10)

有網友問到：在 Excel 的工作表中有一些日期的字串(參考下圖A欄)，因為不是 Excel 標準的日期格式，所以無法用來排序，該如何轉換成 Excel 可以使用的日期格式呢？(參考下圖E欄)

(1) 取出月

儲存格B2：=LEFT(A2,3)

(2) 取出日

儲存格C2：=TRIM(MID(A2,5,2))

網友問到：如果有一個員工的名冊，想要用其製作一個亂數排班表，其中同一天的員工姓名不能有重覆的現象。

因為亂數產生，所以會用到「反覆運算」，因此要先選取[檔案/選項]，在[公式]標籤下勾選「啟用反覆運算」，並將最高次數設定為「5,000」(數值越大，運算時間越長)。

先選取儲存格A1:A9，按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵，定義名稱：員工。

儲存格D2：=IF(COUNTIF($D2:$I2,D2)>1,INDEX(員工,INT(RAND()*8+1),),D2)

在 Excel 中有一個時間的數列，如果想要標示每個時間所在的區間(參考下圖)，該如何處理？其中以每 2 個小時為一個區間，例如：08:00-09:59。

儲存格B2：=RIGHT("0" & (INT(INT(A2/(1/24))/2)*2),2)&":00" & "-" & RIGHT("0"&(INT(INT(A2/(1/24))/2)*2+1),2)&":59"

INT(A2/(1/24))：找出儲存格A2中的小時數。(Excel 一天以 1 計，每小計以 1/24 計。)

INT(INT(A2/(1/24))/2)*2：找出每間隔 2 小時的起始小時數。

RIGHT("0" & (INT(INT(A2/(1/24))/2)*2),2)：將小時數只有 1 位者前面補 0。

有網友問到：在 Excel 中有一個資料表(如下圖左)，如果想要將項目和數量整合在一起，並且忽略 0 的項目，該如何處理？

儲存格F2：=IF(B2,$B$1&B2& " ","" ) & IF(C2,$C$1&C2& " ","" ) & IF(D2,$D$1&D2,"")

IF(B2,$B$1&B2& " ","" )：判斷儲存格B2如果不為 0，則串接儲存格B1和B2，再串接一個空格，否則串接空字串。

IF(C2,$C$1&C2& " ","" )：原理同上，處理 B 的資料。

IF(D2,$D$1&D2,"")：原理同上，處理 C 的資料。

網友問到：在 Excel 中有一個如下圖中的資料表，如果想要根據編號來找出組別、位置和結果，該如何處理？

【準備工作】

選取儲存格A1:B18，按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵，定義名稱：組別、名稱。

【輸入公式】

(1) 找出結果

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有人問到如果要表示一個日期為星期幾，該如何處理？(參考下圖的三種表示方式。)

(1) 表示 A 和 表示 B

在儲存格格式中設定「數值」格式的類別為「日期」，類型為「星期三」或「週三」等格式。

有網友問到如下圖的數值儲存格和文字儲存格，如何分別計算其符合的個數？

【準備工作】

選取儲存格A1:A26，按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵，定義名稱：數值。這是由數字組成的儲存格。

選取儲存格F1:F26，按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵，定義名稱：文字。這是由文字組成的儲存格。

【輸入公式】

在 Excel 中有一個數列(如下圖)，如果想要依據區間列出各自的排名，該如何處理？

【準備工作】

選取儲存格B1:B26，按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵，定義名稱：數值。

【輸入公式】

(1) 列出區間

有網友問到：在 Excel 中有一個資料表(如下圖)，其中有 Ref 和 Name 兩個欄位，如何將相同 Name 的資料集合在同一欄，並且列出 Ref，該如何處理？(其中的 Ref 為文字模式)

【準備工作】

選取儲存格A1:B6，按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵，定義名稱：Ref、Name。

在 Excel 的工作表中，常見到要找出一段日期中不含六日的天數，該如何處理？(參考下圖)

你可以使用 NETWORKDAYS 函數很容易的求得結果，這次要用公式模擬這個函數的功能。

【公式解析】

(1) 儲存格C2：=NETWORKDAYS(A2,B2)

只要知道起始日期和終止日期，即可透過 NETWORKDAYS 函數求得不含六日的天數。

在 Excel 中有可能有些儲存格含有文字數，如何取出數字來執行小計呢？(參考下圖)

【準備工作】

選取儲存格A1:B25，按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵，定義名稱：內容、數字。

【輸入公式】

在 Excel 中有一個資料表(如下圖左)，根據不同組距值，要自動顯示範圍、最大值、最小值、平均值和總和(如下圖右)，該如何處理？

【準備工作】

選取資料範圍(例如：儲存格A1:B52)，按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵，選取「頂端列」，定義名稱：序號、數值。

選取儲存格E1，定義名稱：組距。