學不完．教不停．用不盡

最近日常生活中常聽到 22K 這個字眼，年青人聽到就害怕。就有人問到如何將薪水轉換成近似幾 K 呢？即以 1000 為單位來換算。

1. 選取儲存格A2:A14。

2. 按一下[常用/數值]功能表右下角之儲存格格式設定縮圖。

3. 在[儲存格格式]對話框中的[數值]標籤下，選取「自訂」，輸入格式："約"##0,"K"。

數值會以四捨五入方式進位到千位數。

網友問到：在 Excel 中給予一個日期，要找出不含週六日的 3 個工作天的日期，該如何處理？(參考下圖)

【解法】

儲存格C2：

=A2+3+IF(SUMPRODUCT(--(WEEKDAY(ROW(INDIRECT(A2 & ":" & A2+3)),2)>5))>0,2,0)

ROW(INDIRECT(A2 & ":" & A2+3)：找出原始日期到 3 天後日期形成的的儲存格陣列(本例：A40911:A40914)

WEEKDAY(ROW(INDIRECT(A2 & ":" & A2+3)),2)>5：找出原始日期到 3 天後日期中是週六日形成的 True/False 陣列。

在 Excel 中，如果想要製作一個下拉式清單來挑選內容(參考下圖)，則必須使用「資料驗證」的方式。

選取［資料/資料工具］功能表中的「資料驗證」選項，設定[儲存格內允許]為「清單」，再設定來源即可。

如果你不想要下拉式清單中的內容被改變(資料來源儲存格的內容被改變)，則可以藉助保護工作表的方式來設定。在保護工作表之前，要先對儲存格做設定：

選取儲存格A2，再選取［常用/儲存格］功能表的［格式］選項之「儲存格格式」。

有網友問到：在 Excel 中，有一串數字的字串數列中，如果要找尋某一數字字串的個數，該如何處理？(參考下圖)

儲存格B2：=(LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2,"02","")))/2

SUBSTITUTE(A2,"02","")：將要找尋的字串用空字串取代。

LEN(SUBSTITUTE(A2,"02",""))：計算上述新字串的字元個數。

LEN(A2)：計算原始字串的字元個數。

將原始字串的字元個數減掉產生的新字串的字元個數，再除以2(因為要找的字串：02，為 2 個字元)，即為答案。

新推出的 Office 2013 具有製作加密的 PDF 檔的功能，參考以下的步驟操作：

1. 選取[檔案]功能表，選取[匯出]選項。

2. 選取[建立PDF/XPS]區中按一下[建立PDF/XPS]按鈕。

3. 按一下[選項]按鈕。

你是否覺得 Office 2013 的預設背景是白色的，有點太淺太亮了，你可以調整為不同色彩。

以 Word 2013 為例：

1. 選取[檔案/選項]，開啟[Word 選項]對話框。

2. 在[一般]標籤下的 Office 佈景主題中選取「白色/淺灰色/深灰色」其中一種。

3. 按一下[確定]按鈕。

每個學校常需要對二次的成績做進步狀況的統計與分析，這次來練習這樣的報表。

例如：取得以下的二次成績表(參考下圖)：

要製作成以下的統計分析表(參考下圖)，功能要求：

一、進步分數大於等於 0 者以綠色顯示，小於 0 者以紅色顯示。(進步分數=第２次總分-第１ 次總分。)

二、計算每個學生的各班排名。

在 Excel 中如果你要套用格式化的條件來顯示不同格式效果，例如：在數列中標示大於等於5的數值(參考下圖)，你會這樣做：

1. 選取要套用格式的儲存格，例如：儲存格A2:A16。

2. 選取[常用/樣式]功能表的［設定格式化的條件］選項下的「新增規則」。

3.  選取[使用公式來決定要格式化哪些儲存格]選項，並在規則中輸公式：=A2>=5。

4. 按一下[格式]按鈕，設定一種儲存格底色。

在 Excel 中常使用資料驗證之提示訊息，做為點選某一儲存格之說明。該提示訊息會根據儲存格的位置做相對的移動，參考下圖可以發現每個資料提示訊息都在不同位置出現，因此提示訊息也多多少少形成了閱讀報表時的困擾。

如果你想要將提示訊息固定在一個地方，只要在點選有提示訊息的任一個儲存格，讓提示訊息顯示出來，再將其移到想要的位置。

如此，每一個有提示訊息的儲存格被點選時，其提示訊息都會顯示在你所設定的位置上。這樣一來，畫面就不會混亂，減少這些干擾，閱讀報表也會顯得容易多了

在 PowerPoint 2013 提供了一個新功能：合併圖案。先建立 2 個圖案，並且選取這 2 個圖案。

選取[格式/合併圖案]，你會看到下拉式清單，提供了五種合併圖案的功能：聯集、合併、分割、交集、減去。

以「合併」為例，結果如下：

如果你取 3 個圖案作合併，結果如下：

在 Word 2013 中已經允許使用者在文件中插入影片，你只要選取［插入/媒體］中的「線上視訊」，你可以在對話框中選取藉由 Bing 搜尋影片後來插入或是將已知網路上的影片網址嵌入程式碼。

例如：你在 Bing 中搜尋「sport」，點選一個找到的影片圖示，按一下[插入]按鈕。

插入在文件中的影片，可以改變大小及設定文繞圖的方式等。

大家在拿到一個 PDF 檔時，往往很想要取用其中的內容來編輯，不過受限於軟體不容易做到。現在，使用 Word 2013 將會很方便的達到這個動作。

取一個 PDF 檔來練習：

在 Word 2013 中選取 PDF 檔開啟：

Wrod 警告你將 PDF 轉換為 Word 文件會花點時間，並且會和原始文件有些不同，尤其是含有許多圖片物件時。

在 Excel 中，如果要運用 SUMPRODUCT 函數來計算分組小計(參考下圖)，會遇到數值中含有文字而發生錯誤訊息的問題。

為方便說先定義名稱，按一下 Ctrl+Shfit+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：人員、數量。

儲存格E2：=SUMPRODUCT((人員=D2)*數量)

複製儲存格E2，貼至儲存格E2:E5。

在下圖左的資料表中，如果分數欄位出現 0 或是空白，都會被視為 0，而運算結果不會出錯。

在下圖右的資料表中，如果分數欄位出現文字，則運算結果會出現錯誤訊息。

在 Excel 中常見到使用滑鼠、捲軸、鍵盤等各種方式來移至某一列，不過當要前往的某一列距離目前較遠，則在操控上比較不容易，往往速度較慢或是要來來回回的反覆操作。

你可以試著這樣做：

1. 按一下 Ctrl+G 鍵，顯示「到」對話框。

2. 在[參照位址]文字方塊中，輸入約略的儲存格位址，本例為「A250」。

3. 按下[確定]按鈕後，會立即選取這個儲存格(移動到這個儲存格位置)。

網友問到：在 Excel 中有一個日期和數量的數列會不斷的增加，如果想要將前一月的某一天(例如：25日)之前的日期自動以不同色彩顯示，該如何處理？(參考下圖)

因為要自動設定為不同的色彩，最方便的做法還是要藉助「設定格式化的條件」來處理，參考以下的做法。

【例】將前一個月的25日(含)以前日期設為紅色

1. 選取儲存格A2:B18。

2. 按一下[樣式/設定格式化的條件]之下的「管理規則」。

網友問到：在 Excel 中有一個日期時間的數列中，如果要調整日期時間，例如增加 10 秒或是增加 10 分，該如何處理？

儲存格B2：=A2+1/24/60/60*10

儲存格C2：=A2+1/24/60*10

複製儲存格B2:C2，往下各列貼上。

因為在 Excel 的日期時間表示法中，以 1 代表 1 天，所以 1 小時為 1/24，1 分鐘為 1/24/60，1 秒鐘為 1/24/60/60。透過加上/減掉特定的數值，即可產生各種時間。

在 Excel 中製作一個圖表，其同一個數列的色彩都是預設為相同色彩(參考下圖)，如果想要讓正負值以不同色彩表示，該如何處理？

1. 在圖表中點選一個數列。

2. 按一下右鍵，選取［數值資料格式］選項。

3. 在[填滿]標籤下勾選「負值以補色顯示」。

4. 如果不想要以補色表示負值，則自行在[填滿色彩]區中設定第二個色彩。(參考下圖)

在 Excel 2013 中設計一個統計圖表，可以輕鬆設定：圖表項目、圖表樣式、圖表篩選，當你在編輯一個圖表時，在圖表右上角的三個圖示，讓你可以快速切換及設定圖表。你可以使用 Ctrl 鍵來切換。

(1) 圖表項目

在此勾選圖表中要顯示/隱藏的項目。

(2) 圖表樣式

提供一些圖表的預設樣式，使用捲軸可以挑選各種樣式。

在 Excel 2013 中有一個新功能：快速填入，例如，你要將姓名中的「姓」和「名」分離，快速填入可以幫助你完成。(參考下圖)

1. 先在儲存格B2中輸入A欄中姓名的「姓」。

2. 選取儲存格B2:B12。

3. 按一下［資料/快速填入］指令。(或按一下 Ctrl + E 鍵。)

Excel 會仿照儲存格B2的內容，幫你將儲存格B3:B12填入「姓」的部分。你可以使用這個方法將「名」的部分填入。

在 Excel 中同時開啟多個活頁簿，將活頁簿並排顯示，或是將一個活頁簿新增視窗，再將這二個視窗並排檢視，在 Excel 2013 作了一些改變。

在 Excel 2010 中，多個活頁簿共同一個視窗：

在 Excel 2013 中，每個活頁簿有各自獨立的視窗。當你使用雙螢幕時，這樣更容易同時在兩個活頁簿上進行工作。

試著在 Excel 2010 的某一個活頁簿上新增視窗，結果如下：