學不完．教不停．用不盡

在 Excel 中大家都很熟悉如果要做到動態色彩效果可以使用「設定格式化條件」功能。如下圖，有一個含有日期的資料表，雖然月份都是由小到大，但是可能有些月份有，有些月份沒有，如何設定才能讓不同月份有所區隔。

(一) 月份必須連續，且每一月份皆有，利用儲存格底色分隔月份。(可以用在跨年份)

1. 選取儲存格A3：B27。設定儲存格底色：橙色。

2. 設定格式化條件為：使用公式來決定要格式化哪些儲存格。

同仁問到一個有趣的問題：在 Excel 中有一個折線圖，如果想要改變其中的線條層次(上層/下層)，該如何處理？

例如：在下列的統計圖中想要將最底層的紅色折線放到最上層。

參考以下的步驟：

1. 選取這個圖表。

2. 選取［圖表工具/設計］功能表中的「選取資料」。

同事問到：在 Excel 中以一個資料表製成一個統計圖，如果只想列印資料表，不想列印統計圖，該如何處理？(參考下圖)

提供二種方式來操作：

一、將統計圖隱藏

1. 選取統計圖後，選取 [常用/編輯]功能表中的「選取窗格」。

2. 在[選取窗格]中點選圖表，該圖表會被隱藏起來。

在 Excel 中常見到在一堆資料中要找出數個符合的項目，參考下圖。將檢核結果符合者，給予「V」記號，該如何處理？

為了讓學生多多練習，提供四種方式來操作，複製儲存格B2，往下各列貼上：

(1) 儲存格B2：=IF(ISNA(VLOOKUP(A2,$D$2:$D$9,1,FALSE)),"","V")

VLOOKUP(A2,$D$2:$D$9,1,FALSE)：查詢儲存格A2的內容是否為符合的項目，若不是會得到一個錯誤訊息「#N/A」。

在 Excel 中輸入資料，預設值為按下 Enter 鍵後移至同欄的下一列儲存格。同事問到，如何能向下輸入、向上輸入、向右輸入、向左輸入呢？

有一些簡單的技巧，可能常被忽略了。你可以選取一段儲存格範圍，參考以下有四種做法：

(1) 輸入資料後按 Enter 鍵，作用儲存格的移動方向為：由上往下，由左至右。

(2) 輸入資料後按 Shift + Enter 鍵，作用儲存格的移動方向為：由下往上，由右至左。

在 Excel 中常會使用到「日期/時間」的表示，所以日期/時間的格式設定相當重要。在儲存格的格式設定之「數值/自訂」中，可以輸入自訂的格式：

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整理了一些常用的格式如下：

【日期格式】

最近個人資料法的問題吵的沸沸揚揚，很多要公告的文件都必須要把名字做適當的隱藏。參考下圖，如何將第 2 字隱藏或是將倒數第 2 個字隱藏呢？

因為人名可能有 2, 3, 4, 5, …個字，所以可以隱藏第 2 個字或是倒數第 2 個字，或其他隱藏方式。

利用 REPLACE 函數，可以置換文字。

(1) 隱藏第 2 個字

儲存格C2：=REPLACE(B2,2,1,"O")

(2) 隱藏倒數第 2 個字

網友問到：如何計算某個日期為當年第幾週？如果不使用 WEEKNUM 函數，如何做到相同結果？(參考下圖)

(1) 使用 WEEKNUM 函數

在 Excel 2010 中，有一個 WEEKNUM 函數，可以根據某個日期傳回該日期為本年度的第幾週。

儲存格B2：=WEEKNUM(A2,1)

複製儲存格B2，往下各列貼上。

有同事問到：如果拿到一個 Word 檔，很想知道其中文字的格式設定為何，該如何操作呢？

以 Word 2010 為例：

開啟檔案後，按一下 Shift + F1 鍵，可以開啟/隱藏[顯示格式]窗格。

只要點選想要的文字，在[顯示格式]窗格中，會立即顯示該文字的格式。

點選設定的連結，例如：「字型」，會開啟[字型]對話框，你可以直接重新設定，並會套用在文字上。

在 Excel 中常見的資料表如下圖左，如果想要轉換為下圖右的呈現方式，你會如何下公式？

為了讓學生能靈活運用公式，所以用以下三種方式來練習：

(1) 儲存格F2：=IF($B2=F$1,$C2,)

(2) 儲存格F2：=SUMPRODUCT(($B2=F$1)*$C2)

(3)儲存格F2：=$C2*($B2=F$1)

複製儲存格F2，貼至儲存格F2:I22。

在 Excel 中有一個業績報表(參考下圖)，如果依照達成率來排名次，則參考下圖F欄的結果。但是，如果想要設定業績指標，超過一定值者才列入排名，參考下圖E欄的結果，該如何處ｍ理？

【準備作業】

選取儲存格A1:D23，按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：人員、業績、目標、達成率。

選取儲存格A1:H2，按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：指標。

在學校中，老師們常要製作成績進退步的統計表(參考下圖)，如果只以 +/- 分數來表示，感覺上比較薄弱。如果能以文字來表示(如E欄所示)，該如何處理呢？

假設進步者，以「進步XX分」表示，退步者，以「退步XX分」表示，進步分數為 0 為，以「不進不退」表示。

儲存格E2：=D2

設定儲存格E2的數值樣式為自訂：「"進步"00"分";"退步"00"分";"不進不退"」

複製儲存格E2，往下各列貼上。

有人想要計算一堆數字中(參考下圖)，包含 10 位數和個位數的 0~9 出現次數，該如何處理呢？

以上圖的儲存格A2為例，分別找出其 10 位數和個位數，公式如下：

(1) 10 位數：=INT(A2/10)

(2) 個位數：=A2-INT(A2/10)*10

如果要一個公式找出一些數值陣列的 10 位數和個位數，必須藉助 SUMPRODUCT 函數。

在 Excel 中你有試過讓註解也能使用超連結嗎？(參考下圖)

參考以下做法：

1. 在儲存格中按右鍵，選取［插入註解］指令。

2. 選取整個儲存格(包含使用者名稱，參考下圖)。

有同事問到：如果要在列印 Excel 文件的報表時，希望能自訂報表的起始頁碼，該如何處理？

一般要設定報表的頁碼，通常會想到在版面設定的頁首/頁尾中設定，例如：在[版面設定]對話框的［頁首/頁尾］標籤下，找找看有無設定頁碼的地方。

只看到可以設定[奇數頁與偶數頁不同]選項和[第一頁不同]選項：

沒關係，點選[自訂頁尾]按鈕，進入細部設定。還好，有一個[插頁頁碼]圖示，可以加入「&[頁碼]」參數，但是只能加入頁碼，無法設定起始值。

在 Excel 中如果給予一個數值區間的分組對照表，其中的數值區間並沒有固定的規則。現在，要根據這個對照表，自動將抽籤號碼設定為一個組別(參考下圖)，該如何處理？

【公式說明】

儲存格B2：=SUMPRODUCT(--(A2>VALUE(RIGHT($D$2:$D$11,2))))+1

RIGHT($D$2:$D$11,2)：找出區間後 2 碼的文字陣列。

讓學生做了簡單的練習題：如下圖，亂數產生紅組和綠組各 7 個介於 10 ~ 99 的亂數，如果紅組亂數大於綠組亂數，則顯示紅燈；如果綠組亂數大於紅組亂數，則顯示綠燈。(參考下圖)

做法：

1. 輸入公式

儲存格B1=INT(RAND()*81+10)

產生介於 10 ~ 99 的整數亂數。複製儲存格B1，貼至儲存格B1:H2。每按一下 F9 鍵，則亂數會重新產生一次。

你有這樣的需求嗎？在 Excel 中工作表的儲存格設有底色，但是不想在列印時列印底色，該如何處理？

例如下圖的儲存格設有底色：

參考以下的做法：

1. 選取[版面配置]功能表的「版面設定」。

2. 在[工作表]標籤下選取「儲存格單色列印」。

又有同仁問到：如何在多次給學生的平時考中取部分次數的成績來計算平均？

要求：成績如下圖所示，「V」為採計，「X」為不採計。不採計項目給予分數淡化處理。

(1) 計算平均成績

儲存格K3：{=AVERAGE(IF(UPPER($C$1:$J$1)="V",C3:J3,FALSE))}

這是陣列公式，輸入完成要按 Ctrl+Shift+Enter 鍵。

Windos 7 和 Windows 8 都適用一個有趣的功能，如果你已開啟多個視窗，想要留下某個視窗，而將其他用不到的視窗縮小。只要拖曳你要的視窗，左右來回揺一揺即可將其他視窗全部縮到工作列上。

如果所有視窗都已縮小到工作列，桌面上只有一個你要的視窗，只要拖曳這個視窗，左右來回揺一揺即可將其他工作列上的應用程式視窗全部開啟。

因為 Windows 7 和 Windows 8 援觸控螢幕，所以你只要在觸控螢幕上用手揺一揺視窗，可以很方便的收起和打開所有視窗。