學不完．教不停．用不盡

在 Excel 中常見到使用滑鼠、捲軸、鍵盤等各種方式來移至某一列，不過當要前往的某一列距離目前較遠，則在操控上比較不容易，往往速度較慢或是要來來回回的反覆操作。

你可以試著這樣做：

1. 按一下 Ctrl+G 鍵，顯示「到」對話框。

2. 在[參照位址]文字方塊中，輸入約略的儲存格位址，本例為「A250」。

3. 按下[確定]按鈕後，會立即選取這個儲存格(移動到這個儲存格位置)。

網友問到：在 Excel 中有一個日期和數量的數列會不斷的增加，如果想要將前一月的某一天(例如：25日)之前的日期自動以不同色彩顯示，該如何處理？(參考下圖)

因為要自動設定為不同的色彩，最方便的做法還是要藉助「設定格式化的條件」來處理，參考以下的做法。

【例】將前一個月的25日(含)以前日期設為紅色

1. 選取儲存格A2:B18。

2. 按一下[樣式/設定格式化的條件]之下的「管理規則」。

網友問到：在 Excel 中有一個日期時間的數列中，如果要調整日期時間，例如增加 10 秒或是增加 10 分，該如何處理？

儲存格B2：=A2+1/24/60/60*10

儲存格C2：=A2+1/24/60*10

複製儲存格B2:C2，往下各列貼上。

因為在 Excel 的日期時間表示法中，以 1 代表 1 天，所以 1 小時為 1/24，1 分鐘為 1/24/60，1 秒鐘為 1/24/60/60。透過加上/減掉特定的數值，即可產生各種時間。

在 Excel 中製作一個圖表，其同一個數列的色彩都是預設為相同色彩(參考下圖)，如果想要讓正負值以不同色彩表示，該如何處理？

1. 在圖表中點選一個數列。

2. 按一下右鍵，選取［數值資料格式］選項。

3. 在[填滿]標籤下勾選「負值以補色顯示」。

4. 如果不想要以補色表示負值，則自行在[填滿色彩]區中設定第二個色彩。(參考下圖)

在 Excel 2013 中設計一個統計圖表，可以輕鬆設定：圖表項目、圖表樣式、圖表篩選，當你在編輯一個圖表時，在圖表右上角的三個圖示，讓你可以快速切換及設定圖表。你可以使用 Ctrl 鍵來切換。

(1) 圖表項目

在此勾選圖表中要顯示/隱藏的項目。

(2) 圖表樣式

提供一些圖表的預設樣式，使用捲軸可以挑選各種樣式。

在 Excel 2013 中有一個新功能：快速填入，例如，你要將姓名中的「姓」和「名」分離，快速填入可以幫助你完成。(參考下圖)

1. 先在儲存格B2中輸入A欄中姓名的「姓」。

2. 選取儲存格B2:B12。

3. 按一下［資料/快速填入］指令。(或按一下 Ctrl + E 鍵。)

Excel 會仿照儲存格B2的內容，幫你將儲存格B3:B12填入「姓」的部分。你可以使用這個方法將「名」的部分填入。

在 Excel 中同時開啟多個活頁簿，將活頁簿並排顯示，或是將一個活頁簿新增視窗，再將這二個視窗並排檢視，在 Excel 2013 作了一些改變。

在 Excel 2010 中，多個活頁簿共同一個視窗：

在 Excel 2013 中，每個活頁簿有各自獨立的視窗。當你使用雙螢幕時，這樣更容易同時在兩個活頁簿上進行工作。

試著在 Excel 2010 的某一個活頁簿上新增視窗，結果如下：

在 Excel 中有許多的輸入輔助功能，幫助使用者能加速輸入的速度。在 Excel 2013 中可以用以下的方式讓 Excel 自動幫你完成輸入動作。

例如：在一個姓名清單中，要快速取出名字的部分，你可以這樣做。

1. 在儲存格B2中輸入A欄中姓名的名字部分，本例為：采燁。

2. 在儲存格B3中輸入A欄中姓名的名字部分，本例為：沅瑩。

當你輸入完「沅瑩」二字時，即會在B欄顯示預覽結果(每個儲存格都已取出名字的部分)。

3. 按一下 Enter 鍵，即可完成每個儲存格的名字輸入。

在 Excel 2013 中有一個新功能，當你選取了一個資料範圍，在右下角會顯示一個快速分析工具圖示(參考下圖)。它會列出你最常用的一些操作和分析時實用的相關工具，讓你減少操作步驟，提升使用效能。

只要將滑鼠停留在這個圖示上，即會顯示分析工具。或是在選取資料範圍後，按一下 Ctrl + Q 鍵，顯示這個分析工具。

快速分析工具有「格式設定、圖表、總計、表格、走勢圖」等五類，點選每一類的名稱，會顯示可用之工具。當滑鼠移至任一項工具上，資料範圍即可預覽該工具的結果。使用向右鍵或向左鍵，可以檢視更多的工具。

(下圖顯示當滑鼠停留在「列加總」時，資料範圍旁即顯示每列的加總預覽結果)

Office 2013 快要和大家見面了，先把 Excel 2013 的函數整理一下，以備不時之需。

以下資料源自微軟網站

http://office.microsoft.com/zh-tw/excel-help/HA102752955.aspx?CTT=3

統計函數 (參照)

Cube 函數

在 Excel 中的一個資料表(如下圖)，如果要將 A1, A2, A3, A4 相乘，但不希望空白儲存格也併入相乘，該如何處理？

一般如果你輸入公式「儲存格E2：=A2*B2*C2*D2」，會將空白儲存格以 0 計算。

複製儲存格E2，往下各列貼上。

其實你只要使用 PRODUCT 函數即可解決這個問題，因為 PRODUCT 函數在執行乘積時會跳過空白的儲存格。這和 AVERAGE 函數一樣，能在計算平均時不會將空白儲存格併入計算。

儲存格E2：=PRODUCT(A2:D2)

同事問到：在 Excel 中，有一個資料表須依由左而右、由上而下輸入資料，並且在中間會跳過 2 欄，如何才能快速輸入資料呢？(參考下圖)

我提供了一種可行做法：

1. 選取 C 欄和 D 欄，按一下右鍵，選取「隱藏」指令。(隱藏C 欄和 D 欄)

2. 選取功能表的[檔案/選項]功能，開啟[Excel 選項]對話框。

在 Excel 中，如果要拿來記錄請假時數，並且統計各類假別的累計時數，該如何處理？

請假時以小時數登記，統計時以 8 小時為一天計。

(一)請假時數小計

儲存格F2：=INT(C2/8) & "天" & MOD(C2,8) & "時"

複製儲存格F2，往下各列貼上。

在 Excel 中常會有一些數列需要分組小計，以下列舉二種公式可以對固定間隔位置的數列加總小計，例如每5個數為一組。(參考下圖)

(1) 使用 INDIRECT

儲存格E1：=SUM(INDIRECT("B" & (ROW(B1)-1)*5+1 & ":B" & (ROW(B1)-1)*5+5))

複製儲存格E1，貼至儲存格E1:E5。

(ROW(B1)-1)*5+1：往下複製時會產生 1、6、11、…。

有同事問到：如果要產生許多個一組6個字的亂數字串，該如何處理可以比較快？

在 Excel 中可以運用亂數函數來產生亂的效果。例如：

儲存格A1：=MID("ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZabcdefghijklmnopqrstuvwxyz0123456789",INT(RAND()*62+1),1)

複製儲存格A1，貼至儲存格A1:F1。

INT(RAND()*62+1)：產生 1 ~ 62 的亂數。(大寫字母、小寫字母、數字等合計62個字)

藉由 MID 函數取出 62 個字中的某一個。

在 Excel 中，如果想要計算各月不含星期六和星期日的天數，該如何處理？(參考下圖)

【公式解析】

儲存格C3：=SUMPRODUCT(--(WEEKDAY(ROW(INDIRECT("A" & DATE(A3,B3,1) & ":" & "A" & DATE(A3,B3+1,1)-1)),2)<6))

複製儲存格C3，貼至儲存格C3:C14。

DATE(A3,B3,1)：找出每月第1天所代表的數值

最近幫學校要設計一個可以用學生證記錄上學遲到學生學號，可以自動產生學生基本資料及入校時間的資料表(參考下圖)：

進而產生每週遲到學校數量的統計分析表(參考下圖)：

要如何來設計呢？參考以下的做法：

學生的基本資料如下圖，首先，選取資料表中所有的資料(例如儲存格B1:F1000)，將其定義名稱：Data。

最近高速公路計程收費的問題吵得火熱，在高速公路局也有列出每個交流道的里程。(參考下圖左)

高速公路交流道一覽表：http://www.freeway.gov.tw/Publish.aspx?cnid=1288&p=215

現在，要依這個交流道和里程的對照表，要來求出每二個交流道之間的里程，用來試算收費金額。(參考下圖右)

1. 選取交流道和里程的整個資料表，按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」選項，定義名稱：交流道、里程。

有網友問到：如果有 10 個數字的數列，要從中間挑出來最大的 5 個，並且標示不同色彩，該如何處理？(參考下圖)

一般這種問題，大多使用設定格式化條件來解決。參考以下的步驟：

1. 選取儲存格A1:A11，按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵，定義名稱：數列。

2. 選取「常用/樣式」區中的「設定格式化的條件」選項。

3. 選取「新增規則」項目。

在下圖中有多列數字組成的數列，現在希望能在每一列中找出含有數字 2, 4, 7, 13, 19 的個數，該如何處理？

透過陣列的使用，可以用簡短的公式來完成：

儲存格M2：{=SUM(IF(A2:K2={2;4;7;13;19},1,0))}

這是陣列公式，輸入完成要按 Ctrl+Shift+Enter 鍵。

要注意 {2;4;7;13;19} 陣列中是以「；」分隔。