學不完．教不停．用不盡

在 Excel 中有許多儲存格含有公式，有時必須註記公式的內函意義，以下提供三種方式在選取儲存格時能顯示公式的說明。當你列印報表時，並不會將公式說明文字列印出來。

(1) 使用 N 函數

在儲存格原來的公式中再加上 N("你要顯示的說明…")，並且在原來公式之後按一下 Alt + Enter 鍵，可以將說明文字分段在下一行中。

N 函數之說明：

語法：N(Value)

在 Excel 的工作表中如果要複製公式，可能有二種情形：複製公式內容和向下填滿公式。

以下圖的資料內容為例，A欄的儲存格為數值內容，B欄為A欄儲存格乘以4的公式。

(1) 在儲存格B9，按 Ctrl+’ 鍵，參考下圖左。

複製儲存格B8的內容，即複製儲存格B8的公式內容(=A8*4)，並且停留在編輯狀態。

(2) 在儲存格B9，按 Ctrl+D 鍵，參考下圖右。

在 Excel 中輸入資料時，每一欄位中可能有些資料會不斷的重覆，所以你可以使用「從下拉式清單挑選」的方式來輸入資料。

【例】你在某一欄位中輸入一些資料後，在新的儲存格中按一下右鍵，選取「從下拉式清單挑選」，你可以在下拉式清單中直接挑選。不過若是這個欄位的不同資料(人員名稱)數量過多，用挑選的方式不見得快。

【例】你也可以在選取一個儲存格後，按一下 Alt+↓ 鍵，也可以顯示下拉式清單，以「假別」這個欄位來看，變項只有數個，應該滿適合使用下拉式清單的方式來輸入資料。若是在數字欄位，則無法使用下拉式清單挑選的方式來輸入資料。

在 Excel 中一個儲存格會在公式中參照到一些儲存格(參考下圖)，例如儲存格C3=A3+A5+A7。

如果想要快速修改這三個儲存格的內容，有沒有比較快的方法呢？

如上圖，當你選取儲存格C3時，按一下 Ctrl+[ 鍵(「[」為左中括號)，Excel 會幫你自動選取公式中的所有儲存格。

你在儲存格A3輸入資料後，按一下 Enter 鍵，會跳至下一個已被選取的儲存格A5。

在 Excel 中，給予一段時間區間，如果要產生這個區間內的隨機時間，該如何處理？(參考下圖)

儲存格A2：=$D$1+RAND()*($D$2-$D$1)

$D$2-$D$1：計算二個時間相差的數值。

RAND 函數會產生一個大於等於 0 且小於 1 的隨機亂數。

複製儲存格A2，往下各列貼上。

有人問到：在 Excel 中，有一個日期和金額的資料表，如果想要計算一個日期區間內的金額總和該如何處理？(參考下圖)

【準備工作】

選取儲存格A1:B20，按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：日期、金額。

【輸入公式】

在 Excel 中有一個數列，如果要找尋數列中大於某數的最小值和小於某數的最大值，該如何處理？(參考下圖)

選取儲存格A1:A21，按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：數列。

(1) 求大於 30 的最小值

儲存格D2：{=SMALL(IF(數列>30,數列,FALSE),1)}.

這是陣列公式，輸入完成要按 Ctrl+Shift+Enter 鍵。

(2) 求小於 70 的最大值

網友問到：在 Excel 中，若要每次加總前一年的工作表中相同的儲存格，該如何處理？例如，在104年的工作表輸入 ='103年'!C2+'103年'!C3 ，等105年的工作表時又要103年改成104年，公式要如何設定？

一般的做法是直接在公式中設定固定工作表名稱的儲存格位址來計算，例如：

儲存格D1：=SUM('99年'!A2:A3)

如果要改成動態的工作表名稱，則可透過 INDIRECT 函數：

儲存格D1：=SUM(INDIRECT("'" & YEAR(TODAY())-1911-1 & "年'!A2:A3"))

最近日常生活中常聽到 22K 這個字眼，年青人聽到就害怕。就有人問到如何將薪水轉換成近似幾 K 呢？即以 1000 為單位來換算。

1. 選取儲存格A2:A14。

2. 按一下[常用/數值]功能表右下角之儲存格格式設定縮圖。

3. 在[儲存格格式]對話框中的[數值]標籤下，選取「自訂」，輸入格式："約"##0,"K"。

數值會以四捨五入方式進位到千位數。

網友問到：在 Excel 中給予一個日期，要找出不含週六日的 3 個工作天的日期，該如何處理？(參考下圖)

【解法】

儲存格C2：

=A2+3+IF(SUMPRODUCT(--(WEEKDAY(ROW(INDIRECT(A2 & ":" & A2+3)),2)>5))>0,2,0)

ROW(INDIRECT(A2 & ":" & A2+3)：找出原始日期到 3 天後日期形成的的儲存格陣列(本例：A40911:A40914)

WEEKDAY(ROW(INDIRECT(A2 & ":" & A2+3)),2)>5：找出原始日期到 3 天後日期中是週六日形成的 True/False 陣列。

在 Excel 中，如果想要製作一個下拉式清單來挑選內容(參考下圖)，則必須使用「資料驗證」的方式。

選取［資料/資料工具］功能表中的「資料驗證」選項，設定[儲存格內允許]為「清單」，再設定來源即可。

如果你不想要下拉式清單中的內容被改變(資料來源儲存格的內容被改變)，則可以藉助保護工作表的方式來設定。在保護工作表之前，要先對儲存格做設定：

選取儲存格A2，再選取［常用/儲存格］功能表的［格式］選項之「儲存格格式」。

有網友問到：在 Excel 中，有一串數字的字串數列中，如果要找尋某一數字字串的個數，該如何處理？(參考下圖)

儲存格B2：=(LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2,"02","")))/2

SUBSTITUTE(A2,"02","")：將要找尋的字串用空字串取代。

LEN(SUBSTITUTE(A2,"02",""))：計算上述新字串的字元個數。

LEN(A2)：計算原始字串的字元個數。

將原始字串的字元個數減掉產生的新字串的字元個數，再除以2(因為要找的字串：02，為 2 個字元)，即為答案。

新推出的 Office 2013 具有製作加密的 PDF 檔的功能，參考以下的步驟操作：

1. 選取[檔案]功能表，選取[匯出]選項。

2. 選取[建立PDF/XPS]區中按一下[建立PDF/XPS]按鈕。

3. 按一下[選項]按鈕。

你是否覺得 Office 2013 的預設背景是白色的，有點太淺太亮了，你可以調整為不同色彩。

以 Word 2013 為例：

1. 選取[檔案/選項]，開啟[Word 選項]對話框。

2. 在[一般]標籤下的 Office 佈景主題中選取「白色/淺灰色/深灰色」其中一種。

3. 按一下[確定]按鈕。

每個學校常需要對二次的成績做進步狀況的統計與分析，這次來練習這樣的報表。

例如：取得以下的二次成績表(參考下圖)：

要製作成以下的統計分析表(參考下圖)，功能要求：

一、進步分數大於等於 0 者以綠色顯示，小於 0 者以紅色顯示。(進步分數=第２次總分-第１ 次總分。)

二、計算每個學生的各班排名。

在 Excel 中如果你要套用格式化的條件來顯示不同格式效果，例如：在數列中標示大於等於5的數值(參考下圖)，你會這樣做：

1. 選取要套用格式的儲存格，例如：儲存格A2:A16。

2. 選取[常用/樣式]功能表的［設定格式化的條件］選項下的「新增規則」。

3.  選取[使用公式來決定要格式化哪些儲存格]選項，並在規則中輸公式：=A2>=5。

4. 按一下[格式]按鈕，設定一種儲存格底色。

在 Excel 中常使用資料驗證之提示訊息，做為點選某一儲存格之說明。該提示訊息會根據儲存格的位置做相對的移動，參考下圖可以發現每個資料提示訊息都在不同位置出現，因此提示訊息也多多少少形成了閱讀報表時的困擾。

如果你想要將提示訊息固定在一個地方，只要在點選有提示訊息的任一個儲存格，讓提示訊息顯示出來，再將其移到想要的位置。

如此，每一個有提示訊息的儲存格被點選時，其提示訊息都會顯示在你所設定的位置上。這樣一來，畫面就不會混亂，減少這些干擾，閱讀報表也會顯得容易多了

在 PowerPoint 2013 提供了一個新功能：合併圖案。先建立 2 個圖案，並且選取這 2 個圖案。

選取[格式/合併圖案]，你會看到下拉式清單，提供了五種合併圖案的功能：聯集、合併、分割、交集、減去。

以「合併」為例，結果如下：

如果你取 3 個圖案作合併，結果如下：

在 Word 2013 中已經允許使用者在文件中插入影片，你只要選取［插入/媒體］中的「線上視訊」，你可以在對話框中選取藉由 Bing 搜尋影片後來插入或是將已知網路上的影片網址嵌入程式碼。

例如：你在 Bing 中搜尋「sport」，點選一個找到的影片圖示，按一下[插入]按鈕。

插入在文件中的影片，可以改變大小及設定文繞圖的方式等。

大家在拿到一個 PDF 檔時，往往很想要取用其中的內容來編輯，不過受限於軟體不容易做到。現在，使用 Word 2013 將會很方便的達到這個動作。

取一個 PDF 檔來練習：

在 Word 2013 中選取 PDF 檔開啟：

Wrod 警告你將 PDF 轉換為 Word 文件會花點時間，並且會和原始文件有些不同，尤其是含有許多圖片物件時。