學不完．教不停．用不盡

在編輯 Word 文件時，如果你想要一次將多個相同文字轉換成相同圖片，該如何處理？

參考下圖，要將文件中的「林書豪」換成圖片：

1. 將 圖片複製到剪貼簿中。

2. 選取[常用/編輯]功能表中的「取代」。

3. 在[尋找目標]文字方塊中輸入「林書豪」。

在 Word 文件中，如果使用預設字型(新細明體)和預設大小(12倍)，參考下圖：

當字型由「新細明體」改為「微軟中黑體」時，行距變大了：

當字型大小設定為 14 倍，行距也跟著變大：

在一份 Word 的文件中，可能包含多個超連結，如下圖：

如果你想要移除某個超連結，則只要在該超連結上按一下右鍵，選取「移除超連結」。

如果想要一次移除所有的超連結，該如何處理呢？

先選取要移除超連結的區域，然後按一下 Ctrl + Shift + F9 鍵或是 Ctrl + 6 鍵，所有選取區中的超連結都會被移除，但是文字的底線、藍色等格式不會被移除。

網友問到：在 Excel 中的一個資料表(如下圖)，如果要計算每月指定日期之間的金額小計，該如何處理？

如果你用樞紐分析表來處理？這麼多種日期篩選方式，偏偏就沒有每月日期區間這項。

所以，需要自己設定公式來運算。只要透過 SUMPRODUCT 函數即可輕鬆完成。

以求每月5日至15日之間的總和為例：

在 Excel 中如果要取得某個儲存格所在的工作表之名稱，要藉助 CELL 函數。

儲存格A1：=RIGHT(CELL("filename"),LEN(CELL("filename"))-FIND("]",CELL("filename")))

CELL("filename")：取得活頁簿的完整路徑。

例如：磁碟名稱:\資料夾名稱\[活頁簿名稱]工作表名稱

FIND("]",CELL("filename"))：搜尋「]」的位置。

在 Excel 中有許多儲存格含有公式，有時必須註記公式的內函意義，以下提供三種方式在選取儲存格時能顯示公式的說明。當你列印報表時，並不會將公式說明文字列印出來。

(1) 使用 N 函數

在儲存格原來的公式中再加上 N("你要顯示的說明…")，並且在原來公式之後按一下 Alt + Enter 鍵，可以將說明文字分段在下一行中。

N 函數之說明：

語法：N(Value)

在 Excel 的工作表中如果要複製公式，可能有二種情形：複製公式內容和向下填滿公式。

以下圖的資料內容為例，A欄的儲存格為數值內容，B欄為A欄儲存格乘以4的公式。

(1) 在儲存格B9，按 Ctrl+’ 鍵，參考下圖左。

複製儲存格B8的內容，即複製儲存格B8的公式內容(=A8*4)，並且停留在編輯狀態。

(2) 在儲存格B9，按 Ctrl+D 鍵，參考下圖右。

在 Excel 中輸入資料時，每一欄位中可能有些資料會不斷的重覆，所以你可以使用「從下拉式清單挑選」的方式來輸入資料。

【例】你在某一欄位中輸入一些資料後，在新的儲存格中按一下右鍵，選取「從下拉式清單挑選」，你可以在下拉式清單中直接挑選。不過若是這個欄位的不同資料(人員名稱)數量過多，用挑選的方式不見得快。

【例】你也可以在選取一個儲存格後，按一下 Alt+↓ 鍵，也可以顯示下拉式清單，以「假別」這個欄位來看，變項只有數個，應該滿適合使用下拉式清單的方式來輸入資料。若是在數字欄位，則無法使用下拉式清單挑選的方式來輸入資料。

在 Excel 中一個儲存格會在公式中參照到一些儲存格(參考下圖)，例如儲存格C3=A3+A5+A7。

如果想要快速修改這三個儲存格的內容，有沒有比較快的方法呢？

如上圖，當你選取儲存格C3時，按一下 Ctrl+[ 鍵(「[」為左中括號)，Excel 會幫你自動選取公式中的所有儲存格。

你在儲存格A3輸入資料後，按一下 Enter 鍵，會跳至下一個已被選取的儲存格A5。

在 Excel 中，給予一段時間區間，如果要產生這個區間內的隨機時間，該如何處理？(參考下圖)

儲存格A2：=$D$1+RAND()*($D$2-$D$1)

$D$2-$D$1：計算二個時間相差的數值。

RAND 函數會產生一個大於等於 0 且小於 1 的隨機亂數。

複製儲存格A2，往下各列貼上。

有人問到：在 Excel 中，有一個日期和金額的資料表，如果想要計算一個日期區間內的金額總和該如何處理？(參考下圖)

【準備工作】

選取儲存格A1:B20，按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：日期、金額。

【輸入公式】

在 Excel 中有一個數列，如果要找尋數列中大於某數的最小值和小於某數的最大值，該如何處理？(參考下圖)

選取儲存格A1:A21，按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：數列。

(1) 求大於 30 的最小值

儲存格D2：{=SMALL(IF(數列>30,數列,FALSE),1)}.

這是陣列公式，輸入完成要按 Ctrl+Shift+Enter 鍵。

(2) 求小於 70 的最大值

網友問到：在 Excel 中，若要每次加總前一年的工作表中相同的儲存格，該如何處理？例如，在104年的工作表輸入 ='103年'!C2+'103年'!C3 ，等105年的工作表時又要103年改成104年，公式要如何設定？

一般的做法是直接在公式中設定固定工作表名稱的儲存格位址來計算，例如：

儲存格D1：=SUM('99年'!A2:A3)

如果要改成動態的工作表名稱，則可透過 INDIRECT 函數：

儲存格D1：=SUM(INDIRECT("'" & YEAR(TODAY())-1911-1 & "年'!A2:A3"))

最近日常生活中常聽到 22K 這個字眼，年青人聽到就害怕。就有人問到如何將薪水轉換成近似幾 K 呢？即以 1000 為單位來換算。

1. 選取儲存格A2:A14。

2. 按一下[常用/數值]功能表右下角之儲存格格式設定縮圖。

3. 在[儲存格格式]對話框中的[數值]標籤下，選取「自訂」，輸入格式："約"##0,"K"。

數值會以四捨五入方式進位到千位數。

網友問到：在 Excel 中給予一個日期，要找出不含週六日的 3 個工作天的日期，該如何處理？(參考下圖)

【解法】

儲存格C2：

=A2+3+IF(SUMPRODUCT(--(WEEKDAY(ROW(INDIRECT(A2 & ":" & A2+3)),2)>5))>0,2,0)

ROW(INDIRECT(A2 & ":" & A2+3)：找出原始日期到 3 天後日期形成的的儲存格陣列(本例：A40911:A40914)

WEEKDAY(ROW(INDIRECT(A2 & ":" & A2+3)),2)>5：找出原始日期到 3 天後日期中是週六日形成的 True/False 陣列。

在 Excel 中，如果想要製作一個下拉式清單來挑選內容(參考下圖)，則必須使用「資料驗證」的方式。

選取［資料/資料工具］功能表中的「資料驗證」選項，設定[儲存格內允許]為「清單」，再設定來源即可。

如果你不想要下拉式清單中的內容被改變(資料來源儲存格的內容被改變)，則可以藉助保護工作表的方式來設定。在保護工作表之前，要先對儲存格做設定：

選取儲存格A2，再選取［常用/儲存格］功能表的［格式］選項之「儲存格格式」。

有網友問到：在 Excel 中，有一串數字的字串數列中，如果要找尋某一數字字串的個數，該如何處理？(參考下圖)

儲存格B2：=(LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2,"02","")))/2

SUBSTITUTE(A2,"02","")：將要找尋的字串用空字串取代。

LEN(SUBSTITUTE(A2,"02",""))：計算上述新字串的字元個數。

LEN(A2)：計算原始字串的字元個數。

將原始字串的字元個數減掉產生的新字串的字元個數，再除以2(因為要找的字串：02，為 2 個字元)，即為答案。

新推出的 Office 2013 具有製作加密的 PDF 檔的功能，參考以下的步驟操作：

1. 選取[檔案]功能表，選取[匯出]選項。

2. 選取[建立PDF/XPS]區中按一下[建立PDF/XPS]按鈕。

3. 按一下[選項]按鈕。

你是否覺得 Office 2013 的預設背景是白色的，有點太淺太亮了，你可以調整為不同色彩。

以 Word 2013 為例：

1. 選取[檔案/選項]，開啟[Word 選項]對話框。

2. 在[一般]標籤下的 Office 佈景主題中選取「白色/淺灰色/深灰色」其中一種。

3. 按一下[確定]按鈕。

每個學校常需要對二次的成績做進步狀況的統計與分析，這次來練習這樣的報表。

例如：取得以下的二次成績表(參考下圖)：

要製作成以下的統計分析表(參考下圖)，功能要求：

一、進步分數大於等於 0 者以綠色顯示，小於 0 者以紅色顯示。(進步分數=第２次總分-第１ 次總分。)

二、計算每個學生的各班排名。