學不完．教不停．用不盡

有位網友問到：在 Excel 中如果建立一個含有入住日期和退房日期的住房資料表(如下圖左)，該如何自動計算每日住房的人數？

【準備工作】

選取儲存格B1:C27(你的資料範圍)，按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：入住、退房。

【輸入公式】

同仁問到，Excel 的一個檔案用了好長一段時間，想不起來曾經做了那些隱藏動作，所以也不知從何取消隱藏。

在 Excel 中能隱藏的地方有很多，例如：隱藏欄、隱藏列、隱藏工作表、隱藏物件等等(還有其他)。參考下圖有些線索可以看出做了隱藏動作：

如何將這些隱藏找出來，並且恢復未隱藏呢？用一個投機取巧的方式：

1. 選取[檔案]功能表中的「資訊」標籤。

2. 按一下[查看問題]按鈕之下的「檢查文件」選項。

在 Excel 中有一個資料表(如下圖左)，如果只想複製出奇數序號列的資料(如下圖右)，該如何處理較方便？

參考以下的做法：

1. 在儲存格D2輸入公式：=A2；在儲存格E2輸入公式：=B2

2. 選取儲存格D2:E3。

3. 拖曳右下角的填滿控制點至儲存格E26。

在 Excel 中有一個資料表(如下圖左)，有人想要將同一欄中相同的資料只保留第一個，讓資料看起來比較簡單一點，該如何處理？

參考以下的做法：

儲存格F2：=IF(COUNTIF(A$2:A2,A2)>1,"",A2)

複製儲存格F2，貼至儲存格F2:I22。

其原理是利用以第 2 列的絶對參照位址(A$2)為起點，利用 COUNTIF 函數來找出由第一個儲存格開始到某個儲存格之間，該儲存格內容所出現的次數，如果大於 1，表示重覆出現了，就以空白顯示。

在 Excel 中的一個資料表，其中有一個日期和時間組成的數列，有人想要將時間的部分除去，只留下日期，該如何處理？

以下提供二種方式：

一、使用 INT 函數

儲存格C2：=INT(A2)

複製儲存格C2，往下各列貼上。

有人問到：在 Excel 的資料表中，如果在公式中未使用絶對參照，但又想複製相同公式，貼在另一個位置該如何處理？(參考下圖)

大家應該知悉，如果在公式中使用「絶對參照」(例如：$A$1)，則複製儲存格公式，貼至另一個儲存格時，可以完整的複製相同公式；如果在公式中使用「相對參照」(例如：A1)，則複製儲存格公式，貼至另一個儲存格時，則會依儲存格的相對位址，自行調整公式內容。

然而，如果你已在儲存格公式中使用相對參照，而又想複製原來一樣的公式內容貼在其一個儲存格，該如何操作是好？參考以下的操作：(以上圖為例)

1. 選取儲存格D2:E19。

2. 按一下 Ctrl+C 鍵，複製儲存格D2:E19。

​有人問到：在 Excel 中的一個資料表(如下圖)，想要向下填滿一些空白儲存格，不知那種方式比較方便。

常常會拿到一些資料表，並不符合自己要用的格式，所以要自行動些手腳。這次不是要想些複雜的公式，而是以一些操作來完成。

參考以下的操做步驟：

1. 選取資料範圍，例如：儲存格A2:B22。

2. 按一下 Ctrl+G 鍵，開啟[到]對話框。

有網友問到先前的文章中，有一篇提到在 Excel 的工作表中，每種色彩對應一個數(參考下圖)，如果想要以色彩查表取得數值再計算總和。如果要將「欄」的內容轉換為「列」來呈現該如何修改公式？

（一）資料以「欄」排列

(1) 轉換數字後計算總和

儲存格B2：=VLOOKUP(A2,$F$1:$G$10,2,FALSE)

利用 VLOOKUP 函數，取得每個色彩所代表的數值，再加總即為答案。

最近讓學生練習在 Excel 中對於不固定個數之加總，即給予一個指定數，計算由第1個開始的累加結果。

(1) 使用 OFFSET 函數

儲存格F2：=SUM(OFFSET(B2,,,F1))

以相對位址概念，使用 OFFSET 函數找出一段儲存格範圍。

(2) 使用 INDIRECT 函數

有人問到如下圖的資料表中，如果只想要將日期調整為只顯示年份和月份，而不顯示日期部分，該如何做最簡便？建議你使用數值格式設定最方便！

先選取日期部分的所有儲存格，選取[常用/數值]功能表中的「儲存格格式：數值」。

選取「自訂」，在「類型」中輸入「yyyy/mm」，表示會顯示 4 碼的西元年份＋「/」＋2 碼的月份。

​​

有人問到：如果給予起始和終止的二個日期，如何列出區間中所有固定星期幾的日期？(參考下圖，本例為列出所有星期二的日期。)

本例以列出區間所有「星期二」的日期為例，參考以下的做法：

公式中要使用 WEEKDAY 函數，先觀察其中參數「1」，可以設定傳回 1~7 為星期日、星期一、…、星期六。

儲存格E2：=B1-WEEKDAY($B$1,1)+3

有人有這樣的需求：當在思考某個日期時，如果指定一個日期，希望能列出該週的完整日期列表(星期日～星期六)，該如何處理？(參考下圖)

先觀察這個表是由星期日、星期一、…、星期六排列，要運用 WEEKDAY 和 COLUMN 函數來操作。

在 WEEKDAY 函數的參數中「1」，可以設定傳回 1~7 為星期日、星期一、…、星期六。

儲存格B2：=$A2-WEEKDAY($A2,1)+COLUMN(A:A)

有同仁問到：如何能快速在一堆數值資料中判斷其中是否有數值重覆出現？(參考下圖)

首先：

如果想要以一個儲存格公式即能判斷，則必須使用陣列公式：

儲存格E2：{=IF(SUM(COUNTIF(A2:C10,A2:C10))>COUNT(A2:C10),"有","無")}

這是陣列公式，輸入完成要按 Ctrl+Shift+Enter 鍵。

同仁問到，每次為了節省紙張，將 PowerPoint 簡報每二張印在一張紙張上，但是會出現過多的白邊(參考下圖)，投影片內容相對也比較小。該如何減少這些空白的浪費呢？

原來大家都是在列印時選取以「講印／2張投影片」，並且選取「配合紙張調整大小」，列印結果如上圖。

可以的調整方式為：

1. 列印時選取「全頁投影片」列印及「配合紙張調整大小」。

同仁問到：在 Word 中有時候必須要顯示國字數字(例如：壹拾貳萬參仟肆佰伍拾陸)，但是輸入時又很想以阿拉伯數字輸入較為方便，該如何處理比較好呢？

如果你已經在 Word 文件中輸入好阿拉伯數字，則只要選取數字部分，再選取[插入/符號]功能表中的「數字」。

然後再[數字]對話框中選取一種數字類型，例如：壹、貳、參…。

數字會被加入萬、仟、佰、拾等位元數。

有網友問到：如果有一個時間數列其分和秒是以「'、"」表示，這個數列的時間是以文字格式儲存，無法拿來進一步運算，如何將其轉換為真正的時間呢？

這個問題很實用，也看過有人使用這樣的公式：

儲存格B2：

=MID(A2,1,FIND("'",A2)-1)&"分"&MID(A2,FIND("'",A2)+1,FIND("""",A2)-FIND("'",A2)-1)&"秒"

找到「'」和「"」的位置，再以 MID 函數取出分和秒的數值。

同事問到：在 Word 中常會有些文字有直書和橫書的轉換問題，例如：半型字由橫書轉換成直書時，會有半形字無法轉 90 度的問題(參考下圖)。該如何解決這種問題呢？

因為全型字可以轉換成直書，所以你可以先將文字中的電話號碼以全型字。但是又會佔太大的空間，所以將電話號碼設定為：字元比例 50%。(選取「其他」，你可以自訂想要的比例。)

有同仁問到：如果在播放簡報時，希望有一個時間進度圖當作參考，該如何處理呢？我建議了其中一個做法，參考以下說明。

1. 在一張空白的簡報中新插入一個圖表。

2. 將圖表的類型設為：環圈圖。

3. 將資料表設為只有一筆資料。

有老師問到：想要將一個班上的同學依生日統計各個月份,季份,星期的人數(參考下圖)，該如何處理？假設學生人數有50人，生日以西元年表示。

【準備工作】

選取生日欄位中有資料的儲存格，按一下 Ctrl+Shfit+F3 鍵，定義名稱：生日。

【輸入公式】

(1) 統計月份人數

同事問了一個問題：如果有一些數字是以 0 開頭(例如：學號、電話、…)，如何從 Word 中複製到 Excel 中使用？

如果你直接在 Word 中複製，而在 Excel 中貼上，將會發現開頭的 0 都被省略了。(參考下圖)

假設資料置於 Word 文件的表格中，以下是其中一種可行的方式。

1. 將資料複製到記事本中，並儲存為檔案。