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最近和學校同仁們討論到我自己在準備教材呈現上的做法。如果要將做好的講義放在網頁上,可以達到環保效果(不要列印),並且隨時、隨地都可以閱讀,教師可以隨時開講。然而每個老師們都有自己慣用的方式及最有效的法寶,不過使用上大多還是和個人專長及手邊工具為主。

這篇文章是要描述自己平常給老師們上研習課的時候,個人的教材呈現方式。

我會先準備的工具:

●個人部落格(學不完.教不停.用不盡)(http://isvincent.pixnet.net/blog)

●Evernote 記事本

●Google 雲端硬碟

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有些人開始使用 Google 雲端硬碟的 Google 試算表來取代 Excel,或是你想要發佈一個試算表文件時,透過 Google 試算表也很方便。本文要來看看如何在 Google 試算表中製作一個圖表。

在 Google 試算表中,當你要建立一個圖表時,不妨可以由 Google 提供的「探索」來開始。以下圖在 Excel 中的一個資料表為例:

在Google雲端硬碟的試算表中建立圖表並且分享

將這個檔案上傳至 Google 雲端硬碟並開啟(如下圖),按一下視窗右下角的「探索」。

在Google雲端硬碟的試算表中建立圖表並且分享

在[探索]窗格中,由「格式設定」區中點選一種格式設定,資料表隨即會套用這個格式:

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有網友問到:在 Excel 中有一個資料清單(如下圖左),如何轉換為表格形式(如下圖右)?

在下圖左的資料清單是由類別和項目組成,在下圖右的表格中將相同的類別的項目集合在一起,該如何設計公式?

Excel-清單資料轉換為表格資料(OFFSET,陣列公式)

 

【公式設計與解析】

為了幫助公式理解,請先選取儲存格A1:B25,按 Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選「頂端列」,定義名稱:類別、項目。

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在 Excel 中,如果你的工作表裡含有一些合併的儲存格,當你在這些儲存格中進行搜尋動作時,有時會遇到當機現象。你碰到過嗎?

如下圖,要在某些已合併的儲存格中搜尋含『Data』的儲存格,目前有四個儲存格含有『Data』。『Data』資料雖然分佈各欄中,但是列號分別有重疊。

Excel-如何避免在含有合併儲存格中搜尋資料引起的當機現象

當你開始搜尋動作時,只看到在名稱方塊中有不斷跳動的儲存格名稱,現在已經進入當機的狀態了。雖然你可以按 Esc 鍵,來終止尋找動作,但無法跳出當機狀態。

Excel-如何避免在含有合併儲存格中搜尋資料引起的當機現象

是否有方法來避免在含有合併儲存格中搜尋資料引起的當機現象?我的做法是在搜尋對話框中的進階選項,將『循列』改成『循欄』,即可解決這個問題。

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網友問到:如下圖,有一個 Excel 工作表的資料清單,如何找出儲存格中含有『助理』二個字?

Excel-找尋儲存內的文字(SUBSTITUTE,FIND,SEARCH)

 

1. 使用 SUBSTITUTE 函數

儲存格B2:=IF(SUBSTITUTE(A2,"助理","")<>A2,"助理","")

複製儲存格B2,貼至儲存格B2:B15。

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網友問到:在 Excel 中有一個資料表(參考下圖),如何由數值內容反推欄/列的標題?

例如:在儲存格J2中指定一個數值,要找出其人員為:『戊』,月份為:『三月』。.

【公式設計與解析】

1. 使用 SUMPRODUCT 函數

Excel-由資料陣列中反推對應的列標題和欄標題(OFFSET,SUMPRODUCT)

找出列標題:

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有網友問到:在 Excel 的工作表中有一個數值清單,如何取出固定間隔列的數值予以加總?

參考下圖,如何取出間隔 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 列的數值來加總?

Excel-取出固定間隔列的數值予以加總(SUMPRODUCT,MOD,ROW)

【公式設計與解析】

儲存格E2:=$B$2+SUMPRODUCT((MOD(ROW($A$3:$A$25)-2,ROW(2:2))=0)*$B$3:$B$25)

複製儲存格E2,貼至儲存格E2:E10。

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網友問到在 Excel 中如何重新排列資料,例如下圖由六欄轉換為一欄,其中會使用的函數有:OFFSET、INT、MOD、ROW、COLUMN等。

以下例舉五種資料重組的樣式來練習:

(1) 六欄轉換為一欄

Excel-資料重組(OFFSET,INT,MOD,ROW,COLUMN)

儲存格A6:=OFFSET($A$1,MOD(ROW(1:1)-1,2),INT((ROW(1:1)-1)/2))

 

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在電腦中無論使用 Word 來執行文書處理或是使用軟體來製作網頁,或是使用影像編修軟體來編輯照片,對於色彩的選取,你可能都看過以下的畫面:

Google-利用各種色彩模式查詢色彩對應的數值

Google-利用各種色彩模式查詢色彩對應的數值

Google-利用各種色彩模式查詢色彩對應的數值

Google-利用各種色彩模式查詢色彩對應的數值

Google-利用各種色彩模式查詢色彩對應的數值

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參考下圖,在 Excel 的工作表中有多個儲存格,每個儲存格中有一個字,如何找出每『X』字元的位置,進而找出每個『X』字元的間隔距離?

Excel-在多個儲存格中找出特定資料的位置(PHONETIC)

【公式設計與解析】

儲存格D4:=FIND("X",PHONETIC($A$1:$Z$1),D3+1)

(1) 先利用 PHONETIC 函數將多個儲存格串接成一個字串。

(2) 再透過 FIND 函數來搜尋字元在字串中的位置。

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