學不完．教不停．用不盡

在使用 Word 來作一些長文件時，為了讓文件更結構化，使用時更方便，你可能會要將一份文件加以「分節」，然後將不同的節給予不同的頁碼順序，而且可能在列印時指定列印某些節中的某幾頁，該如何處理這些的操作呢？

參考下圖，你必須學會：如何將文件分節、如何分節編頁碼、如何指定列印特定節／頁。

(1)設定分節

當你開啟一個 Word 文件新增內容後，在想要分節的位置，選取[版面配置／版面設定]功能表中的[分隔設定／分節符號]功能的「下一頁」指令。也就是在此之後的各頁和之前為不同節。

有網友問到：在 Excel 的資料表中有人員、日期、金額及其他欄位，要如何區隔人／區隔天來計算金額小計？參考下圖。

如果你使用「樞紐分析表」，手動產生下表，是很容易的事，但是如果你的日期數量較多，則表格會變的較寬。

或許把欄／列互換可以解決問題。

當你在閱讀一份多頁的文件時，可能會使用 PageDown／PageUp 鍵或是滑鼠滾輪，來到達下一頁或下一筆的頁面，但是因為文件大多是直式版面大小，而螢幕看起來卻像是橫式版面大小。參考下圖[左]，如果使用 PageDown／PageUp 鍵或是滑鼠滾輪來換頁時，並不會直接換到文件每一頁的最上方。

要如何操作才能像下圖[右]所示，每次換頁總是顯示在文件中每頁的最上方呢？這樣除了可以更精確直接看到想要內容，也可以減少使用鍵盤和滾輪的次數，操作時間也可以加快。

(1) Word

使用 Ctrl+PageUp／Ctrl+PageDown 鍵，可以切換至每一頁的最上方。

最近 XMind 提出的新版本：XMind 6(beta 2)，其中的第一個新功能，可以將畫好的心智圖，變成一個 Everntoe 的記事，剛好兩個軟體我都有在用，來看看效果如何。

XMind 6 下載網址：http://www.xmind.net/download/beta/

建議下載可攜式版，免安裝可直接使用。

在 XMind 6 中開啟或製作一個心智圖後，選取[檔案／存入Evernote]指令：

延續上一篇文章：Outlook-自訂搜尋資料夾做為郵件分類工具以提高使用效能，使用虛擬資料夾的觀念來做為管理郵件的大效方式。這個觀念可以套用在其他地方嗎？

其實虛擬資料夾每個人天天都在用，像是在電腦檔案總管裡的下載、桌面、文件、圖片、音樂等資料夾，都是有一個實體資料夾，圖中的 Dropbox、下載都有一個實際的資料夾，使用者不需要知道，即可直接對其資料操作。例如：

「我的文件」的實體資料夾是「C:\Users\Administrator\Documents」(帳號為administrator)

關於「媒體櫃」的操作與使用，可以參考另一篇文章：在Windows 7中善用媒體櫃。以下要來看看在 Evernote 上也有相關的應用。

例如，你可以將一個記事使用多個標籤，而一個記事只會放在一個記事本之下。所以當點選不同標籤時，可能會看到相同的一個記事。一個標籤就像是一個虛擬記事本。

如果你使用 Microsoft Outlook 做為收發郵件的工具，你可能會以「資料夾」做為分類郵件的標的，只要有新的郵件進來，你可以手動或是藉著已建立的郵件規則而自動的將信移至某個資料夾中。但是，同一封信可能會賦予不同的屬性，但卻只能放在一個資料夾中，造成在搜尋郵件時的困擾。如果要解決上述的問題，應該使用「虛擬」資料夾的觀念來處理郵件，而非使用「實體」資料夾的概念。

你如果使用的是實體資料夾，則郵件２和郵件４只能出現在一個資料夾中：

而你如果使用的是虛擬資料夾，則郵件２和郵件４可以出現在不同資料夾中：

Outlook 中也提供可以依分類、待處理等不同的方式來標記郵件，對於搜尋郵件時稍有幫助。

網友想要在一個客戶消費清單的 Excel 資料表中，找出消費金額大於某個數值者，因為客戶有重覆消費，所以金額要累計。如何能快速找出合於上述規則的客戶呢？

假設金額定為 2000 元，以下圖為例：其中第 4, 13, 14, 19 列為一次消費金額大於2000元者，第 3, 5, 10, 21 列，則為多次消費金額大於 2000 元者。

【問題解決】

儲存格C2：

=IF((COUNTIF($A$2:A2,A2)=1)*(SUMIF($A$2:$A$23,A2,$B$2:$B$23)>=2000),"V","")

在學校中，常常會遇到教育主管機關或是因為申請各種專案計畫／競爭型計畫等，要求到校評鑑或是訪視，往往都需要填寫一些報表文件，而且這些文件可能需要動員許多人來填寫。但是散出去給多人填寫的內容，收回文件檔案後，如何能快速知道一份文件被填寫了那些地方呢？

這些動作要求像是：有一個原始要填入各種資料的文件(已有部分的表格或文字)，並且把同一份文件要讓多人來填寫，但每個人填的位置可能是不一樣也可能是不一樣的。而最後還要整合變成一份最終版本的文件。

每次都可以看到承辦人辛苦且焦頭爛額的面對這些苦差事！你可以藉助 Word 中的「校閱」功能，其中有比較和合併的動作，應該可以幫你節一些時間！

首先開啟 Word，接著選取[校閱／比較]中的「比較」指令(如下圖)：

網友問到：在 Excel 的一個工作表中，若是全選後不小心把列或欄整個隱藏了，因為沒注意到，檔案已儲存並關閉，當開啟檔案後，如何將隱藏列或隱藏欄取消隱藏？

以下圖為例：當你全選儲存格時，在列上按下一右鍵，選取[隱藏]指令，所有列都會看不到了。此時按一下 Ctrl+Z 鍵，可以立即復原，回到未隱藏狀態。但是隱藏列後立即儲存檔案，再開啟檔案後，就會看到下圖的狀態，你將無法選取列來執行「取消隱藏」的操作。

因為大家習慣使用右鍵來選取指令，有時會忽略右鍵中的每個功能，在功能表中都有一個對應的指令。參考以下做法：

1. 在 A 欄上按一下，選取整個 A 欄。(也可以全選所有欄，或按 Ctrl + A 鍵。)

2. 選取［常用／儲存格／格式］功能，再於可見度中選取[隱藏及取消隱藏／取消隱藏列］指令。(或是按 Ctrl + ( 鍵，即 Ctrl+Shift+9 鍵，視窗中的 Excel 提示有錯。)

網友問了一個很多人都有的困擾：2010版的文字藝術師，不知道如何像2003版一樣，直接拖曳控制點，即可以變成較寬或較窄的字體？(先看說明，答案在文章最末。)

以 Word 2010 為例建立了一個文字藝術師物件，當你拖曳控制點時，例如將物件變窄：

結果文字沒有變窄，而且變成了二行，和你想要的結果不同。

或者你試著去設定文字方塊的相關設定都無法獲得解決。