學不完．教不停．用不盡

延伸閱讀：Excel-擷取儲存格內容分列中的每一列(SUBSTITUE,REPT,MID)

有人想要將 Excel 試算表中的資料分段取出，以下圖為例，內容共有三段，其中第二段以「< >」含括，如何將此三段分別取出呢？

你如果使用「資料剖析」工具，也是很快就可以完成這個工作。這次是要練習以公式來取出這三段文字。

運用多個文字相關函數，可以巧妙取出文字：

1. 第一段

在 Excel 中有一個資料表(如下圖)，如果想要執行兩個條件的運算，該如何處理？

例如：計算小於 20 或大於 50 的個數，或是計算大於等於 20 且小於等於 50 的個數，其中一個是或(OR)的運算，一個是且(AND)的運算。

如下圖的例子，你可能會採用 COUNTIF 來運算，這次來試試在陣列公式中使用＊和＋運算子。

1. 計算小於 20 或大於 50 的個數

(1) 儲存格D2：{=SUM((B2:B21<20)+(B2:B21>50))}

有網友常會問到要在 Excel 中顯示各種型式的日期格式，這篇文章加以整理關於日期格式的各種代碼及範例。

下圖為轉換各種日期格式時可以使用的各種代碼及其顯示結果：

。

以下列舉了多種的範例，其實就是以上代碼的排列組合而已。其中如果要加入文字(例如：年、月、日)時，要以「"  "」含括。兩種代碼連接時必須要有連結字元(例如：/、-、空格)。

你可以在儲存格的數值格式中自訂數值格式，將想要的格式填入類型框中：

有網友問到在印製學生成績單時，希望能遮蔽部分學生姓名，只保留本人姓名，每個人只能看到自己的姓名，這該如何處理？

參考下圖的原始成績單(下圖右)，我們要利用 Excel 來製作個人的成績單(下圖左)。

參考以下步驟：

1. 選取儲存格B1。

2. 再選取［資料/資料工具］功能表中的「資料驗證」。

有朋友想要利用 Excel 來計算指定個數之 2 的 n 次方總和，該如何處理？

參考下圖，如何來依指定的項目數計算 2 的 n 次方總和，例如：指定項目數為 5，則計算 2^1 + 2^2 + 2^3 + 2^4 + 2^5 的總和。

【公式】

儲存格F2：=SUMPRODUCT(2^ROW(INDIRECT("1:" & F1)))

ROW(INDIRECT("1:" & F1))：將儲存格F1中的內容轉換為位址，例如儲存格F1為10，則轉換為 ROW(1:10)

有位網友問到，在 Excel 中有一個數千筆項目的資料表如下圖，其中包含了地址和「點交、不點交」及「自住、空屋、租用」的資訊。

如果想要把這些資訊分欄顯示，如下圖，該如何操作。

如果使用「資料剖析」的工具將無法正確的獲得想要的結果，所以必須使用公式來操作。而且只要多次使用同一個函數(SUBSTITUTE)即可完成，參考以下說明：

(1) 地址

常有人會需要用到：指定某一個日期，要找出和它最接近的下一個星期幾(例如星期六)。利用 Excel 來操作，是一個簡單的事。

例如，在下圖中的多個日期，我們來練習找出最近的下一個星期六。

儲存格C2：=A2+7-MOD(WEEKDAY(A2,17),7)

複製儲存格C2，往下各列貼上。

WEEKDAY(A2,17)：在 WEEKDAY 中使用參數 17，用以判斷儲存格A2為星期幾。

有網友問到：在 Excel 中，如果輸入一個阿拉伯數字，要將其轉換顯示為國字並且字尾加上「元整」，該如何處理呢？(參考下圖)

根據上圖，如果輸入阿拉伯數字要顯示大寫國字(參考B欄)，則只要使用儲存格格式設定即可：

在[數值]標籤下選取「特殊」類別，在類型中選取「壹萬貳仟參佰肆拾伍」：

在 Excel 的公式中常使用邏輯運算(例如：AND、OR、NOT等)，繁複的邏輯運算會讓公式變得較長，並且不易閱讀及理解。例如下圖中：

(1) 將甲為 3 或 7 或 9 者顯示「V」，反之顯示「X」

(2) 將乙為 2 或 5 或 8 者顯示「V」，反之顯示「X」

(3) 將甲為 3 或 7 或 9 者並且乙為 2 或 5 或 8 者顯示「V」，反之顯示「X」

本例主要是要練習在公式中使用常數陣列來簡化公式：

有網友問到：如下圖，如何在 Excel 中如何輸入資料時，限定只能輸入「V、X」，並且計算同一列中的「V」個數？

(1) 限定只能輸入「V、X」

使用「資料驗證」來限定只能輸入的字元。

1. 選取儲存格A1:H12。

2. 選取［資料／資料工具］選單中的「資料驗證／資料驗證」選項。

本文利用 VLOOKUP 函數來說明陣列的應用。例如：在下圖的資料表中，當輸入「類別」時，希望能自動帶出「費用」，最簡單的方式是用函數來查表。而函數中就會用到陣列。

(1) 使用輔助資料表

儲存格B2：=VLOOKUP(A2,$D$2:$E$5,2,FALSE)

必須先建立一個類別和費用對照的輔助資料表，然後在 VLOOKUP 函數中直接取用該資料表，形成一個變數陣列。好處是若修改資料表內容時，不用修改公式。

先前的文章中，已有提到如何移除重覆的資料，請參考：

移除表格中重覆的資料(http://isvincent.pixnet.net/blog/post/35843727)

快速移除重覆的資料(http://isvincent.pixnet.net/blog/post/32199587)

以下圖為例，資料表中共有三個欄位，如果你要移除重覆，可能要考量到那幾個欄位重覆。例如：姓名重覆、姓名和項目重覆等。

而在 Excel 2010/2013 中，就可直接移除重覆資料的按鈕，做法如下：

1.  先選取資料範圍(儲存格A1:C16)，然後按一下「移除重覆」。

網友問到在 PowerPoint 中如果想要將一個簡報轉成影片，並且有背景音樂會在影片中播放，該如何處理呢？（本例以PowerPoint 2013 為例，在 PowerPoint 2010 也適用！）

假設簡報已經做好了，現在先來插入一個背景音樂：

1. 選取[插入／多媒體／音訊]功能表，再選取「我個人電腦上的音訊」。(即要放入電腦中的一個音樂檔)

2. 選取這個音樂播放器圖示，顯示[播放]功能表。

3. 點選「在背景播放」。

最近網友又問到了陣列的使用。使用陣列可以讓公式可以簡短一些，可以減少一些輔助欄位的使用，但也增加初學者理解上的難度。參考下圖，通常會在一堆資料中，透過陣列公式來取得符合某些條件的陣列(篩選)，再進一步進行運算。

以下就使用不同的函數來求下圖右的運算。為了方便公式的使用與說明，先選取儲存格C1:D16，按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：類別、費用。

【陣列公式】

如果你要在公式中套用陣列的觀念，必須在輸入公式後，按一下 Ctrl+Shift+Enter 鍵，Excel 會自動幫你在公式上套用 {  XXX  } ，表示這個公式是陣列公式。

在 Excel 中，如果你要在一個資料表中做查詢或運算的動作，你可以先定義名稱以方便公式撰寫。例如：選取儲存格A1:Ｄ16，按一下 Ctrl+Shfit+F3 鍵，勾選「頂端列」，即可建立名稱：姓名、班級、性別、成績。

也可以將所有資料範圍儲存格A2:D16定義一個名稱，例如：資料。

使用範例如下：

儲存格G2：=INDEX(資料,6,1)

在 PowerPoint 環境下編輯投影片內容，可以看成投影片是一個一個的物件所組成。當你在移動這些物件時，為了達到對齊的效果，PowerPoint 提供了「格線」讓你可以對齊物件。

如果想要顯示／隱藏格線，可以在投影片上(不要在任何物件上)按一下右鍵，點選「格線與輔助線」：

在[格線及輔助線]對話框中：

1. 格線設定

有人想要知道如何利用 Excel 求每個月的最後一天的日期?例如：每年的二月最後一天或許就不一樣(28天/29天)。

提供二種方式：(參考下圖)

(1) 儲存格C2：=DATE(A2,B2+1,1)-1

(2) 儲存格C2：=DATE(A2,B2+1,0)

複製儲存格C2，往下各列貼上。

和學校老師聊到：大多數人都是製作了精美的簡報，在播放時一張一張播到底，完成簡報播放工作。然而，你有用過 PowerPoint 2013 的投影片播放功能嗎？或許可以來改變一下播放時的操作模式。

如果你使用 PowerPoint 2013 透過單槍投影機或雙螢幕等裝置來播放簡報時，除了在單槍上或是另一個螢幕上看到一張投影片的內容之外(下圖左)，你還可以在自己的螢幕上執行投影片播放的管理(下圖右)。

也就是說你可以透過電腦來管理投影片的放映工作，當然這些內容只有在做簡報的人看得到。

現在來逐一檢視相關功能。首先看到螢幕左上角，你可以操作：

在使用 Google Drive 時，你知道可以新增 Fusion Table 文件嗎？你可以利用現有的 Excel 檔來上傳，設定好項目，可以讓你公開在網路上展示。

你必須先在 Chrome 線上應用程式商店(https://chrome.google.com/webstore/category/apps?hl=zh-TW)中，找到 fusion tables，並且加以連結：

之後你才能在 Google Drive 中使用 Fusion Table：

參考以下的操作說明：

有網友留言問到：如何做到類似將部落格中每篇文章的標題放到 Excel 的工作表中的動作呢？

如果以我個人在 PIXNET 的部落格(http://isvincent.pixnet.net)為例，其正好有提供發表時間、文章標題、人氣及留言數的摘要。

以 http://isvincent.pixnet.net/blog/listall/1 來看，每頁提供了  50 個文章標題：

如果想要將這些標題抓到 Excel 中，除了複製／貼上的做法之外，還可以利用 Excel 中提供的［取得外部資料／從Web］的功能。以下來示範操作方式：

1. 在 Excel 中選取[資料／取得外部資料]功能表中，選取「從Web」。