學不完．教不停．用不盡

在 Excel 中，製作統計圖表是件簡單的事，但是如果你的資料裡有關於國家的部分，可以使用「地圖」來呈現統計圖表。

1. 選取資料欄位，至少要含有國家和數值。

2. 選取「插入／地圖」。

顯示預設定的圖表樣式：

在Excel 中，如果兩欄資料互相沒有重疊，如何將兩欄的資料合併成一欄？

【手動操作】

1. 先把甲的資料複製到合併欄位。

2. 複製乙欄的全部資料。

3. 在儲存格D2中按右鍵，選取「選擇性貼上」，點選「加」運算。

在 Excel 中，儲存格資料的分割與合併是常常要用到的，以下用簡單的例子，稍微整理了常用的做法。

1. 使用「&」串接儲存格

利用「＆」運算符號，儲存格D1公式：「=A1&B1」

當一個工作表的內容超出的預設的紙張大小，而且不想要印成一頁以上，該如何處理？

利用「整頁模式」來檢視工作表內容，發現有些許內容超出頁面。

參考以下數個方法。

【方法一】

在 Excel 中製作好的內容如果要傳給別人，很多人是不想使用抓圖軟體，擷取內容後再傳給別人，因為太麻煩了！

不過，如果你有在使用 Line，現在沒有這個困擾了！

例如，以下是在 Excel 中產生的表格內容。

當選取儲存格A1:N11，再複製該如區域。（例如，使用 Ctrl+C 鍵）

開啟 LIne 後，按下 Ctrl+V 鍵，執行「貼上」。

同事問到：在 Google Classroom 中上傳給學生的講義PDF檔，如何讓學生只能檢視而無法下載該檔案？

參考以下的做法：（在此以PDF檔案格式為例，其他格式做法相同。）

1. 先將講義PDF檔上傳至雲端硬碟。

2. 在課堂作業區中建立一個資料。

3. 在「新增」中選取「檔案」，並選取你上傳的講義 PDF 檔。

4. 發佈該作業（資料）。

延續這篇：PowerPoint-讓教學資料中投影片裡的部分內容不印出來

老師問到：在投影片中某些物件的組合已經完成，如果不想讓學生拆解，又想保留完整的結果，該如何處理？

可以在給學生的投影片裡，複製全部物件，再於貼上時選取：貼上圖片。

如此，學生看到的是完整結果，但是無法拆解（因為這是圖片）。

學校老師和我討論到備課的問題，例如，在簡報檔中如果某些內容是不印給學生，或是在開始教之前不讓學生看。但是，在教學過程中又想要直接使用該如何處理？

參考下圖，印出來的內容有部分是暫不出現。

參考以下三種不同的做法：

1. 將暫不出現的內容放在投影片之外，要使用時再拖曳至投影中編輯。

網友問到：如何利用 Excel 來設計驗證「統一編號」的公式？

參考下圖，其規則如下：

(1) 取出統一編號的每一個位元數字。

(2) 由最高位至最低依序乘以：1, 2, 1, 2, 1, 2, 4, 1

(3) 取出第(2)式相乘後的個位數。

(4) 取出第(2)式相乘後的十位數。

學校裡常見的資料通常有：學號、姓名、性別、生日、電話等，這些大批的資料有時需要轉換後才能使用。例如：

姓名：要區隔為「姓(First Name)」和「名(Last Name)」

學號：轉換為郵件位址（本例為「10+學號@xyz.tyc.edu.tw」）

【公式設計與解析】

網友問到：在 Excel 中，如果有一個頭尾是文字、中間是數字的儲存格內容，如何取出其中的數字？

參考下圖，例如：在AB1234ED字串中取出數字1234。

【公式設計與解析】

1. 找出數字第一位的位置

最近學校註冊組同仁在處理新生資料時，告知常常會有日期處理的困擾。因為由系統輸出或要輸入的日期轉到 Excel 之後，不知要如何處理。因為日期有西元年、民國年的差別，生日的月和日也有是否要補足2碼的問題。

例如：

1.日期的民國年、月、日分於三個儲存格要轉換為西元年，並且月和日以２碼表示。

2.格式：94.01.08，要轉換為西元年，並且月和日以２碼表示。

3.格式：940108，要轉換為西元年，並且月和日以２碼表示。

4.格式：94.01.08，要轉換為西元年，並且月和日以２碼表示。

學生在製作學習歷程檔案時，因為受限系統只接受大小為2M以內的PDF檔，所以不少學生會被難倒。因為製作好的PDF檔案，偏偏就是大於2M，因此需要一個瘦身的工具。

現在，Adobe 提供了可以壓縮 PDF 檔案的工具，而且是個免費的線上工具。

只要連線：pdf.new，即可線上壓縮PDF檔。

1. 點選：Compress PDF。

2. 點選：Select a file。

3. 從電腦中選取一個要壓縮的檔案。

因為教學的關係，平常會記錄一些對學生有用的「隻字片語」，累積了不少的資料。今天不小心想要將其轉換成一張一張的投影片。數以千計的句子，總不能一句話複製到一張投影，慢慢的完成吧！

這是原始Word檔案的文字內容：

參考以下的步驟：

1. 將所有段落文字：「^p」取代為「^p思考^p」（每段插入「思考」）

回答網友提問：在 Excel 中有一個如下圖左表格的資料清單，如何利用公式轉換為如下圖右的表格格式？

很多種的表格格式轉換都是「N列ＸＭ欄」轉「X列Y欄」，這一類的問題不外乎都會用到 OFFSET, INT, MOD 函數。

【公式設計與解析】

1. 轉換表格標題

在 Excel 中，如何將取得的網址清單轉換為可點選的超連結？

例如，由Analytics網站（https://analytics.google.com/）看到一些網址相關的資料：

下載資料成為 Excel 檔後，如何才能根據網頁網址，轉換為可點選的超連結？

使用公式，儲存格B2：

當你使用Google 文件編輯一份文章，其中有可能部分資料來自於網際網路，可能會想知道還有那些網頁提供了相同的資訊或是想要查找某段文字中提到的專用名詞，甚至想要為該段文字建立好超連結，以連回原來的網頁。

這些動作，Google 都已經內建在Google文件的編輯中的。例如，利用以下的文件：

選取一段文字，在上面按右鍵，選取：探索。（或是使用快速鍵Ctrl+Alt+Shift+I）

Google 會幫你找出類似的網頁，也可以找出相關的圖片。搜尋範圍也含對你的雲端硬碟裡的文件。

在 Excel 中的尋找與取代功能，不只能尋找文字和數字等資料，也能搜尋與取代格式，你可以好好的利用它來提高工作效率。

例如：找尋儲存格數值格式為 yyyy/mm/dd 者：

搜尋得到第一個儲存格數值格式為 yyyy/mm/dd 者：

免費的Google 雲端硬碟很好用，隨著日積月累的使用，空間足漸不敷使用。使多使用者也懶得清理，久了就不知如何清理了！

不過Google 也幫使用者準備好工具，幫你清理占用空間的Google雲端硬碟檔案、Gmail郵件、Google相簿的相片和影片

連線：https://one.google.com/u/2/storage

可以看到自己雲端硬碟的空間使用狀況：

點選：釋出帳戶儲存空間

在 Excel 裡有一個資料清單，想要找出重覆者的位置，該如何處理？

參考下圖，在「內容」欄位中有些資料是重覆的，希望在「重覆」欄位裡予以標示。

可以先參考：Excel-找出第幾個重覆

【公式設計與解析】