學不完．教不停．用不盡

在 Excel 裡建立統計圖表是件容易的事，如果能再把圖表以人們熟悉的圖形或符號來加以視覺化，效果想必更佳。

例如：下圖中將長條圖以人形符號搭配色彩來表示占比，看起來視覺化效果更好。

如果要建立這樣的視覺化圖表，參考以下的作法：

1. 首先，利用資料表格內容建立一個長條圖。

學校裡很多老師會讓學生每一段時間調整座位，而期中考後是一個好時機。最近有老師希望能讓學生的座號是由電腦亂數產生，詢問該如何處理？

【參考公式與解析】

1. 在儲存格H1中輸入公式：RAND()，並複製到儲存格H1:H24。

2. 在儲存格I1:I24中，輸入 1~24 的數值。

回答同事問題，用 Excel 來處理。

學生年齡統計以實足年齡計算：

1.出生月份在9月至12月間者，學生年齡＝今年 - 出生年 -１。

2.出生月份在1月至8月間者，學生年齡＝今年 - 出生年。

其中出生日期並非正規的日期表示法。

在 Excel 中一般會用到「％」來表示百分比，如果要使用「‰」來表示千分比，如何輸入 「‰」？

你可以：

(1) 先按著 Alt 鍵，再依序按數字1→3→7

(2) 在插入符號對話框中，切換至一般標點，再找到「‰」插入。

其實「‰」很少會用到，這裡主要是要表示，該符號無法拿來運算，原因很簡單：Excel不認得它。「‰」是一個Unicode字元，是一個符號，無法在 Excel 裡運算。

在 Excel 中，快速填滿數值和公式，是試算表中超級重要的操作。當你產生了第一個數值或公式之後，除了複製／貼上的做法之外，你還可以這樣快速產生多個儲存格中的數值和公式。

1. 拖曳填滿控制點

(1) 產生第一個輸入好公式的儲存格。

(2) 藉由拖曳第一個儲存格右下角的填滿控制點，自動產生公式。

在 Excel 的工作表中，其實可以藉由物件的連結來切換工作表。利用以下的操作練習，來製作切換工作表的標籤。

參考以下步驟：

1. 建立一個物件，輸入工作表名稱。

2. 設定文字排列方向（本例：文字由下至上排列）

在 Excel 中，製作統計圖表是件簡單的事，但是如果你的資料裡有關於國家的部分，可以使用「地圖」來呈現統計圖表。

1. 選取資料欄位，至少要含有國家和數值。

2. 選取「插入／地圖」。

顯示預設定的圖表樣式：

在Excel 中，如果兩欄資料互相沒有重疊，如何將兩欄的資料合併成一欄？

【手動操作】

1. 先把甲的資料複製到合併欄位。

2. 複製乙欄的全部資料。

3. 在儲存格D2中按右鍵，選取「選擇性貼上」，點選「加」運算。

在 Excel 中，儲存格資料的分割與合併是常常要用到的，以下用簡單的例子，稍微整理了常用的做法。

1. 使用「&」串接儲存格

利用「＆」運算符號，儲存格D1公式：「=A1&B1」

當一個工作表的內容超出的預設的紙張大小，而且不想要印成一頁以上，該如何處理？

利用「整頁模式」來檢視工作表內容，發現有些許內容超出頁面。

參考以下數個方法。

【方法一】

在 Excel 中製作好的內容如果要傳給別人，很多人是不想使用抓圖軟體，擷取內容後再傳給別人，因為太麻煩了！

不過，如果你有在使用 Line，現在沒有這個困擾了！

例如，以下是在 Excel 中產生的表格內容。

當選取儲存格A1:N11，再複製該如區域。（例如，使用 Ctrl+C 鍵）

開啟 LIne 後，按下 Ctrl+V 鍵，執行「貼上」。

同事問到：在 Google Classroom 中上傳給學生的講義PDF檔，如何讓學生只能檢視而無法下載該檔案？

參考以下的做法：（在此以PDF檔案格式為例，其他格式做法相同。）

1. 先將講義PDF檔上傳至雲端硬碟。

2. 在課堂作業區中建立一個資料。

3. 在「新增」中選取「檔案」，並選取你上傳的講義 PDF 檔。

4. 發佈該作業（資料）。

延續這篇：PowerPoint-讓教學資料中投影片裡的部分內容不印出來

老師問到：在投影片中某些物件的組合已經完成，如果不想讓學生拆解，又想保留完整的結果，該如何處理？

可以在給學生的投影片裡，複製全部物件，再於貼上時選取：貼上圖片。

如此，學生看到的是完整結果，但是無法拆解（因為這是圖片）。

學校老師和我討論到備課的問題，例如，在簡報檔中如果某些內容是不印給學生，或是在開始教之前不讓學生看。但是，在教學過程中又想要直接使用該如何處理？

參考下圖，印出來的內容有部分是暫不出現。

參考以下三種不同的做法：

1. 將暫不出現的內容放在投影片之外，要使用時再拖曳至投影中編輯。

網友問到：如何利用 Excel 來設計驗證「統一編號」的公式？

參考下圖，其規則如下：

(1) 取出統一編號的每一個位元數字。

(2) 由最高位至最低依序乘以：1, 2, 1, 2, 1, 2, 4, 1

(3) 取出第(2)式相乘後的個位數。

(4) 取出第(2)式相乘後的十位數。

學校裡常見的資料通常有：學號、姓名、性別、生日、電話等，這些大批的資料有時需要轉換後才能使用。例如：

姓名：要區隔為「姓(First Name)」和「名(Last Name)」

學號：轉換為郵件位址（本例為「10+學號@xyz.tyc.edu.tw」）

【公式設計與解析】

網友問到：在 Excel 中，如果有一個頭尾是文字、中間是數字的儲存格內容，如何取出其中的數字？

參考下圖，例如：在AB1234ED字串中取出數字1234。

【公式設計與解析】

1. 找出數字第一位的位置

最近學校註冊組同仁在處理新生資料時，告知常常會有日期處理的困擾。因為由系統輸出或要輸入的日期轉到 Excel 之後，不知要如何處理。因為日期有西元年、民國年的差別，生日的月和日也有是否要補足2碼的問題。

例如：

1.日期的民國年、月、日分於三個儲存格要轉換為西元年，並且月和日以２碼表示。

2.格式：94.01.08，要轉換為西元年，並且月和日以２碼表示。

3.格式：940108，要轉換為西元年，並且月和日以２碼表示。

4.格式：94.01.08，要轉換為西元年，並且月和日以２碼表示。

學生在製作學習歷程檔案時，因為受限系統只接受大小為2M以內的PDF檔，所以不少學生會被難倒。因為製作好的PDF檔案，偏偏就是大於2M，因此需要一個瘦身的工具。

現在，Adobe 提供了可以壓縮 PDF 檔案的工具，而且是個免費的線上工具。

只要連線：pdf.new，即可線上壓縮PDF檔。

1. 點選：Compress PDF。

2. 點選：Select a file。

3. 從電腦中選取一個要壓縮的檔案。

因為教學的關係，平常會記錄一些對學生有用的「隻字片語」，累積了不少的資料。今天不小心想要將其轉換成一張一張的投影片。數以千計的句子，總不能一句話複製到一張投影，慢慢的完成吧！

這是原始Word檔案的文字內容：

參考以下的步驟：

1. 將所有段落文字：「^p」取代為「^p思考^p」（每段插入「思考」）