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當你在編輯 Word 文件時,如果插入大量的圖片,每個圖片的尺寸都很大(參考下圖),將會影響文件的檔案大小。是否有不同的做法?

Word-將圖片不儲存於於文件中

或許你也會使用 Word 的「壓縮圖片」功能來讓 Word 的檔案尺寸變小,但也會犧牲了圖片的解析度。

Word-將圖片不儲存於於文件中

你也以試試使用功能數來插入圖片,並且不讓圖片儲存於文件中,而更換圖片時可以不用修改文件。

功能變數位於快速組件中:

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網友提問:在 Excel 中的資料表(如下圖),有一組原始的日期清單,如何在相同日期中給予編號,並轉換如下圖右的格式?

Excel-日期格式轉換(相同日期給予編號)(TEXT,COUNTIF)

 

【公式設計與解析】

儲存格C2:=TEXT(A2,"yyyymmdd")&TEXT(COUNTIF($A$2:A2,A2),"000")

複製儲存格C2,貼至儲存格C2:C23。

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網友問到:在 Excel 的工作表中,想要根據數值大小(百分比)顯示漸層色彩,該如何處理?

參考下圖的C欄和D欄,正確率是以百分比表示,漸層欄位沒有顯示數值。

Excel-根據數值大小(百分比)顯示漸層色彩

1. 首先,在D欄建立一個和C欄內容相同的數值:

Excel-根據數值大小(百分比)顯示漸層色彩

2. 選取儲存格D2:D16。

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網友問到:在 Excel 的工作表裡,如何根據兩個日期來計算每個時間區間的數量。

參考下圖,時間是一日中的 24 個小時的區間,要來計算起迄日期間的每個時間區間數量。

Excel-根據兩個日期來計算每個時間區間的數量(INT,ROW,HOUR)

 

【公式設計與解析】

儲存格D2:=INT(N($A$5))-INT(N($A$2))+(HOUR($A$2)<=(ROW(1:1)-1))+

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最近學校同仁問到:如何製作學生的臨時學生證?行政人員已取得了學生個資:姓名、學號、照片(檔案名稱有規則並能辨識)等,該如何以最簡單的方式來設計?

(以下先用合併信件的模式來說明其觀念)

本例的路徑:「D:\temp」,檔名:「2c.jpg、2d.jpg、2h.jpg、2s.jpg」。

Word合併列印使用Excel檔來合併照片檔

在 Excel 的工作表中建立如下的資料:(其中請特別注意要把路徑的『\』改為『\\』

Word合併列印使用Excel檔來合併照片檔

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網友問到:如下圖,如何由多段以「-」串接的字串中,找出最後一段?

例如:由 word-123-aaa 中,找出最後一段:aaa。

Excel-由多段以「-」串接的字串中找出最後一段(SUBSTITUTE,REPT)


【公式設計與解析】

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網友問到:參考下圖,在 Excel 中如何將下圖左的原始資料轉換為下圖右的結果。

在下圖中的始資料是一個數值清單,其中包含了日期和時間的資料,現在要轉換成下圖右的將時間抽出轉換成不同格式。

Excel-轉換日期時間的格式(TEXT,TIME,MID)

 

【公式設計與解析】

儲存格C2:=MID(A2,1,7)&" "&TEXT(TIME(MID(A2,8,2),MID(A2,10,2),

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網友提問:參考下圖,在一個 Excel 訂單編號的清單中,如何由連續的號碼中,自動編出項次?

Excel-根據連續的訂單編號自動訂出項次(COUNT)

 

【公式設計與解析】

儲存格A1:=1

儲存格A2:=IF(B3<>B2,COUNT($A$2:A2)+1,"")

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網友問到:在 Excel 中有一個餐券號碼的清單,如何找出任一個餐券號碼所持有的學生姓名?

Excel-依數值區間找尋對應姓名(SUMPRODUCT,ROW,OFFSET)

 

【公式設計與解析】

選取儲存格A1:C24,按 Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選「頂端列」,定義名稱:學生姓名、餐券起號、餐券迄號。

儲存格F2:=OFFSET($A$1,SUMPRODUCT((E2>=餐券起號)*(E2<=餐券迄號)*

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網友問題:參考下圖,如何將圖上半的資料清單轉換為圖下半的樣式?

Excel-表格資料重組(OFFSET,SMALL,ROW,陣列公式)


儲存格B12:{=IFERROR(OFFSET($A$1,SMALL(IF(B$2:B$9<>"",ROW
($B$2:$B$9),""),ROW(1:1))-1,0),"")&IFERROR(OFFSET(B$1,SMALL(

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在 Excel 中,網友想要將日期清單中,日期欄位是由日期和時間所組成。若要將今天、前一天、後一天分別給予不同色彩,而每天看到的日期色彩將會不一樣,該如何處理?

例如:下圖中,今天是綠色字、前一天是藍色字、後一天是紅色字。

Excel-將今天、前一天、後一天顯示不同色彩(設定格式化的條件)

利用設定格式化的條件來達到這個效果:(參考下圖)

前一天=INT(A2)=TODAY()-1

今天=INT(A2)=TODAY()

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參考下圖,網友想要將 Excel 中的表格內容加以轉換(左圖轉換為右圖),該如何處理?

Excel-表格轉換(MATCH,OFFSET,IFERROR)


【公式設計與解析】

1. 表格轉換前後的欄名/列名一致

儲存格I2:=IFERROR(OFFSET($A$1,MATCH($H2,B$2:B$5,0),0),"")

(1) MATCH($H2,B$2:B$5,0)

利用 MATCH 函數找出儲存格H2內容在儲存格B2:B5中的位置,傳回一個數值。如果儲存格H2內容不在儲存格B2:B5中,則會傳回錯誤訊息。

(2) OFFSET($A$1,MATCH($H2,B$2:B$5,0),0)

將第(1)式的傳回值代入 OFFSET 函數找出以儲存格A1為起點的對應儲存格內容。

(3) IFERROR(OFFSET($A$1,MATCH($H2,B$2:B$5,0),0),"")

因為第(1)式如果傳回錯誤訊息,則以 IFERROR 函數將其轉換為空字串。


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參考下圖,網友問到如何根據人員的回訓欄位,找出符合日期區間的資料列成清單?

Excel-依日期區間列出符合的清單(SMALL,OFFSET,ROW,陣列公式)

 

【公式設計與解析】

1. 為儲存格範圍命名

選取儲存格C1:C27,按 Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選「頂端列」,定義名稱:回訓。

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電腦用多了,總會遇到不可思議的突發意外!這和農曆7月關嗎?當然不是!

前陣子無預警的停電,Word檔案編到一半,就這樣不見了,只能哭哭嗎?在你絶望之前,可以先試試以下的做法:(適用 PowerPoint 和 Excel)

1. 開啟 Word 應用程式。

2. 選取[檔案/開啟舊檔]選項。

3. 在視窗右側的最下方,找到並點選:復原未儲存的文件。

找回來不及儲存即當機的Word,Excel,PowerPoint檔

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難得的日本自由行,一開始最陌生的是交通問題。查閱了網路上很多的資訊,也問了幾個其他有經驗者的親身經歷。但是人生地不熟的、沒有實務經驗,仍是在去之前心中的一塊大石頭。不過心想,網路上那麼多人提供的資訊其實很夠用,且日本在觀光和運輸這些方面,看來規劃設計的很友善,所以心中忐忑也減少許多。

出發前我想過,自由行的交通問題,不外乎是:

○兩地的距離多遠?

○要搭乘那種交通工具?

○要在那裡購票?

○搭車的起、迄車站為何?

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國際標準書號(International Standard Book Number)簡稱 ISBN,是由 13 碼所組成。參考維基百科(https://zh.wikipedia.org/wiki/國家標準書號)上的說明:
國際標準書號號碼由 13 個碼的數字所組成,並以『-』或空格加以分隔,每組數字有其義涵。

○第一組:978或979。

○第二組:國家、語言或區位代碼

○ 第三組:出版社代碼:由各國家或地區的國際標準書號分配中心,分給各個出版社。

○ 第四組:書序碼,該出版物代碼,由出版社建立。

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網友問到:在 Excel 中,如果想要將一大堆有題號的題目要刪除題號,該如何處理?

參考下圖:在A欄中的題目每一題都有題號,題號有2碼、3碼、4碼,之後還有『.』。

Excel-刪除每個題目的題號(FIND,MID)


【公式設計與解析】

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(延伸閱讀:帶著我的Google地圖一起到日本京阪神自由行

(延伸閱讀:日本京阪神自由行之交通體驗

日前有六天的日本京阪神自由行,回顧整個行程對數位科技的應用及其帶來的幫助,以下就跟著我一起來探討。(文中的伙伴其實都是家人,一行人都是伙伴。)

○ 人:5人(含家庭成員兩大兩小+外甥一人)

○ 時:2017/8/9~2017/8/14

○ 地:途經日本京都、大阪、神戶等地

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先前到日本自由行六天,由 Google fit 中(https://fit.google.com)取出每一天的步行時間、步行距離、消耗熱量、步行步數等資料清單。(如下圖)

如何利用 Excel 來計算下圖中的小計?

Excel-計算多個儲存格中文數字內容的數字總和(SUMPRODUCT,MID,INT,MOD)


【公式設設與解析】

選取儲存格B2:E7,按 Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選「頂端列」,定義名稱:步行時間、步行距離、消耗熱量、步行步數。

1. 步行時間(儲存格B8)

=INT(SUMPRODUCT(MID(步行時間,1,1)*60+MID(步行時間,4,2))/60)&"小時"&
TEXT(MOD(SUMPRODUCT(MID(步行時間,1,1)*60+MID(步行時間,4,2)),60),"00")&

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網友問到的Excel問題,可以供其他網友參考。

Excel-利用SMALL,LARGE函數將MIN,MAX傳回值0改為空白

參考上圖,如果使用以下陣列公式來求得上班打卡時間和下班打卡時間。

儲存格B2:{=MIN(IF((日期=$A2)*(姓名=$A$1)*(刷卡時間>=TIME(6,0,0))*
(刷卡時間<TIME(10,30,0)),刷卡時間,""))}

儲存格C2:{=MAX(IF((日期=$A2)*(姓名=$A$1)*(刷卡時間>=TIME(12,0,0))*
(刷卡時間<TIME(23,59,59)),刷卡時間,""))}

其中未取得資料的儲存格會因儲存格原先的格式設定,而出現00:00的結果,要如何將其以空白顯示?

修改如下圖:

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