學不完．教不停．用不盡

在 Excel 中通常會使用 ROUND 函數來調整小數和整數的四捨五入動作，在此，要以 INT 函數來模擬 ROUND 函數的動作，並分小數和整數二個部分來處理。

1. 小數部分

在下圖中，分別呈現取小數 1 位至小數 6 位的結果。

(1) 取小數 3 位四捨五入

儲存格B4：=ROUND(B$1,3)

學校同仁問到：在 Word 文件中，如果想要將文件中的某些文字置換成一個圖示，該如何處理較為快速且方便。例如：在下圖中的文件中有許多個 Google Chrome 字樣，想要快速置換成 Chrome 的圖示(在文件第一列)，該如何處理？

參考以下步驟：

1. 將複製這個圖示。(在剪貼簿中可以看到這個圖示)

2. 在[常用／編輯]功能表中選取「取代」功能。

同仁問：有時候想要利用手邊的照片，做一個自動播放照片的1分鐘的影片，並且希望加上音樂，很簡單的一個小動作，不知取用何種軟體來製作，才能省時又省事。我的做法是利用手邊辦公室電腦裡就有的軟體『PowerPoint』即可，不需再另外找任何軟體。

本例以 PowerPoint 2013 來介紹。

1. 先將照片和標題放在 12 張投影片中(預定每張播放5秒)。

2. 在第一張投影片中插入一個音訊(例如：MP3檔)。

3. 選取這個音訊圖示，在[播放]功能表中，設定播放的動作：

根據前一篇文章：Excel-14個樞紐分析表應用練習，本篇文章要以公式模擬這些樞紐分析的動作。

資料來源是在一個 Excel 工作作的銷售記錄的資料清單中，含有欄位：日期、店名、業務員、產品代碼、機型、單價、數量、銷售額(如下圖)。現在，取用這個資料清單來練習樞分析表的操作，以下使用 Excel 2013 為例，資料來源有 700 筆以上。

【準備工作】

選取資料表中所有資料的儲存格，按 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：日期、店名、業務員、產品、代碼、機型、單價、數量、銷售額。

在另一個工作表中含有產品及業務員的基本資料。也是先定義名稱：代碼清單、產品清單、機型清單、單價清單、店名清單。

在一個 Excel 工作作的銷售記錄的資料清單中，含有欄位：日期、店名、業務員、產品代碼、機型、單價、數量、銷售額。取用這個資料清單來練習樞分析表的操作。

以下使用 Excel 2013 為例，資料來源有 700 筆以上。

1. 計算各店的銷售總額

在樞紐分析表欄位中，設定：

下圖右是一個 Excel 的資料表，是一個矩陣式的資料清單，要如何篩選出同類型的資料？例如：選取『戊』開頭的資料內容。

【公式設計與解析】

(1)

儲存格A2：{=SMALL(IF((SUBSTITUTE($D$1:$H$10,$B$1,"")<>$D$1:$H$10),

網友問到：在 Excel 的工作表中有一個資料清單(如下圖左)，想要依『日期』欄位來統計每個人員在各個月份的時數小計(如下圖右)，該如何處理？

【公式設計與解析】

選取儲存格A1:C26，按 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：人員、日期、時數。

表<1>

網友問到一個有趣的問題：如何使用 Excel 來計算將一張大紙最多可剪裁成幾張小紙？如下圖，一張大紙在剪裁成小紙時，不論長或寬不見得都能剛好剪成是小紙的倍數，可能會有一些剩餘的部分。如何計算能剪裁的最多數量？

如果要以 Excel 的公式來處理，可以試試：

儲存格D2：=MAX(INT(B2/B7)*INT(B3/B6),INT(B2/B6)*INT(B3/B7))

有二種計算方式：

網友問到：在 Excel 的資料清單中(如下圖)，有A、B、C三種狀態，要依下列條件評估狀態：

(1)三個中有一個『高負荷』，結果為『高負荷』；

(2)沒有『高負荷』時，三個中有一個『中負荷』，結果為『中負荷』；

(3)三個都為『低負荷』，結果為『低負荷』

網友問了一個問題：在 Excel 的工作表中想要根據一個矩陣表(雙條件)的資料來查詢對應的結果，該如何處理？

以下圖為例，在表<1>中是一個某疾病風險(三個數字區間)和工作負荷(三個文字項目)對應於發病風險的對照表(其中資料為虛擬)，如何以兩個條件查詢對應的發病風險。

【公式設計與解析】

因為有些網友是初學者，所以用比較複雜的公式內容來表示，讓網友能知悉公式和查表內容的對照關係。

有網友問到：在 Excel 中有一個如下圖的清單，其中的代碼欄位含有區域碼，如何根據代碼小計各區域的總和？

以下圖為例，每個人的代碼中含區域碼，如果在不另行取出區域碼的做法下，如何直接計算各區域的小計？

【公式設計與解析】

選取儲存格B1:C30，按 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：代碼、金額。

最近網友根據這篇文章：將PowerPoint簡報檔轉成影片，在操作上一直不能成功，所以我把操作步驟再重新描述一次。我以 PowerPoint 2013 為例。

1. 你在一個投影片的一張簡報中(以第一張投影片為例)，選取[插入／多媒體]功能表中選取「音訊／我個人電腦中的音訊」選項，插入一個音訊(以一個MP3檔為例)。

2. 接著，在[音訊工具／播放]功能表中的「音訊選項」區中，設定：

開始：自動；勾選「跨投影片撥放」；勾選「循循播放，直到停止」。(因為希望整個影片都有背景音樂)

同仁問到：常會看到下圖這種表示法，在 Excel 中如何模擬？

在下圖中，假設A欄為1~5的分數清單(本例共有10027個)。

【公式設計與解析】

網友根據這篇：

Excel-取含有文字的儲存格中計算數字總和(SUMPRODUCT,SUBSTITUTE)

想要將資料格以下圖格式呈現，該如何將『核』字消除，再計算小計。

【公式設計與解析】

網友問到 Excel 的問題：如下圖，依據訂單編號，想要隨機決定生產順序，所以要決定起始的生產時間，該如何處理？

在下圖中，每按一次 F9 鍵，即可隨機產生一個生產順序。而每一個訂單的生產起始時間，都是由先前訂單的生產時間累加而來。

【公式設計與解析】

儲存格H2：=SUMPRODUCT(($C$2:$C$11<C2)*$D$2:$D$11*$E$2:$E$11)

有網友問到在 Excel 中，跨工作表運算的問題。如果在公式中使用跨工作表位址參照，則須使用格式『工作表!儲存格』，但是要特別注意工作表名稱為純數字或是文字。

在下圖中，工作表名稱分別為：1、2、3、4、一、二、三、四。

參考上圖，特別注意：如果工作表範圍中包含數字，則在公式使必須使用『'  '』來含括工作表名稱。

1. 計算工作表1～工作4的儲存格A1:A13的和

儲存格J2：=SUM('1:4'!A2)

如果在 Excel 中要設計二層的下拉式選單，可以配合使用「資料驗證」功能來設計，當原始資料為橫式或是直式時，設計的方式並不相同。

一、原始資料為橫式

參考下圖右側，原始資料是橫式呈現。

參考以下步驟來設計：

1. 將儲存格D1:J1定義名稱：商品類別1。

網友根據前一篇文章(Excel-西元年和民國年互換表示(TEXT,MID,DATE,SUBSTITUTE)中，學到如何執行西元年和民國年的互換，例如：

2015/01/01→1040101→104/01/01 和 104/01/01→1040101→2015/01/01

想要進一步知道，若要執行：1040101→104/01/01→2015/01/01

該如何處理？(參考下圖)

有同仁問到：在 Excel 中，如果有一段連續列被隱藏，但是只想取消隱藏其中的某一列時該如何操作？

在下圖中，將第 4 列至第 13 列予以隱藏。

如果想要取消隱藏第 8 列，而保留其他隱藏列時，該如何處理？如果全部取消隱藏，再分二次將第4至第7列和第9列至13列予以隱藏，這是不明智的做法。

你可以這樣做！在名稱方塊中輸入：A8或是8:8，按下 Enter 鍵，即可選取儲存格A8或是第8列。

網友想要針對 Excel 中的數列清單，以一個千分位、二個千分位、三個千分位為單位來顯示數值，而不改變儲存格中所儲存格的數值內容，該如何處理？

參考下圖的C欄、D欄、E欄，分別以一個千分位、二個千分位、三個千分位為單位來顯示數值，以F欄為例，將E欄內容乘以 2，其結果和將 A欄乘以 2，結果相同，表示E欄內容和A欄內容相同。其中被省略的部分，會以四捨五入來呈現。

如果只是想要改變數值的顯示結果，不想改變儲存格內容，則不需使用函數，要使用數值格式設定，在[儲存格格式]對話框的「自訂」 類別中設定，例如：

C欄儲存格：設定『#.000,』(一個逗號，代表一個千分位)

D欄儲存格：設定『#.000,,』(二個逗號，代表二個千分位)