學不完．教不停．用不盡

在 Excel 檔案中用來計算與分析資料大多以表格和統計圖表呈現，如果有要用到呈現圖片，都需要靠手動方式來設定。這次來練習一個有趣的例子，如何才能做到像下圖中，輸入一個姓名，即能查詢這個人的照片？

在下圖中的例子，希望能選取一個人的姓名後，能自動顯示這個人的照片和計算其BMI值。

【公式設計與解析】

假設資料放在儲存格A1:E20。

同事在工作時要處理 Excel 檔案，卻常發現資料的呈現方向不是自己想要的方向，所以需要手動調整，透過公式來轉換。

1. 將同一欄的資料垂直翻轉或同一列的資料水平翻轉

垂直翻轉

儲存格C3：=OFFSET($A$3,10-ROW(1:1),)

10為資料個數，當公式向下複製時，ROW(1:1)=1→ROW(2:2)=2→

大家在使用 PowerPoint 時，通常會喜歡使用母片來將整個簡報設定為風格一致的投影片。並且如果有需要修改每張投影片的相同設定時，只要在母片中修改，每張投影片都會跟著變動，省時又省力。

但是，當你在設定投影片母片後，有時會發現一些頑強抵抗不願意改變的投影片，該如何處理？這也常發生在你接收了別人的簡報檔，想要修改成自己要的風格，卻有些投影片無法順利被修改。

如下圖的投影片狀態：

當你在投影片母片修改了標題文字的色彩和大小：

網友問到：在 Excel 中，如何在同一欄自動產生指定數字範圍內的數列？

參考下圖，如果使用手動方式，可以先產生所要的數列，然後再不斷的複製。如果使用公式，則可以讓結果變成動態顯示，隨時更改周期，即可產生不同的數列。

1. 指定周期(數列由 1 開始)

儲存格B2：=MOD(ROW(A1)-1,B$1)+1

ROW(A1)：取得儲存格A1的列號(=1)，當公式往下複製時會產生ROW(A1)=1→

網友問到：在 Excel 有一個編號清單(如下圖左)，其中每列的起始編號並不連續，但是每五個一組。想要將編號由一列轉多列呈現，該如何處理？

在下圖中，第一個編號：A000001-A000005，要轉成A000001、A000002、A000003、A000004、A000005，依此類推。

【公式設計與解析】

為了說明方便，先選取儲存格A1:A21，按 Ctrl+Shift+F3 鍵，定義名稱：編號。

網友想要將 Excel 資料表中的資料，由一列多欄轉多列一欄呈現(如下圖)，該如何處理？

【公式說明與解析】

儲存格F2：=OFFSET($A$1,INT(ROW(1:1)/4)+1,MOD(ROW(1:1),4)-1)

複製儲存格F2，貼至儲存格F2:F4。

網友問到：在 Excel 中有些資料是間隔欄(列)呈現，例如在下圖中的屬性和數量分別有多欄，如何整合同一屬性計算數量？

一、間隔欄

【公式設計與解析】

列舉三種方式：

儲存格I2：=SUMIF($A2:$G2,I$1,$B2:$H2)

網友問到：如果在 Excel 的資料表中有一個『台斤』的數列，其中『ntm』表示『幾斤幾兩』。如何能將A欄的台斤表示轉換成B欄的數值表示法？且要如何將台斤轉換成公斤來表示？

【公式設計與解析】

參考上圖，輸入以下公式：

(1) 轉換台斤為數值

網友想要由 Excel 資料表中的日期+時間清單中，分離出日期和時間部分。分離出來的日期和時間，兩者都還是保持為日期格式。

在A欄中的內容都是由日期和時間組成。在 Excel 中每一天都是以數值『1』表示，所以每個日期都可以表示為：一個整數再加上小數。而每過一天，數值就會加 1。

(1) 日期／儲存格C2：=INT(A2)

使用 INT 函數取出不大於儲存格A2內容的最大整數，即可得到數數部分。

(2) 時間／儲存格E2：=MOD(A2,1)

使用 MOD 函數取出儲存格A2除以 1 的餘數，即可得到小數部分。

網友問到在 Excel 中有一個『西元年』的清單，如何轉換為『民國年』的表示方式？

儲存格C2：=TEXT(A2,"yyyy")-1911&TEXT(A2,"mmdd")

儲存格E2：=TEXT(A2,"yyyy")-1911&"/"&TEXT(A2,"mm/dd")

注意：儲存格A1為數值，儲存格C2和儲存格E2會轉換為文字。

關於日期格式的設定，可以參考：http://isvincent.pixnet.net/blog/post/42385024

有網友想要在 Excel 中建立一個圖檔的清單，並且能直接點選後開啟圖檔，該如何處理？(參考下圖)

這是個不錯的問題，因為圖檔的命名，不見得都是以有意義的名稱來命名，或許只是使用流水號或是一些不具任何意義的編號。在 Excel 中如果能建立圖片內容的名稱和檔案名稱的對照表，或許有助於加速開啟想要的檔案。

假設所有的圖檔都放在資料夾中，路徑『E:\Google Downloads\images\images』。

儲存格C2：=HYPERLINK("E:\Google Downloads\images\images\"&B2,B2)

相當於儲存格C2：=HYPERLINK("路徑"&B2,B2)

在 Excel 的資料表中，有網友想要為一些數值加上單位，例如『公斤』，該如何處理？參考下圖，又如何將公斤和公克分開給予單位？

1. 為數值加上單位

假設數值整數部分最多二位數，小數部分最多三位數。

選取要加上單位的儲存格，為其設定儲存格格式。自訂格式：#0.0##"公斤"。

上一篇文章：Excel-取出每列有數值最左(右)欄的內容及對應的欄位(INDEX,COLUMN)

其中提到了「取出每列有數值最左(右)欄的內容及對應的欄位」，有網友想要進一步，想要略過空白儲存格將資料依序向左集中。

如下圖，每一列中有部分儲存格是『空白』儲存格，現在要把非空白的儲存格向左依序集中，該如何處理？

【公式設計與解析】

網友有興趣想要找出在 Excel 中的資料表(如下圖)中，每列最左欄或最右欄的數值及其對應的欄位名稱，該如何處理？

一、取出每列有數值最左欄的內容及對應的欄位

1. 使用陣列公式

(1) 最左欄數值

儲存格G2：{=INDEX(A2:F2,MIN(IF(A2:F2<>"",COLUMN(A2:F2))))}

在學校中常會有一些報名表(如下圖)，筆數可能上千筆，如何在 Excel 中使用『樞紐分析表』當為工具，建立一個摘要表呢(參考下圖)？

實務面上應該是要先有摘要表，才能在報名表中配置相關資料，但是現在的題目是同仁想要由報名表來反推摘要表。

假設如下圖的報名表(內容超過1000筆)：

請你插入一個樞紐分析表，本例在「列」區域中插入了『科目、學期、教師、時數』四個欄位，結果出來的結果如下圖，是一個大網模式(階層)的呈現方式。要如何呈現為「表格」的模式？　

網友問到：在 Excel 中，如何求兩個時間點之間相差幾時幾分？以下圖為例，時間點A和時間點B，相差不超過 24 小時，要求兩個時間點之間相差幾時幾分。

在 Excel 中每一個日期時間都代表一個數字，而以 1 代表一天，每小時為 1/24，每分鐘為 1/(24X60)，每秒鐘為 1/(24X60X60)。所以兩個時間點只要直接相減，即可取得時間差。從這個時間差如何轉換為幾時幾分？

如果你只是想要呈現幾分幾秒的文字，透過 TEXT 是最簡單的方式。

儲存格D2：=TEXT(B2-A2,"hh"&"時"&"mm"&"分")

複製儲存格D2，往下各列貼上。

被網友問過最多次的 Excel 問題，可以說是『從完整清單中分列不同項目的清單』這樣的題目，像是下圖中「工作」欄位中有四種項目類別：清潔、收銀、樓面、廚房，想要由這個總表裡篩選各類項目的清單。

你可以使用排序工具，對「工作」欄位排序，即可將相同項目集合在一起，再分四次複製。

也可以手動使用篩選工具，分四次篩選各個項目，再複製出來使用。

本範例是延續前五篇文章的研習講義：

1. Excel-SUMPRODUCT函數範例與說明(研習範例)

2. Excel-查詢欄列的交集INDEX,MATCH,OFFSET,VLOOKUP,HLOOKUP,ADDRESS)

3. Excel-資料重組(多列轉多欄)與統計(SUMPRODUCT,ROW,INT,MOD)

4. Excel-多人多項的金額統計(SUMPRODUCT練習)

5. Excel-SUMPRODUCT結合其他函數達成篩選及統計的功能(LEFT,INDIRECT,ROW)

網友問到一個問題：在 Excel 的工作表中，如果只給予儲存格的號碼，如何能計算加總？以下圖為例，如果給予 2 個號碼：22、27，要對照儲存格的位置(B22和B27)，再予以加總(=B22+B27=48+47=95)。

【公式設計與解析】

若要將英文字和數字所組成的文字，轉換成一個儲存格位址，則必須靠 INDIRECT 函數來處理。

儲存格G12：=INDIRECT("B"&D12)+INDIRECT("B"&D13)

本範例是延續前四篇文章的研習講義：

1. Excel-SUMPRODUCT函數範例與說明(研習範例)

2. Excel-查詢欄列的交集INDEX,MATCH,OFFSET,VLOOKUP,HLOOKUP,ADDRESS)

3. Excel-資料重組(多列轉多欄)與統計(SUMPRODUCT,ROW,INT,MOD)

4. Excel-多人多項的金額統計(SUMPRODUCT練習)

這次來練習在 SUMPRODUCT 函數中搭配其他函數達成篩選並統計的功能。參考下圖，列有五種計算一二三年級各項比賽的人數。