學不完．教不停．用不盡

網友想要根據 Excel 工作表中的基本資料（如下圖），列出含有指定字串的資料清單，該如何處理？

例如下圖中，要列出每一項目中含有「BBB」字串者，其中有可能某一項中有一個以上符合。為了方便說明，並且簡化公式，特別使用「輔助欄位」。

【公式設計與解析】

1. 輔助欄位

每隔一段時間就會有網友問到關於在 Excel 中如何製作多層的下拉式清單的問題。參考下圖，當選取了「類別」中的一個項目後，在項目1中顯示該項目所屬的清單。在項目2中跟著顯示項目所選的項目來顯示所選取的清單，該如何處理？

本例先以三層的下拉式清單為例，讀者再自行擴充成你要的層數。本例的作法需要轉換表格，雖然比較費工，卻是對大多人較容易接受。參考以下的操作步驟：

1. 將表一轉換至表二、表三、表四。

2. 選取儲存格H1:K14。

網友提問：如果工作滿1年有7天假期，工作不滿3個月0天假期，工作滿3個月可以按比率得到7天的假期，該如何設計公式（參考下圖）？ （比例計算公式＝受僱天數/365天 * 7=得到的假期 （進位至整數））

【公式設計與解析】

儲存格C2：=ROUND((B2>=90)*(IF(B2>365,365,B2)/365)*7,0)

複製儲存格C2，貼至儲存格C2:C11。

如果你要使用 Excel 來抓取網頁上的表格資料，可以參考以下的文章：

Excel-從網頁上取得外部資料

Excel-在工作表中匯入網頁中的動態資料

Excel-取得部落格網頁的標題至工作表中

相同的動作，如果要在Google 試算表中執行，則可以 IMPROTHTML函數。

（參考：https://support.google.com/docs/answer/3093339?hl=zh-Hant）

網友問到 Excel 的問題：在下圖中有二個清單包含了天和時的資料，如何將兩個數據予以加總？其中 1min = 0.1H（1分鐘＝0.1小時）

以下圖中的第一列為例：1天14.41時+2天21.21時＝4天12.02時。

【公式設計與解析】

1. 計算天數

網友問到 Excel 的問題：如何將一個儲存格中裡數值中的每一個數字填入對應的儲存格？

例如：在下圖中有一個最多 9 位數的數字，如何將其每個位元的數字填填入對應的儲存格，其中包含負數的符號。

【公式設計與解析】

儲存格J2：=IFERROR(MID($L2,LEN($L2)-(10-COLUMN(J:J)),1),"")

網友問到 Excel 的問題：在工作表中的資料表有 9 個字元，分別對應數字 1～9（參考下圖右），如何將數個字元的字串轉換為數字？

在原始的欄位中的儲存格裡有多個不同數量的字元要轉換為數字，例如：在下圖左中 FCCG 要轉換為數字 6377，該如何處理？

【公式設計與解析】

儲存格B2：

網友問到：在 Excel 的工作表中（如下圖），如何在D欄、E欄、F欄中，只能輸入同一列的A欄、B欄、Ｃ欄的內容？（共有1000列要套用同一規則）

參考下圖，例如在儲存格D1:F25範圍，利用下拉式清單，讓每儲存格只能輸入A1:C25中對應同一列中內容。

【設計與解析】

基本上這是要利用「資料驗證」的方式來產生下拉式清單。如下操作：

1. 選取儲存格D1。

同事常會問到 Excel 真的那麼有用？很多公式我也不懂，學 Excel 要做什麼？我用以下的例子做了一部分的回應，重點是資料的處理。

例如：在圖書館的流通系統中匯出了一個200頁的文件，其中是學生的圖書借用資料。現在高三要畢業了，必須找出那些學生沒有還清圖書。如果系統有這個功能，那就不用傷腦筋了，問題是沒有。所以打算根據學生的借用資料來得到想要的結果，然而由系統匯出的資料並不是可以直接處理的資料（如下圖）。

其中的文字沒有排的很整齊，更不用說進一步的處理了。

這個時候，Excel 就派上用場了！

在 Excel 中當我們在執行查詢時，有時會有錯誤的訊息產生，該如何避免出現這些訊息，而改以其他適當的方式來呈現？

在下圖中，當你使用 VLOOKUP 函數查詢時，若是查詢到空的儲存格，則會傳回 0，但是應該是顯示空白比較恰當。或是使用錯誤內容來查詢，正常會傳回 #N/A 這類的訊息，該如何以其他文字來回應呢？

【公式設計與解析】

(1) 儲存格E4：=VLOOKUP(D4,A2:B17,2,FALSE)

當使用 VLOOKUP 函數查詢，由於儲存格B7為空白，所以應該傳回空白，而非傳回 0。