學不完．教不停．用不盡

有人問到，在 Word 文件中，如果要輸入重覆出現的文字，除了使用複製／貼上的操作之外，還可以使用那些作法？(參考下圖)

當你輸入一個字之外，如果想要輸入重覆的字，你可以使用以下三種作法來加快速度：

(1) 按 F4 鍵

(2) 按 Alt + Enter 鍵

(3) 按 Ctrl + Y 鍵

同仁問到：在 Word 中如果想知道某個功能表／工具列上的按鈕是否有快速鍵可以使用，或是想要設定按鈕的快速鍵，該如何操作？

一般在 Word 中，如果已經有設定快速鍵的按鈕，你只要將滑鼠移至按鈕上，即會顯示快速鍵的相關資訊，例如下圖[複製格式]按鈕的快速鍵為 Ctrl+Shift+C 鍵：

如果你想要自行定義或更改按鈕的快速鍵，則按下 Ctrl+Alt+「+(加號)」鍵，滑鼠游標變成「不同的符號」，移至一個按鈕上按一下，例如「刪除線」按鈕。

目前並沒有代表鍵，將滑鼠移至［按新設定的快速鍵]文字方塊中，按一下你想設定的快速鍵，Word 會自動幫你鍵入快速鍵(例如：Ctrl+D)，按一下[指令]按鈕，即可設定完成。

網友留言問到想要在 Word 文件中製作一個座位名牌的檔案，不知該如何處理。(參考下圖)

新增一個 Word 文件，參考以下做法：

1. 插入一個文字方塊。

2. 在文方塊中插入一個 2 欄 X 1 列的表格。

3. 在表格中輸入文字。

同仁在 Excel 中建立了一個 SmartArt 圖形(如下圖)，想要將其儲存成一個圖片檔，日後可以重覆使用，該如何處理？

你可以試著這樣做：

1. 點選這個 SmartArt 物件，按一下 Ctrl+C 鍵，複製這個物件。

2. 在 Word 文件的空白處按一下右鍵，在[貼上選項]中選取「圖片」。

有位網友問到如下圖的資料表中，記錄了日期和開始／終止時間，要根據這個資料表得到轉換後的開始／終止時間，及超時時數和剩餘時間。要求如下：

每半小時發放津貼，剩餘的時間則撥為累計時數。例如︰
1) 超時工作 55分鐘 = 55分鐘累計時數
2) 超時工作 1 小時 = 1 小時津貼
3) 超時工作 1 小時 45分鐘 = 1:30 小時津貼 + 15 分鐘累計時數
4) 超時工作 3 小時 25分鐘 = 3 小時津貼 + 25 分鐘累計時數

有網友問到：在 Excel 的相關文章中有一篇提到如下圖左的資料表，想要轉換成如下圖右的分析表。本篇再把做法清楚描述一下，你也可以使用樞紐分析工具來做，現在要練習的是使用 SUMPRODUCT 函數。

【準備工作】

選取所有資料範圍，按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：部門、職務、年資。

【輸入公式】

(1) 計算各處室不同職務年資

又有同仁問到：在如下圖左的資料表中，如果想要在空白儲存格中劃上一個斜線記號，如何做可以比較有效率(不要一個一個儲存格慢慢劃上斜線)？

方法至少有二個，你參考一下，看喜歡那一種做法：

一、 使用「到」指令

1. 選取儲存格範圍。

2. 按一下 Ctrl+G 鍵，開啟「到」對話框。

在 Excel 中在操作對話框時，以下圖為例，可能你會選取一個選項，然後再按一下[確定]按鈕，以完成動作。有沒有更有效率的作法？

其實，你可以在某個選項上直接按二下即可，對話框會自動關閉並套用你的選項。

例如：你想要改變某個儲存格的背景色彩。以前，你要在色彩點一下，再按一下[確定]按鈕。現在，你只要某個色彩上直接按二下即可，對話框會自動關閉並套用你選取的色彩。

以此類推，在下圖中，你只要在想要的字型樣式或是大小中，針對某個選項點二下，即可完成工作了。

最近又和朋友討論到：如果使用一般計算機來計算 10 位元數以上的乘法幾乎是不太可能，又如果使用電腦程式來運算，也只能得到有效位數受限的近似值。如果用 Excel 來設計一個多位數的乘法應該是很有趣。

記得多年前有設計了一個 10 位元以上的乘法，並且能看到運算過程和標準結果(如下圖)。這是一個以 12 位元數乘以 12 位元數的例子。

你可以參考以前文章的介紹：http://isvincent.pixnet.net/blog/post/30285233

但是朋友說看不懂這個做法，所以我又設計了另一個較易閱讀的公式。

以下這個 3 位元 X 3 位元的運算結果如下圖：

學生在學習 Excel 的過程中，常在理解別人的公式的時候，被卡在某一個點上。提醒學生，不妨善用 F9 鍵，可以觀察某個片段公式的執行結果來幫助理解。

以下圖為例，選取巢狀公式中的內層函數：

按一下 F9 鍵，立即會顯示內層公式的執行結果：

再以下圖為例，為了理解函數中的某個判斷式：