學不完．教不停．用不盡

教學上，我常使用 Evernote 來做研習課程的講義，通常只要透過共用指令，取得一個URL，即可將一個記事轉換為網頁，並且使用瀏覽器來檢視這個記事。

這是 Evernote 上的記事，必須透過 Evernote 軟體來檢視：

這是網頁上的記事，可以用瀏覽器在任何地點檢視：

現在 Evernote 的更新版本，已可以在 Evernote 上直接來播放簡報了。只要開啟這個記事後，點選工具列上的「簡報」：

母親節剛過，有人問到如何在 Excel 的工作表中列出每年母親節的日期？

因為母親節是固定在５月的第２個星期日，它是個明確且固定的規則，所以只要使用公式，即可輕鬆取得每年的母親節日期。(參考下圖)

儲存格B2：=DATE(A2,5,1)+14-WEEKDAY(DATE(A2,5,1),2)

DATE(A2,5,1)：取得儲存格A2所代表年份的５月１日的數值，例如：2014/5/1的數值為41760。

WEEKDAY(DATE(A2,5,1),2)：取出該年５月１日為星期幾的數值，在此使用參數「2」，代表傳回值和星期幾的對照關係為傳回１表示星期一、…、傳回７表示星期日。

有網友問到，在一個 Excel 的資料表中含有日期和數量的清單，如何分年分月的統計加總結果？（參考下圖）

【準備工作】

選取A欄和B欄中含有資料的儲存格，按 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：日期、數量。

【輸入公式】

本例可使用 SUMPRODUCT 函數執行多條件 AND 結果的加總運算。

有網友問到，在 Excel 中如何產生數個固定星期幾順序的數列，例如星期二三五日。(參考下圖)

首先在儲存格A2中，先輸入第一個日期(必須為星期二三五日其中之一)。

接著在儲存格A3中輸入公式：

儲存格A3：=A2+VLOOKUP(WEEKDAY(A2,2),{2,1;3,2;5,2;7,2},2,FALSE)

複製儲存格A3，往下各列貼上。

有網友問到：如果一個工作表中的資料項目含有文字和數字（參考下圖），如何排除其中的文字，並且把同類的項目予以計算加總？

【準備工作】

選取儲存格A1:A20，按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：項目。

儲存格D2：=SUMPRODUCT((RIGHT(項目,3)=C2)*(VALUE(LEFT(項目,LEN(項目)-3))))

RIGHT(項目,3)=C2)：取出項目陣列中的最右側三個字元，判斷是否和儲存格C2相同，結果得到一個 TRUE／FALSE 的陣列。

有網友問到在 Excel 中如何用公式去除儲存格中的「" "」字元？

一般你要消除儲存格中的某些字元，可以使用「尋找／取代」的操作，用手動方式將儲存格中的特定字元置換為空白。或者你也可以用 SUBSTITUTE 函數來執行取代的動作，參考另一篇文章：http://isvincent.pixnet.net/blog/post/38989827。

但是如果你要置換的字元是「" "」，在你使用 SUBSTITUTE 函數時將會遭遇問題，因為一般要表示字元(或字串)時，要在字元(或字串)的前後，以「" "」字元含括，Excel 將會認定「"""」這樣的寫法是錯的。

不過，仍有解決的方法，即是將「"」取其 ASCII 碼(34)，代入 CHAR 函數，CHAR(34) 相當於「"」。

儲存格B2：=SUBSTITUTE(A2,CHAR(34),"")

複製儲存格B2，往下各列貼上。

有網友想要詢問：在 Excel 的工作表中處理資料時，能夠使用公式來處理變動的儲存格範圍。例如下圖中的各欄資料可能會有所增／刪，該如何處理呢？

一般當你計算加總時，例如儲存格F2：=SUM(A2:A18)

當你在Data1的欄位資料中刪除或是插入一筆資料時，公式=SUM(A2:A18)會跟著調整，可是如果你新增的資料是在最後一筆以外的位置，則 SUM 公式中的儲存格範圍，不會自動調整，該如何使用公式讓他可以自動調整呢？

你可以試試 OFFSET 函數和 INDIRECT 函數，假設每欄資料不會超過999列：

(1) 儲存格F2：=SUM(OFFSET(A2,ROW(1:1)-1,0,COUNTA(A2:A999),))

回答網友提問：在下圖中，如何讓每一欄的總和為4(有四個1)時，底色變為粉紅色？這一定得藉助「設定格式化的條件」來處理！

1. 選取儲存格A1:I4。

2. 選取[常用／樣式／設定格式化的條件]中的「新增規則」。

3. 選取「使用公式來決定要格式化哪些儲存格」，並輸入公式：=SUM(A$1:A$4)=4。

(該公式是對儲存格A1來設定，Excel 會自動複製公式至儲存格A1:I4，所以欄採用相對參照位址，列採用絶對參照位址。)

有網友問到：在一個資料清單中，如果同一個內容出現多次，如何下公式全部找出來？因為其使用 VLOOKUP 函數，每次都只是列出相同內容的第一筆，有沒有其他方法可以使用呢？(參考下圖)

【準備工作】

選取儲存格A1:A9，按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：編號。

假設：要搜尋的內容置於儲存格A11中，要把所有相同內容的儲存格依序列出。

回答網友提問：如何在一個清單中（參考下圖)，在不同項目類別之間自動加入分隔線，而且在新增資料後，正確分隔不同類別。

大家可能都很熟悉要利用「設定格式化的條件」來達到這個效果。

1. 選取儲存格A1:C9。

2. 選取「常用／設定格式化的條件」中的「新增規則」。

3. 選取「使用公式來決定要格式化哪些儲存格」。

回答網友提問：如果在一個日期清單中，要找出每年日期介於4/1～8/1之間者，依年度的增量來修正(下圖右)，結果如下圖左，該如何在 Excel 中設定公式？

(1) 使用 CHOOSE 函數

儲存格C2：=B2+(A2>=DATE(YEAR(A2),4,1))*(A2<DATE(YEAR(A2),8,1))*CHOOSE(YEAR(A2)-1998,1,5,4,2,3,4,2,1,6,7,5)*100

(A2>=DATE(YEAR(A2),4,1))*(A2<DATE(YEAR(A2),8,1))：判斷日期是否介於4/1～8/1，結果為 (TRUE／FALSE)*(TRUE／FALSE)，依 AND 運算結果，TRUE=1、FALSE=0。

CHOOSE(YEAR(A2)-1998,1,5,4,2,3,4,2,1,6,7,5)*100：取出儲存格A2中的年份，減掉1988，得到一個數字，對照 CHOOSE 的選項結果，再將此結果乘以 100。

最近因為微軟的 Office OneNote 2013 開放「免費下載」，大家都把焦點放在數位記事本和雲端同步等概念上。不過，我常介紹 OneNote 中有一個辨識圖片中文字的功能給學校老師用來做講義，它真是個好幫手！

假設你已安裝好微軟的 OneNote，參考以下的範例說明：

1. 先掃描某一頁紙本講義的內容(請使用時自行注意尊重智慧財產權！)，我們要取出某一段內容做為個人講義的一部分：

(如果沒有掃描器，你可以使用智慧型手機或是相機來拍紙張，但要注意控制手不要晃動)

2. 將掃描檔拖曳至 OneNote 的一個新的筆記中。

回答網友提問：如果想要在以下表格的資料中，根據「貨物號碼」最後二碼是否為「99」，如果是就給予售價加上 99，否則維持原售價。

我們試著以 RIGHT 函數取出字串的最後二碼，要注意此時取出的數字被視為文字。

在此提供二種公式運算方式，不同的運算觀念，相同的運算結果：

(1) 儲存格E2：=(RIGHT(C2,2)="99")*99+D2

RIGHT(C2,2)="99"：判斷是否儲存格C2未二碼為「99」，得到一個 TRUE／FALSE 的結果，在運算過程中會轉為 1／0。

(2) 儲存格E2：=IF(RIGHT(C2,2)="99",99+D2,D2)

有人想要知道如果要求取兩個數的最小公倍數和最大公因數，如何使用 Excel 的公式來取得。(參考下圖)通常，你可以透過LCM和GCD兩個函數來直接取得結果，現在我們用公式來模擬這兩個函數的結果。

我參考了一些人的做法，提供建議的公式：

(1) 最小公倍數

儲存格C2：

{=MIN(IF(MOD(A2*ROW(INDIRECT("1:"&B2)),B2)=0,ROW(INDIRECT("1:"&B2))))*A2}

如果你要產生一個十六進制的數列，在 Excel 2010 以上版本，只要使用 DEC2HEX 函數即可產生，例如：

儲存格A2：=DEC2HEX(ROW(1:1)-1)

複製儲存格A2，往下各列貼上。

參考下圖左，如果你要產生的是兩位數的十六進制(第一碼可能為0)或是你的 Excel 版本無法使用 DEC2HEX 函數，則可以自行以公式來產生：

儲存格A2：

=CHOOSE(MOD((ROW(A1)-1)/16,16)+1,0,1,2,3,4,5,6,7,8,9,"A","B","C","D","E","F")

有學校同仁問到：如何在 Excel 的工作表(或是 Word )中直接產生條碼，在螢幕上或是列印後可以直接使用？例如下圖中的號碼，要產生一組對照的條碼。

要在文件中產生條碼，最簡便的方便是使用「條碼字型」。網路上有免費的條碼字型可以下載，將下載的條碼字型安裝在 Windows 的「fonts」資料夾之下，即可使用。

（要搜尋條碼字型可以在 Google 上搜尋「barcode 字型」）

以下載的「3 of 8 Barcode」字型為例，在使用時必須在號碼的前後加上「*」：

儲存格B2：="*"&A2&"*"

有網友想要了解如何在一個資料表中，刪除固定間隔的那幾列？方法有數種，這次用幾個步驟來刪除固定間隔列。假設要刪除間隔 3 的那幾列，例如第 3, 6, 9, … 列。

1. 在原始資料(下圖左)中插入一輔助欄(本例為Ａ欄)，並在儲存格A1和儲存格A2填入「*」，儲存格A3留下空白。

2. 選取儲存格A1:A3，複製後在以下各列貼上。(如下圖右)

3. 選取儲存格A1:A23，按一下 Ctrl+G 鍵，開啟「到」對話框。

4. 按一下「特殊」按鈕。

回答網友提問：如何在一個日期清單中(如下圖左)，計算所有日期中各年的個數(如下圖右)。

儲存格D2：=SUMPRODUCT((YEAR($A$2:$A$25)=C2)*1)

YEAR($A$2:$A$25)：在日期陣列中利用 YEAR 函數取出年的部分，組成年的陣列。

(YEAR($A$2:$A$25)=C2)*1：判斷年的陣列是否等於儲存格C2的內容，得到 TRUE／FALSE 組成的陣列，經由「*1」運算，變為 1／0 陣列。

再透過 SUMPRODUCT 函數，將上述 1／0 陣列計算總和，即為所求。

複製儲存格D2，貼至儲存格D2:D6。

最近見到同仁使用 Word 時，遇到的少許困擾，或許你也遇到過。我是這樣解決的：

(1) 當表格位於頁面第一行時，如何插入一行空白行

請將插入點移至表格的第一個儲存格：

按一下 Enter 鍵，即可在表格外插入一個空白行：

回答網友提問：當資料分處於多個工作表中(例如：99年、100年、101年、102年)，如果想要在某一個工作表中查詢各個工作表中的資料，該如何處理。當然各個工作表的格式都是一樣的！(參考以下四個圖)

現在來練習將其他工作表中的資料整合在一個工作表中，如下圖：