學不完．教不停．用不盡

有網友留言問到：在 Excel 中，如果要在一個含有「寬、高、深、單價」的資料表中，想要以輸入「寬、高、深」來求得單價(參考下圖)，該如何處理？

【準備工作】

選取儲存格A1:D14，按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：寬、高、深、單價。

【輸入公式】

今天同仁要我協助將一份簡報中的全部投影片裡文字全部擷取出來(參考下圖)，因為在這麼多張投影片中以複製(Ctrl+C)和貼上(Ctrl+V)方式，也要花掉不少時間，而且選取文字也要花掉一些時間，有什麼好方法呢？

將 PowerPoint 切換至大綱模式，可以發現裡面一個文字也沒有，因為其投影片中的每的文字都放在圖文框中，否則複製大綱中的文字也是方法之一。還有別的方法嗎？

試著將其另存新檔為 PDF 檔，可是每次選取文字時，只能以單張投影片為選取範圍，無法一次選取多張投影中的文字。該作法也是失敗！

最近學校要準備開學，有些同仁需要一些行事曆的格式，以方便填入相關的工作內容(參考下圖)。但是，要產生這些行事曆日期有些不方便，而且希望能在日期中能區隔不同月份，最好是每年都不用重建(可重覆使用)，該如何來幫助他們呢？

像 Google 日曆也都有很多樣的行事曆格式，只是要複製出來用不見得合乎個人需求。如果要自動產生日期，還是得要在 Excel 中以公式產生較為簡單。

以下就以 Excel 產生日期和格式設定來說明：(假設有預備週和正常21週)

(1) 產生第一個日期

有網友留言問到，如果想要計算多個工作表中同一個儲存格位置的總和，該如何處理這個公式？以下圖為例，有 10 個工作表，名稱分別為 Job1、Job2、…、Job10，要來計算每個工作表中儲存格A2的總和。

如果你想要挑出每個工作表中儲存格A2的內容，則使用以下公式：

儲存格D2：=INDIRECT("'"&C2&"'!A2")

其中C欄中已置放工作表名稱，而在公式中關聯一個儲存格的表示法為：

「'工作表名稱'!儲存格名稱」。透過 INDIRECT 函數將字串轉換為實際的儲存格位址。

複製儲存格D2，貼至儲存格D11。

有人問到：如果想要求取二個日期之間，每個星期幾的數量分別為多少，該如何處理？(參考下圖)

日期置於儲存格 A2 和儲存格 A3。

【參考做法】

儲存格D2：=SUMPRODUCT(--(WEEKDAY(ROW(INDIRECT($A$2&":"&$A$3)))=ROW(1:1)))

複製儲存格D2，貼至儲存格D2:D8。

今天上課時，給學生出了一個題目，要產生最近三個月內的 10 個亂數日期(可能重覆)，該如何處理？(參考下圖)

在此提出一種做法：

儲存格B2：=INT(RAND()*90)+N(TODAY())

N(TODAY()：產生今天日期所代表的數字。

INT(RAND()*90)：產生 0 ~ 98 之間的亂數。

複製儲存格B2，貼至儲存格B2:11。

最近有網友一直問到關於 Excel 中的「循環參照」問題，有時候這是基於在運算式中兩個儲存格彼此有參照的行為，導致無法正確的運算。然而，有些時候，反而要運用循環參照，啟用反覆運算來獲取某些運算結果。

如果你在 Excel 的[檔案/選項]中的「公式」頁面中，沒有「啟用反覆運算」：

一旦你的公式中出現了循環參照時，例如：在儲存格A2中輸入公式：=A2+1，很明顯的自己等於自己加1，你就會收到警告訊息：

如果你勾選了「啟用反覆運算」，並且設定運算的最高次數(次數愈多，運算時間愈長)：

上一篇介紹了：Excel-求數列中的每個數值經運算後的平均(陣列公式)

網址：http://isvincent.pixnet.net/blog/post/39452901

運用相同觀念來讓學生練習：計算多個儲存格之字元個數總和。參考下圖的多個儲存格中，每個儲存格的字元個數都不相同，如何計算各種狀況的字元個數總和呢？

【實作】

基本上，使用 SUMPRODUCT 函數即可完成所有計算：

有網友問到，在 Excel 的資料表中有二個數列：數列 A、數列 B (如下圖)，如果想要求取數列 A 中每個數字減 5 後的數值平均，和數值 A 減數值 B 後的平均，該如何處理呢？

網友不想要一個一個數字加以運算後再求平均，有無更簡單的方法呢？這個問題要藉助「陣列」的觀念來運算。

(1) 求數列 A 中每個數字減 5 後的數值平均

儲存格C16：{=AVERAGE(A2:A15-5)}

這是陣列公式，輸入完成要按 Ctrl+Shift+Enter 鍵。

有人想要用 Excel 產生一個年曆(12個月)，並且能將星期六日以儲存格底色標示(參考下圖)，並且調整年份時，星期六日底色會隨之改變，該如何處理？

將圖放大來看，每個月都以1日起始，連續產生日期至最後一天，並且只要是星期六日的日期，則以橙色底色顯示，而且每一個月跨二欄表示。

步驟1：

先在［開發人員］功能表中加入一個[微調按鈕]控制項，並將其格式設定如下：(儲存格連結於A1)

在唸國中的女兒問了一個數學題：要解計算 1 到 100 的平方和為多少，一時傻眼不知如何列式？

自從不用準備考試之後，這些數學運算式就離我越來越遠了！但是我卻可以很輕鬆的以 Excel 的公式，在幾秒鐘內即可獲得答案(338350)，女兒也覺得很神奇。

列舉以下二種做法：

(1) 使用 SUMPRODUCT 函數

公式：=SUMPRODUCT(ROW(1:100)^2)

有人問到，在 Excel 中有一個記錄起始時間和結束時間的資料表，想要計算所經過的時間。但其中有可能會有跨日的問題，該如何處理呢？

觀察下圖，只要結束時小時起始時間者，應該就是跨日了。而 Excel 很容易就可以處理經過的時間，只要將兩個時間相減即可。所以公式可以定為：

儲存格C2：=B2-A2+(A2>B2)*24

A2>B2)*24：只要儲存格A2大於儲存格B2，則會傳回 True，否則傳回 False。在運算時 True=1、False=0，意思為如果有跨日則加上24小時。

複製儲存格C2，往下各列貼上。

有個網友問到：在下圖中有一個業務員和客戶的對照表(下圖左)，如果想要摘要出業務員的客戶數(下圖右)，注意到有些客戶是重覆的，該如何處理呢？

【準備工作】

選取儲存格A1:B12，按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：業務員、客戶。

【輸入公式】

儲存格E2：=SUMPRODUCT((業務員=D2)*(1/COUNTIF(客戶,客戶)))

在 Excel 中，常常在記錄資料時的方向，可能會和最後的統計報表方向不一樣(橫列相反)，如果再透過轉置的動作再來進行統計運算，或許有些不方便。通常透過 OFFSET 函數即可解決這種轉置的運算。

以下圖中的 A 區和 B 區二個資料為例，如果想要計算甲、乙的平均，並且將兩個表合併為一個表，列在下方的統圖表中，公式如何處理？

1. 計算 A 區各月平均

儲存格B13：=AVERAGE(OFFSET($C$2,COLUMN(A1)-1,,,2))

COLUMN(A1)=1，往右複製時，公式自動會轉換為COLUMN(B1)=2、COLUMN(C1)=3、…

有網友問到：在一個 Excel 的資料表中(參考下圖左)，含有「日期、單號、數量」三個欄位，要如何找出第 3 個單號 25 (由上而下)所對應的日期呢？

【準備工作】

建立一個輔導欄位，在儲存格D2輸入公式「=COUNTIF($B$2:B2,B2)」，複製儲存格D2，往下各列貼上。該公式用以計算由第一個儲存格B2開始，每個單號出現的次數。

選取儲存格B2:D16，按一下 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：單號、輔助。

【輸入公式】

有網友問到：在 Excel 的資料表中常會遇到運算結果產生錯誤訊息的情形，例如執行了除數為 0 的除法時，將會產生「#DIV/0!」錯誤訊息(參考下圖)。如果想要避開這個錯誤訊息，而顯示一段說明文字，通常在 Excel 2007 之後的版本，可以使用 IFERROR 函數。

儲存格D2：=IFERROR(A2/B2,"除數為0")

複製儲存格D2，往下各列貼上。

當因儲存格B2為 0 時產生了錯誤訊息，改以顯示「除數為 0」字樣，否則顯示運算的結果。

但是在 Excel 2003 版中並沒有 IFERROR 函數，該如何處理運算發生的錯誤訊息呢？

有網友問到：在 Excel 的資料表中，某些儲存格含有一些以逗號隔開的數字，要如何計算每個儲存格中的數字總和及每個數字出現的次數？(參考下圖)

這個題目要用到陣列的觀念，不過使用 SUMPRODUCT 函數很容易就可以解決了。本例以每個數字的大小為 0 ~ 9 之範圍來說明，每個儲存格固定有 9  個數字。

(1) 計算儲存格中所有數字的總和

儲存格B3：=SUMPRODUCT(VALUE(MID(A3,ROW($1:$9)*2-1,1)))

ROW($1:$9)*2-1：產生 1, 3, 5, … ,15, 17 的數字陣列。

又有人在問在公式中的使用的多條件 AND 邏輯運算相關問題，這是日常生活中最常被利用的觀念。因為很多人一看到邏輯運算，頭都快昏了，而且除了 AND 之外，還有 NOT、OR、XOR 等邏輯運算。

但是公式要用的好，了解這些邏輯運算會有很大的幫助，所以這是在學習過程中要必的功課。

在說明之前，先來了解 AND 邏輯的運算概念。在下圖中可以發現當 A 和 B 這二個條件都為 True 時，結果 Y 才會得到 True 的結果。

以 IF 函數來練習，參考下圖中，如果以三個條件將全部符合者以「V」表示，未符合者以「X」表示。

最近學校中常會討論到個資和資訊安全的議題，也發現同仁對於基本的 Word 文件加密，好像也不是很熟悉，特別在此做些簡單的介紹。

Word 文件是一般行政人員最常接觸的文件，很多時候是需要將文件內容加以保護的。而你在儲存檔案時，就可以順便處理一下文件資訊，並且指定是否要為文件加密。

當你為文件另存新檔時，參考下圖，先將文件資訊的顯示區加大(將分隔線往上拖曳)。

每個文件資訊的欄位你都可以修改，如果有不想外露的資訊，可以就此刪除。

在一個 Excel 的工作表中，有人想要將一個含有年月日的日期轉換成另一種表示法：月日的日期+星期幾，該如何撰寫公式呢？

儲存格C2：=TEXT(A2,"mm/dd")&"("&RIGHT(TEXT(A2,"[$-404]aaaa;@"),1)&")"

複製儲存格C2，往下各列貼上。

TEXT(A2,"mm/dd")：利用 TEXT 函數，將儲存格A2中的日期轉換為顯示月日的日期。

TEXT(A2,"[$-404]aaaa;@")：利用 TEXT 函數，將儲存格A2中的日期轉換為顯示星期幾。

RIGHT(TEXT(A2,"[$-404]aaaa;@"),1)：利用 RIGHT 函數，取出上述星期幾的最右邊一個字元。