學不完．教不停．用不盡

有網友想要了解 INDIRECT 函數的應用，特別用以下的例子來說明。

其中工作表是一個成績的清單，包含了姓名和五個科目的成績。我們要來利用這個成績表，製作一個可以查詢不同姓名對照的各科成績。

【公式設計與解析】

我們要使用 INDIRECT 函數前先定義一些用的到的名稱，當你的名稱定義的愈仔細，則相對可以讓公式變的較簡潔。

最近公家單位(包括學校)在網頁上提供檔案下載和公文流通的檔案，開始要使用 ODF(OpenDocument File) 格式的文件，開以讓非使用 Word 的使用者也能開啟下載和交通的檔案。如果是不用輸入資料的檔案，只要提供 PDF 檔，若是要編輯或輸入資料的檔案，則可以使用 ODT 檔。

通常，你只要有安裝 OpenOffice 就能直接處理 ODT 檔，但基於每個人的使用習慣不同。有些同仁怕麻煩，所以不想安裝這類軟體。還好，還有其他方式可以處理！

而貫用 Word 的使用者，你的 Word 版本若是 Word 2010 之後版本，只要在編輯完成後另存新檔時，選取「OpenDocument文字(*.odt)」，即可另存為 ODT 檔案格式。當然 Word 也能直接開啟 ODT 檔案。(注意：DOC 檔案和 ODT 檔案還是有相容的問題，因此並不一定能做到轉換後二個檔案的一致性。)

如果你使用的 Word 檔無法直接儲存 ODT 檔案，則可以將檔案上傳至 Google Drive 的 Google 文件中，再於[檔案／下載格式]選單中選取『OpenDocument格式(*.odt)』。Google 會將你的 Word 檔產生一個 ODT 檔。

有網友用 Excel 處理關於電話號碼資料時，發現每個人使用的分機符號都不相同，如何才能統一呢？

參考下圖，在電話清單中表示分機的符號有『*、-、+、#』，想要統一為『#』，該如何處理？而電話號碼有可能是 7 碼，也可能是 8 碼。

【公式設計與解析】

(1) 電話號碼長度一致

在講授校內研習的課程時，學校同仁問到：在 Word 中製作文件的目錄時，假設段落中已使用階層1至階層3，觀察下圖中的導覽窗格，其中包含了『章、節、圖、表』：

當我們使用內定的自動目錄1和自動目錄2時，都會自動依這三個階層的樣式列入目錄中。但是如果只想顯示階層1和階層2的章節標題時，該如何處理？

在 Word 中如果你使用自動目錄1或是自動目錄2，都無法自行調整在目錄中顯示的階層。所以請改點選『自訂目錄』：

以下是最近校內 Excel 研習的其中一個範例：要比較兩次段考成績是進步或是退步，並且用 Excel 提供的箭頭符號來表示(參考下圖)。

這類的工作交給設定格式化的條件來處理，方便要好看。

以上圖為例，D欄至F欄中的儲存格，都是以第２段考成績－第１段考成績的結果。

1. 先選兩次段考相減的結果。

2. 選取[樣式]功能表中的「設定格式化的條件」，再選取「圖示集／三箭號」。

網友問到在 Excel 中的數值清單中，如何能找出以下數值並標示為紅色：

1,2,3,4,5,6,7,8,9,10

和

11,12,13,14,15,16,17,18,19

22,23,24,25,26,27,28,29

33,34,35,36,37,38,39

網友想要在一個 Excel 的資料清單中查詢同項目的最大值，該如何處理？

在下圖中A欄是項目的清單，B欄是對應的數值，例如：要在項目中找出A的最大值，或是在項目中找出B的第2小值。

【公式設計與解析】

選取儲存格A1:B25，按 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：項目、名稱。

網友想要在 Excel 的一個工作表中，和另一個工作表的相同儲存作比較，並標示出不一致的儲存格，該如何處理？

例如，在下圖中，要在工作表1中標示和工作表2的儲存格內容不同者，共有五筆資料被標記了。

1. 選取儲存格A2:A25。

2. 設定格式化的條件設定：

規則類型：使用公式來決定要格式化哪些儲存格。

網友問到：在 Excel 的工作表中，如果在一列中有日期的清單，如何標示星期六日的日期？

在下圖中第 1,2 列分別是日期和星期幾的清單，根據這個清單要來自動標示為星期六日的日期。

自動標示為星期六日的日期，通常都是透過『設定格式化的條件』來處理。

我們要利用 WEEKDAY 函數來判斷是否為星期六日。

儲存格A4：=WEEKDAY(A1,2)>5

網友問到一個 Excel 問題：在一個資料清單中若想要在各個項目的第一項顯示小計，該何處理？

參考下圖，A欄是項目編號，B欄是數值，C欄要顯示小計。希望能在各個項目編號的第一項顯示加總小計。

【公式設計與解析】

儲存格C2：

有網友問到在 Google 試算表中如果在一個工作表的運算中，公式中有關聯到另一個工作表的內容，但是得到的結果都是空白，該如何解決？

當你要在一個試算表文件(A)的工作表中要關聯到另一個試算表(B)的內容，必須先取得試算表(B)的位址。(本例要取用試算表(B)的工作表2的儲存格A1:A7)

在試算表(A)的工作表中，在儲存格A1輸入公式，例如：

=sum(IMPORTRANGE("試算表(B)的網址","工作表2!A1:A7"))

結果出現#REF!，表示關聯錯誤。

網友又問到最多人提問的問題，我想也是使用需求最高的問題。在 Excel 中如何根據某一欄的內容來查詢對應的另一欄中的內容？

如下圖，希望根據A欄的日期來查詢B欄的數值，該如何處理？

假設日期已排序，日期範圍由儲存格A2(2015/1/1)至儲存格A366(2015/12/31)。

查表的概念是在一個表格(A2:B366)中，由第一欄(A欄)來查詢某個日期的所在位置，再找出第二欄(B欄)中的『對應』數值，通常在第一欄(A欄)來查詢某個日期的所在位置時會傳回一數值(位於第幾個；在本例中這個數值會和列號相差 1，因為第一個日期由第 2 列開始)。

有同仁問到：在 Excel 的工作表中，常會由其他來源帶入資料，但是內容是文字或數字，常會一時間看不出來，卻又造成運算結果的錯誤，該如何處理？

討論之餘，或許可以試試以下方式：利用設定格式化的條件來輔助檢查。

參考下圖：分別檢查儲存格為『數字、邏輯值、文字、錯誤訊息』。

在本例中，選取儲存格A1:D17。利用以下四個條件新增四個規則：

條件１格式：淺黃色；公式：=ISNUMBER(A1)

網友詢問：在 Excel 中如果有一個數值欄位，如果想要在其右邊／左邊補足固定位數填0，該如何處理？

以下圖為例，在A欄中有一數值欄位，在B欄中要在右邊填0補滿8位，在C欄中要在左邊填0填滿8位。

【公式設計與解析】

儲存格B2：=RIGHT(REPT("0",7)&A2,8)

有同仁問到在 Excel 中，關於日期的顯示格式設定問題，以下稍做整理。

這是先前的文章可參考：http://isvincent.pixnet.net/blog/post/38519565

關於日期的基本格式：

範例：

有網友問到在 Excel 的工作表中，若是在同一欄中，如何避免輸入重覆的內容？這是在輸入資料時常見的問題，一般可以使用二種不同的方式。

1. 使用設定格式化的條件

參考下圖，若在同一欄中輸入了重覆的內容時，就讓重覆內容的儲存格顯示不同的格式。這個方法僅是提示作用，無法強制不輸入重覆的內容。假設一欄中有資料的儲存格範圍是A2:A200。

選取儲存格A2:A200，設定其格式化的條件：

規則類到：使用公式來決定要格式化哪些儲存格

網友問到：如何在 Excel 工作表裡將一個資料清單中為民國年格式的日期轉換為西元年格式?

參考下圖左為民國年格式，轉換為西元年格式，如下圖右。

【公式設計與解析】

藉著例子來練習：RIGHT、MID、LEFT、DATE、TEXT函數。

儲存格C2：=TEXT(DATE(LEFT(RIGHT("0"&A2,7),3)+1911,MID(

在 Excel 中的公式中可以使用萬用字元『*、?』，可以很方便的查詢到不只一個的數量，例如：=COUNTIF(K1:K25,"李*")，可以在儲存格K1:K25中查詢，姓「李」的人有幾個，不管其名字為一個字、二個字、三個字等，都能併入計算。

但是如果是儲存格內容中已含有『*、?』，則處理上會不一樣。

1. 查詢時使用變數(*、?、~置於儲存格中)

(O) 儲存格E2：=VLOOKUP(D2,A2:B21,2,FALSE)

(O) 儲存格E3：=VLOOKUP(D3,A2:B21,2,FALSE)

在 Excel 中如果有多個工作表，若要將其摘要在同一個工作表，該如何設計公式？

以二個工作表為例，參考下圖，有工作表：104年和105年。

下圖中是在另一個工作表(整理)中以下拉式選單選取一個工作表，並將所對應的工作表摘要成下圖的清單。

有同仁問到：在 PowerPoint 中，對於 SmartArt 中建立的內容，如果在其中的項目建立『超連結』，當在實際執行簡報時，會因為超連結本身和是否點選過這個超連結，而文字顯示的色彩會和原先的設定有差異，而且超連結的文字會自動加上底線，該如何避免呢?

好問題！而且解決之道也很簡單！而且也適用 Word 和 Excel。

通常一般人的做法是：選取文字後再設定超連結，選取一個『連結至』的目的地(參考下圖)。

很明顯，在投影片上即可看出設定超連結的文字預設為藍色並且加上了底線，目前看來已破壞了原先的色彩配置。