學不完．教不停．用不盡

最近公家單位(包括學校)在網頁上提供檔案下載和公文流通的檔案，開始要使用 ODF(OpenDocument File) 格式的文件，開以讓非使用 Word 的使用者也能開啟下載和交通的檔案。如果是不用輸入資料的檔案，只要提供 PDF 檔，若是要編輯或輸入資料的檔案，則可以使用 ODT 檔。

通常，你只要有安裝 OpenOffice 就能直接處理 ODT 檔，但基於每個人的使用習慣不同。有些同仁怕麻煩，所以不想安裝這類軟體。還好，還有其他方式可以處理！

而貫用 Word 的使用者，你的 Word 版本若是 Word 2010 之後版本，只要在編輯完成後另存新檔時，選取「OpenDocument文字(*.odt)」，即可另存為 ODT 檔案格式。當然 Word 也能直接開啟 ODT 檔案。(注意：DOC 檔案和 ODT 檔案還是有相容的問題，因此並不一定能做到轉換後二個檔案的一致性。)

如果你使用的 Word 檔無法直接儲存 ODT 檔案，則可以將檔案上傳至 Google Drive 的 Google 文件中，再於[檔案／下載格式]選單中選取『OpenDocument格式(*.odt)』。Google 會將你的 Word 檔產生一個 ODT 檔。

有網友用 Excel 處理關於電話號碼資料時，發現每個人使用的分機符號都不相同，如何才能統一呢？

參考下圖，在電話清單中表示分機的符號有『*、-、+、#』，想要統一為『#』，該如何處理？而電話號碼有可能是 7 碼，也可能是 8 碼。

【公式設計與解析】

(1) 電話號碼長度一致

在講授校內研習的課程時，學校同仁問到：在 Word 中製作文件的目錄時，假設段落中已使用階層1至階層3，觀察下圖中的導覽窗格，其中包含了『章、節、圖、表』：

當我們使用內定的自動目錄1和自動目錄2時，都會自動依這三個階層的樣式列入目錄中。但是如果只想顯示階層1和階層2的章節標題時，該如何處理？

在 Word 中如果你使用自動目錄1或是自動目錄2，都無法自行調整在目錄中顯示的階層。所以請改點選『自訂目錄』：

以下是最近校內 Excel 研習的其中一個範例：要比較兩次段考成績是進步或是退步，並且用 Excel 提供的箭頭符號來表示(參考下圖)。

這類的工作交給設定格式化的條件來處理，方便要好看。

以上圖為例，D欄至F欄中的儲存格，都是以第２段考成績－第１段考成績的結果。

1. 先選兩次段考相減的結果。

2. 選取[樣式]功能表中的「設定格式化的條件」，再選取「圖示集／三箭號」。

網友問到在 Excel 中的數值清單中，如何能找出以下數值並標示為紅色：

1,2,3,4,5,6,7,8,9,10

和

11,12,13,14,15,16,17,18,19

22,23,24,25,26,27,28,29

33,34,35,36,37,38,39

網友想要在一個 Excel 的資料清單中查詢同項目的最大值，該如何處理？

在下圖中A欄是項目的清單，B欄是對應的數值，例如：要在項目中找出A的最大值，或是在項目中找出B的第2小值。

【公式設計與解析】

選取儲存格A1:B25，按 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：項目、名稱。

網友想要在 Excel 的一個工作表中，和另一個工作表的相同儲存作比較，並標示出不一致的儲存格，該如何處理？

例如，在下圖中，要在工作表1中標示和工作表2的儲存格內容不同者，共有五筆資料被標記了。

1. 選取儲存格A2:A25。

2. 設定格式化的條件設定：

規則類型：使用公式來決定要格式化哪些儲存格。

網友問到：在 Excel 的工作表中，如果在一列中有日期的清單，如何標示星期六日的日期？

在下圖中第 1,2 列分別是日期和星期幾的清單，根據這個清單要來自動標示為星期六日的日期。

自動標示為星期六日的日期，通常都是透過『設定格式化的條件』來處理。

我們要利用 WEEKDAY 函數來判斷是否為星期六日。

儲存格A4：=WEEKDAY(A1,2)>5

網友問到一個 Excel 問題：在一個資料清單中若想要在各個項目的第一項顯示小計，該何處理？

參考下圖，A欄是項目編號，B欄是數值，C欄要顯示小計。希望能在各個項目編號的第一項顯示加總小計。

【公式設計與解析】

儲存格C2：

有網友問到在 Google 試算表中如果在一個工作表的運算中，公式中有關聯到另一個工作表的內容，但是得到的結果都是空白，該如何解決？

當你要在一個試算表文件(A)的工作表中要關聯到另一個試算表(B)的內容，必須先取得試算表(B)的位址。(本例要取用試算表(B)的工作表2的儲存格A1:A7)

在試算表(A)的工作表中，在儲存格A1輸入公式，例如：

=sum(IMPORTRANGE("試算表(B)的網址","工作表2!A1:A7"))

結果出現#REF!，表示關聯錯誤。

網友又問到最多人提問的問題，我想也是使用需求最高的問題。在 Excel 中如何根據某一欄的內容來查詢對應的另一欄中的內容？

如下圖，希望根據A欄的日期來查詢B欄的數值，該如何處理？

假設日期已排序，日期範圍由儲存格A2(2015/1/1)至儲存格A366(2015/12/31)。

查表的概念是在一個表格(A2:B366)中，由第一欄(A欄)來查詢某個日期的所在位置，再找出第二欄(B欄)中的『對應』數值，通常在第一欄(A欄)來查詢某個日期的所在位置時會傳回一數值(位於第幾個；在本例中這個數值會和列號相差 1，因為第一個日期由第 2 列開始)。

有同仁問到：在 Excel 的工作表中，常會由其他來源帶入資料，但是內容是文字或數字，常會一時間看不出來，卻又造成運算結果的錯誤，該如何處理？

討論之餘，或許可以試試以下方式：利用設定格式化的條件來輔助檢查。

參考下圖：分別檢查儲存格為『數字、邏輯值、文字、錯誤訊息』。

在本例中，選取儲存格A1:D17。利用以下四個條件新增四個規則：

條件１格式：淺黃色；公式：=ISNUMBER(A1)

網友詢問：在 Excel 中如果有一個數值欄位，如果想要在其右邊／左邊補足固定位數填0，該如何處理？

以下圖為例，在A欄中有一數值欄位，在B欄中要在右邊填0補滿8位，在C欄中要在左邊填0填滿8位。

【公式設計與解析】

儲存格B2：=RIGHT(REPT("0",7)&A2,8)

有同仁問到在 Excel 中，關於日期的顯示格式設定問題，以下稍做整理。

這是先前的文章可參考：http://isvincent.pixnet.net/blog/post/38519565

關於日期的基本格式：

範例：

有網友問到在 Excel 的工作表中，若是在同一欄中，如何避免輸入重覆的內容？這是在輸入資料時常見的問題，一般可以使用二種不同的方式。

1. 使用設定格式化的條件

參考下圖，若在同一欄中輸入了重覆的內容時，就讓重覆內容的儲存格顯示不同的格式。這個方法僅是提示作用，無法強制不輸入重覆的內容。假設一欄中有資料的儲存格範圍是A2:A200。

選取儲存格A2:A200，設定其格式化的條件：

規則類到：使用公式來決定要格式化哪些儲存格

網友問到：如何在 Excel 工作表裡將一個資料清單中為民國年格式的日期轉換為西元年格式?

參考下圖左為民國年格式，轉換為西元年格式，如下圖右。

【公式設計與解析】

藉著例子來練習：RIGHT、MID、LEFT、DATE、TEXT函數。

儲存格C2：=TEXT(DATE(LEFT(RIGHT("0"&A2,7),3)+1911,MID(

在 Excel 中的公式中可以使用萬用字元『*、?』，可以很方便的查詢到不只一個的數量，例如：=COUNTIF(K1:K25,"李*")，可以在儲存格K1:K25中查詢，姓「李」的人有幾個，不管其名字為一個字、二個字、三個字等，都能併入計算。

但是如果是儲存格內容中已含有『*、?』，則處理上會不一樣。

1. 查詢時使用變數(*、?、~置於儲存格中)

(O) 儲存格E2：=VLOOKUP(D2,A2:B21,2,FALSE)

(O) 儲存格E3：=VLOOKUP(D3,A2:B21,2,FALSE)

在 Excel 中如果有多個工作表，若要將其摘要在同一個工作表，該如何設計公式？

以二個工作表為例，參考下圖，有工作表：104年和105年。

下圖中是在另一個工作表(整理)中以下拉式選單選取一個工作表，並將所對應的工作表摘要成下圖的清單。

有同仁問到：在 PowerPoint 中，對於 SmartArt 中建立的內容，如果在其中的項目建立『超連結』，當在實際執行簡報時，會因為超連結本身和是否點選過這個超連結，而文字顯示的色彩會和原先的設定有差異，而且超連結的文字會自動加上底線，該如何避免呢?

好問題！而且解決之道也很簡單！而且也適用 Word 和 Excel。

通常一般人的做法是：選取文字後再設定超連結，選取一個『連結至』的目的地(參考下圖)。

很明顯，在投影片上即可看出設定超連結的文字預設為藍色並且加上了底線，目前看來已破壞了原先的色彩配置。

今天聽到老婆大人和兒子在吵著全台和外島的鄉鎮市區到底去過幾個了？一時算也算不清楚啊！當下想一想，那就先建個完整的縣市鄉鎮市區表，有空時好好的算一算，算清楚了，沒去過的就努力的安排時間去一下，也算是愛台灣啊！

首先，到維基百科抓到『中華民國自由地區鄉鎮市區列表』：

網址：https://zh.wikipedia.org/wiki/中華民國自由地區鄉鎮市區列表

其中有一個綜合統計資料列表，其中已有所有的行政區名，選取並複製其中的內容：