學不完．教不停．用不盡

今天聽到老婆大人和兒子在吵著全台和外島的鄉鎮市區到底去過幾個了？一時算也算不清楚啊！當下想一想，那就先建個完整的縣市鄉鎮市區表，有空時好好的算一算，算清楚了，沒去過的就努力的安排時間去一下，也算是愛台灣啊！

首先，到維基百科抓到『中華民國自由地區鄉鎮市區列表』：

網址：https://zh.wikipedia.org/wiki/中華民國自由地區鄉鎮市區列表

其中有一個綜合統計資料列表，其中已有所有的行政區名，選取並複製其中的內容：

當你在製作比較多頁數的文件時，有時候在切換頁面時會比較不容，或許你使用滑鼠滾輪拼命滾動，或許你使用 PageUp／PageDown 鍵來切換，以循序式的方式來瀏覽和尋找所要的頁面。關於切換，因為寬螢幕之下的文件，螢幕高度小於頁面的長，所以我建議可以試試 Ctrl+ PageUp／PageDown 鍵，因為 Word 會以版面的『一頁』為單位來切換。

畢竟使用循序式的切換是速度比較慢、比較不方便的做法。一般還是會建議同仁們要設定動態連結等操作，在後續的作業中會帶來一些便利之處。

當你已經設定了段落樣式，選取[檢視／顯示]功能表中的「功能窗格」後，你可以在功能窗格中切換到你想要的位置。其中的標題看起來是有階層架構的。

有位網友每天都要在 Excel 工作表中 Keyin 很多的資料(如下圖)，而這些資料之後又要依姓名分別列到各個工作表中。我們能做到在主工作表輸入好資料時，其他分頁工作表的內容就自動到位嗎？因為每天耗時 Keyin 二次，真是浪費生命啊！

其實你只要使用「篩選」功能，分幾次複製到各個工作表就可以解決這個問題了。而你如果想要讓公式來代勞，也想省去操作「篩選」的步驟。參考以下的做法。

在下圖中，假設工作表名稱為 DATA。而資料範圍為儲存格A1:C25。

在主工作表DATA中，目前有甲、乙、丙、丁、戊五個人，如何在五個工作表中篩選各自的資料呢？以下用「甲」工作表為例來設計公式。

儲存格A1：{=OFFSET(DATA!$A$1,SMALL(IF(DATA!$A$2:$A$25=甲!$A$1,

有同事為了取得一段日期區間，在 Excel 中的工作表中如下圖的A,B,C三欄，現在如果想要把這三欄合併成一欄，該如何處理？

同仁原本使用的方式是用字串串接的方式，所以使用公式：

儲存格E2：=A2&B2&C2

結果顯然是錯的，所有日期都被轉回原型(一個數字)，該如何調整公式呢？

儲存格G2：=TEXT(A2,"yyyy/mm/dd")&B2&TEXT(C2,"yyyy/mm/dd")

網友問到：下圖左是一個年齡、仰臥起坐次數及得分的對照表，如何依據測試人員的年齡和仰臥起坐次數求得對應的積分(下圖右)？

【公式設計與解析】

儲存格L2：=INDEX($A$2:$A$7,MATCH(K2,OFFSET($A$1,1,MATCH(J2,
$B$1:$G$1,0),6,1),1),1)

如下圖，網友想要在 Excel 的資料清單中依據日期欄位中的內容，以第一個空白者(未填日期)為第一個預備人選，由上而下把空白者列為優先名單，該如何處理？

【公式設計與解析】

選取儲存格C1:C17，按 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：日期。

儲存格F2：{=OFFSET($A$1,SMALL(IF(日期="",ROW(日期),999),ROW(1:1))-1,0)}

最近有二個網友不約而同問到：在 Excel 的工作表中常會有一些不可見的『亂碼』隱藏其中，造成格式無法對齊、搜尋無法準確等現象，如何快速消掉這些造成亂碼的字元呢？

我其實也沒有特別好的方法！但是在 Excel 2010/2013/2016 等版本中有一個 CLEAN 函數，可以消除字串中無法列印的元字，可以拿拿試試是否可用。

例如：在下圖中的儲存格C2，其公式：=A2&CHAR(10)&B2。

這個公式可以將兩個字串放在同一個儲存格中，並且分成二列呈現。

其中 CHAR(10) 即為不可見、無法列印的字元。

儲存格D2：=CLEAN(C2)，利用 CLEAN 函數即會消除這些不可見的字元。

在 Excel 的公式中使用定義『名稱』是非常實用的方式，用名稱來代表儲存格，就好像你較能接受使用 Domain Name(例如：www.edu.tw)，而較無法直接使用 IP(例如：140.111.14.180)。

例如，在下圖中有二個工作表(DATA1和DATA2)，其中有兩個類似的表格。

我們試著在名稱管理員中建立以下這些名稱：

觀察這些定義的名稱，你可以發現：

同仁遇到這樣的問題：在下圖左，是一個 Excel 的資料表，如果要將這個資料表轉換成下圖右的樣式，該如何處理？

面對這樣的問題，只要判斷儲存格內是否為『V』，如果成立，則印出欄標題，如果不成立，則印出空白。

儲存格J2：=IF(B2="V",B$1,"")

複製儲存格J2，貼至其他每個儲存格。

特別提醒：在 Excel 的判斷式中，雖然是使用『B2="V"』，但是儲存格B2不管輸入『Ｖ』或是『v』，結果都是成立的。

有網友根據這篇 Excel 的教學文章：

Excel-查詢欄列的交集INDEX,MATCH,OFFSET,VLOOKUP,HLOOKUP,ADDRESS)

想要變換一下，在下圖中想要根據某一欄的一個數值，來反推『列標題』，該如何處理？

【公式設計與解析】

一般使用者習慣的 Excel 表格應該如下的格式，其中共有三個欄位，如果你要排序，只要指定某一個欄位，再透過排序的工具即可輕易完成。

但是有人的表格如下圖(上)，在不想調整表格的前提下(轉置90度)，該如何排序成下圖(下)？本例是以第9列的成績資料來排序。

雖然大家都習慣取用『欄』的資料來排序，但是 Excel 也是有提供取『列』來排序的功能。

1. 選取儲存格B7:M9。

最近在公務上有些文件需要跨處室、多單位的同事一起來填寫，大家不知道如何操作可以最快速且最方便？有人建議使用 Word 中的「追蹤修訂」來處理，但是最後又得將 Word 文件彙整到某一人的電腦中來處理，整個過程也不是很方便。

最後是建議使用 Google 雲端硬碟的 Google 文件來共筆輸入資料，過程不需要使用 Word，也不用進行彙整工作，並且任何地點、任何時間都可以處理，最後再匯出成 Word 檔，再利用 Word 的排版功能加以美工處理。

(因為還有些同事不太熟悉 Google 文件的共用功能，以下稍微簡介說明。)

如何來啟用文件和他人共筆呢？在 Google 文件中點選「共用」，你就可以藉由輸入其他人的 Google 帳號(Email)來邀請加入來協作。被邀請的使用者，只要登入 Google 帳號，即可找到這個被分享的文件。記得：如果要讓使用者可以輸入資料，得挑選「可以編輯」。

有人建議多人使用同一個 Google 帳號來登入，這個作法並不建議，因為無法區隔出每一個做了那些修訂。

在下圖中有一個 Excel 的資料表，其中要依女和男的年齡分別找出對應的組別，該如何處理？

本例是儲存格E11:G15的內容為例子來設計，並練習使用 VLOOKUP、OFFSET、MATCH 等函數。

【公式設計與解析】

儲存格C2：=LOOKUP($B2,OFFSET($E$1,0,MATCH($A2,$E$1:$F$1,0)-1,5,4-

有同仁提到：在 Google 雲端硬碟中使用 Google 文件來編輯時，在表格方面要做出漂亮的表格並不方便，時常會造成困擾，該如何解決這樣的問題？

在 Google 文件中新增一個表格，的確是看起來比較單調，要設定出美觀的表格，真是耗時費工的苦差事。

如果是在 Word 中就不一樣了，好多套色好的表格樣式可供選取：

何不把這個工具配套在一起呢？你只要在 Word 中複製表格，直接在瀏覽器中的 Google 文件中貼上即可。Word 表格的格式會被帶到 Google 文件中，而你可以繼續在 Google 文件中使用其提供的工具列來編輯表格格式。

網友想要在一個含有日期和數值的 Excel 資料表中，根據一個起始日期找出指定天數內的最小值，該如何處/理？

如下圖，例如：根據日期 2014/08/26，要指出連續 5 筆內的最小值。

【公式設計與解析】

假設日期和數值清單的資料範圍是儲存格 A1:A2000。

在 Excel 中你可能用過 SUMIFS 和 AVERAGEIFS 函數，可以運用多個條件計算總和或是平均值。但是沒有 MINIFS 或是 MINIFS 這類的相似函數，如何利用其他的公式來模擬這個結果呢？

例如，在下圖中，想要找出一個日期區間中的最大數值和最小數值。

【公式設計與解析】

這類問題可以藉助『陣列公式』來處理。

網友想要在 Excel 的工作表裡，將一個資料清單分散再重組，該如何處理？

如下圖，在A欄中的資料原本集中一起，如何以間隔 4 的方式在C欄重組這些資料？

【公式設計與解析】

本題假設每一筆資料要以『4』為間隔分散重組。

大家在 Word 文件中『合併列印』是個被常執行的工作，但觀察同仁的操作，幾乎都是以文字為主，沒有使用到圖片。本文就來介紹以合併列印來組織文字和圖片。

以最近給學生看影片寫心得為例。當每學生都把自己的作品繳交來了，包含自己的心得和一張照片，而老師也給了每一個人一些回饋，現在想要利用這些資料來執行合併列印。

以下圖為例，在 Word 的合併列印資料檔中，先建立一個表格，其中共有四個欄位。其一是照片，有一欄是照片的路徑及檔案名稱，其一是學生心得，其一是教師回饋。這次要以合併『信件』模式為例。

其中照片路徑的表示方式如下：

假設照片的路徑為：『E:\Google Downloads\word\pic\』

有網友問到：根據下圖，在 Excel 中如何根據月份和人員計算對應的小計？其中日期並未依照月份的順序，經手人的順序也未經排序。

【公式設計與解析】

為了讓公式易於閱讀，先設定名稱：

選取儲存格A1:C24，按 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：接件日期、金額、經手人。

有網友想要在 Excel 檔中將一個計算後的數字分解成二個部分，如下圖，是要將數字轉換成幾個150，和其餘的部分。在下圖中，儲存格C2為181，被分解為1+31。該如何設計？

【公式設計與解析】

若要將一個數字分解成二個部分，可以善用 INT 和 MOD 函數。先說明如果要將一個２位數找出十位數和個位數，你會怎麼做？

INT 函數可以根據參數找出不大於(小於或等於)這個數的最大整數。