學不完．教不停．用不盡

在 Excel 的工作表中有一個資料表格(如下圖左)，其中有名稱(甲、、乙、...、癸)和項目(A、B、C)，對應的內容填有 1 ~ 9 的代號。如何才能篩選出每個代號所列的名稱(如下圖右)。(註：其中每名稱中的代號不會重覆)

【公式設計與解析】

儲存格G2：{=IFERROR(OFFSET($A$2,SMALL(IF($B$2:$D$11=$F2,ROW
($B$2:$D$11),FALSE),COLUMN(A:A))-2,0),"")}

網友利用 Excel 在資料處理時，如下圖中的A欄資料，在每筆資料字尾部分有些有加『,』，有些沒有，該如何統一在每筆資料字尾部分都不加『,』(參考下圖C欄)。

【公式設計與解析】

儲存格C2：=IF(RIGHT(A2,1)=",",LEFT(A2,LEN(A2)-1),A2)

RIGHT(A2,1)=","：利用 RIGHT 函數判斷每個儲存格最後一個字是否為『,』。

LEFT(A2,LEN(A2)-1)：取出每個儲存格中，不包含最後一個字的其他字元。

複製儲存格C2貼至儲存格C2:C18。

有網友問到：在多個工作表中有一個日期時間欄位和二個資料欄位，如何指定一個時間後，在一個工作表中摘要各個工作表中最接近該時間的二個資料。

在下圖中，有資料A、資料B、...、資料G共7個工作表，每個工作表中有『日期時間、資料1、資料2』三個欄位。要在一個工作表中摘要這7個工作表中最接近指定時間所對應的資料1和資料2，該如何處理？

首先，觀察『日期時間』欄位，其中的日期和時間並非標準的格式，也就是該欄位內容其實是文字而非數值，所以無法直接取出時間來使用。所以，必須先做轉換工作。

在『資料A』工作表中(參考下圖)：

儲存格B2：=TIMEVALUE(RIGHT(A2,8))

Google 文件相對於 Microsoft Word 文件在編輯時，有些功能有其不同於 Word 的巧妙之處，例如：

利用Google Drive將英文版的PDF翻譯成中文版的PDF

使用Google文件共筆協作省時又省事

將Word檔轉換為Open Document File格式(ODT檔案)

教師和行政利用Goolge文件的語音輸入功能來加快輸入速度並減少打字的辛苦

使用Goolge網路剪貼簿，在不同電腦／不同文件中交換資料

網友問到：在 Excel 中，若要將多個工作表(例如以下的A,B,C工作表)轉換為一個工作表(合併ABC)，該如何處理？

A工作表

B工作表

C工作表

網友問到一個 Excel 的問題：參考下圖，如果將姓名欄位整併在一起並且扣除空白後，每個姓名一列。

在下圖中，姓名欄位中每幾個姓名即有一個空白儲存格，想要將這些姓名集合在一個圖文框中，並且每一列一個姓名。

【公式設計與解析】

你可能會使用 CONCATENATE 和 PHONETIC 函數，但是要注意：

在下圖中，網友想要根據一個基本表(由員工、地點、時薪組成)，要在日期清單中依地點和員工查詢時薪，再根據輸入的時數求得薪資，該如何處理？

依題意，地點和員工是輸入的資料，時薪是要以公式求得，薪資＝時薪Ｘ時數。

【公式設計與解析】

(1) 使用 SUMPRODUCT 函數

有網友想要了解 INDIRECT 函數的應用，特別用以下的例子來說明。

其中工作表是一個成績的清單，包含了姓名和五個科目的成績。我們要來利用這個成績表，製作一個可以查詢不同姓名對照的各科成績。

【公式設計與解析】

我們要使用 INDIRECT 函數前先定義一些用的到的名稱，當你的名稱定義的愈仔細，則相對可以讓公式變的較簡潔。

最近公家單位(包括學校)在網頁上提供檔案下載和公文流通的檔案，開始要使用 ODF(OpenDocument File) 格式的文件，開以讓非使用 Word 的使用者也能開啟下載和交通的檔案。如果是不用輸入資料的檔案，只要提供 PDF 檔，若是要編輯或輸入資料的檔案，則可以使用 ODT 檔。

通常，你只要有安裝 OpenOffice 就能直接處理 ODT 檔，但基於每個人的使用習慣不同。有些同仁怕麻煩，所以不想安裝這類軟體。還好，還有其他方式可以處理！

而貫用 Word 的使用者，你的 Word 版本若是 Word 2010 之後版本，只要在編輯完成後另存新檔時，選取「OpenDocument文字(*.odt)」，即可另存為 ODT 檔案格式。當然 Word 也能直接開啟 ODT 檔案。(注意：DOC 檔案和 ODT 檔案還是有相容的問題，因此並不一定能做到轉換後二個檔案的一致性。)

如果你使用的 Word 檔無法直接儲存 ODT 檔案，則可以將檔案上傳至 Google Drive 的 Google 文件中，再於[檔案／下載格式]選單中選取『OpenDocument格式(*.odt)』。Google 會將你的 Word 檔產生一個 ODT 檔。

有網友用 Excel 處理關於電話號碼資料時，發現每個人使用的分機符號都不相同，如何才能統一呢？

參考下圖，在電話清單中表示分機的符號有『*、-、+、#』，想要統一為『#』，該如何處理？而電話號碼有可能是 7 碼，也可能是 8 碼。

【公式設計與解析】

(1) 電話號碼長度一致

在講授校內研習的課程時，學校同仁問到：在 Word 中製作文件的目錄時，假設段落中已使用階層1至階層3，觀察下圖中的導覽窗格，其中包含了『章、節、圖、表』：

當我們使用內定的自動目錄1和自動目錄2時，都會自動依這三個階層的樣式列入目錄中。但是如果只想顯示階層1和階層2的章節標題時，該如何處理？

在 Word 中如果你使用自動目錄1或是自動目錄2，都無法自行調整在目錄中顯示的階層。所以請改點選『自訂目錄』：

以下是最近校內 Excel 研習的其中一個範例：要比較兩次段考成績是進步或是退步，並且用 Excel 提供的箭頭符號來表示(參考下圖)。

這類的工作交給設定格式化的條件來處理，方便要好看。

以上圖為例，D欄至F欄中的儲存格，都是以第２段考成績－第１段考成績的結果。

1. 先選兩次段考相減的結果。

2. 選取[樣式]功能表中的「設定格式化的條件」，再選取「圖示集／三箭號」。

網友問到在 Excel 中的數值清單中，如何能找出以下數值並標示為紅色：

1,2,3,4,5,6,7,8,9,10

和

11,12,13,14,15,16,17,18,19

22,23,24,25,26,27,28,29

33,34,35,36,37,38,39

網友想要在一個 Excel 的資料清單中查詢同項目的最大值，該如何處理？

在下圖中A欄是項目的清單，B欄是對應的數值，例如：要在項目中找出A的最大值，或是在項目中找出B的第2小值。

【公式設計與解析】

選取儲存格A1:B25，按 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」，定義名稱：項目、名稱。

網友想要在 Excel 的一個工作表中，和另一個工作表的相同儲存作比較，並標示出不一致的儲存格，該如何處理？

例如，在下圖中，要在工作表1中標示和工作表2的儲存格內容不同者，共有五筆資料被標記了。

1. 選取儲存格A2:A25。

2. 設定格式化的條件設定：

規則類型：使用公式來決定要格式化哪些儲存格。

網友問到：在 Excel 的工作表中，如果在一列中有日期的清單，如何標示星期六日的日期？

在下圖中第 1,2 列分別是日期和星期幾的清單，根據這個清單要來自動標示為星期六日的日期。

自動標示為星期六日的日期，通常都是透過『設定格式化的條件』來處理。

我們要利用 WEEKDAY 函數來判斷是否為星期六日。

儲存格A4：=WEEKDAY(A1,2)>5

網友問到一個 Excel 問題：在一個資料清單中若想要在各個項目的第一項顯示小計，該何處理？

參考下圖，A欄是項目編號，B欄是數值，C欄要顯示小計。希望能在各個項目編號的第一項顯示加總小計。

【公式設計與解析】

儲存格C2：

有網友問到在 Google 試算表中如果在一個工作表的運算中，公式中有關聯到另一個工作表的內容，但是得到的結果都是空白，該如何解決？

當你要在一個試算表文件(A)的工作表中要關聯到另一個試算表(B)的內容，必須先取得試算表(B)的位址。(本例要取用試算表(B)的工作表2的儲存格A1:A7)

在試算表(A)的工作表中，在儲存格A1輸入公式，例如：

=sum(IMPORTRANGE("試算表(B)的網址","工作表2!A1:A7"))

結果出現#REF!，表示關聯錯誤。

網友又問到最多人提問的問題，我想也是使用需求最高的問題。在 Excel 中如何根據某一欄的內容來查詢對應的另一欄中的內容？

如下圖，希望根據A欄的日期來查詢B欄的數值，該如何處理？

假設日期已排序，日期範圍由儲存格A2(2015/1/1)至儲存格A366(2015/12/31)。

查表的概念是在一個表格(A2:B366)中，由第一欄(A欄)來查詢某個日期的所在位置，再找出第二欄(B欄)中的『對應』數值，通常在第一欄(A欄)來查詢某個日期的所在位置時會傳回一數值(位於第幾個；在本例中這個數值會和列號相差 1，因為第一個日期由第 2 列開始)。

有同仁問到：在 Excel 的工作表中，常會由其他來源帶入資料，但是內容是文字或數字，常會一時間看不出來，卻又造成運算結果的錯誤，該如何處理？

討論之餘，或許可以試試以下方式：利用設定格式化的條件來輔助檢查。

參考下圖：分別檢查儲存格為『數字、邏輯值、文字、錯誤訊息』。

在本例中，選取儲存格A1:D17。利用以下四個條件新增四個規則：

條件１格式：淺黃色；公式：=ISNUMBER(A1)