學不完．教不停．用不盡

最近有一個工作是要將 PowerPoint 簡報內容輸出成影片，而且影片長度必須要控制為指定的時間長度，該如何來處理？

1.規劃時間(秒數)

配合投影片的內容，先在Excel裡規畫每個投影片的秒數，再利用公式計算累積秒數和總秒數，以利規劃時的運用。

總秒數計算公式：

在PowerPoint的簡報投影片中播放影片，如何能在影片中顯示字幕？

準備好影片和要加入影片中的文字。本例使用三組文字，為凸顯效果，所以顯示時互不重疊。

首先，在「選取範圍」窗格為每組文字的名稱修改和方塊中的文字相同，以方便辨識。

本例的影片共30秒，預定顯示文字：

教師在教學現場常會需要把學生報告或實驗的過程錄下來或拍下來，但是往往拍或錄下來後就沒有後續作為。因為沒有簡單工具編輯或是能和影音平台整合的功能，因此就會一直擱著。

現在，Google 推出的 YouTube Create（現在仍為Beta版)，目前已可以試用。YouTube Create 可以在手機中直接取用相片和影片，簡單編輯後上傳至你的帳號裡的YouTube。快下載來試試吧！

下載並開啟 YouTube Create 後，按下「+」即可以開始製作影片。

此時你可以移動時間軸至想要編輯的位置，可以利用曳調整圖片要顯不的時間。

YouTube Create 能使用的工具不多，所以也很好理解。例如，點選「貼圖」，即可插入貼圖、GIF圖片、表情符號等。

在 Excel 裡有一個資料表如下圖中的A欄，在 D 欄中有一個資格不符者的清單，如何在 B欄中產生刪除不符者的清單？

儲存格B3公式：=TEXTJOIN(",",,IFERROR(MID(A3,IF(ISERROR(MATCH(TEXTSPLIT(A3,","),$D$3:$D$9,0)),COLUMN(A:D),"")*2-1,1),""))

複製儲存格B3，貼至儲存格B3:B16。

公式解析：

(1) TEXTSPLIT(A3,",")

在 Excel 裡使用含小數的數值時，會有小數位數的問題，本篇來看看小數點後位數在使用和設定上的做法。

觀察下圖，利用 PI 函數來產生含小數的數值，再來設定小數的位數。先提醒： Excel 最多只能顯示15個有效位數。

1. 利用手動改變小數位數

在B欄中，利用 PI() 得到含小數的數值，再以動設定小數位數。在小數以下第14位之後，就會全以「0」顯示。（因為已達最多的15數有效數字）

資訊的關聯往往會帶來方便性和實用性。例如，當提到某個地圖時，可能會想了解當地的交通，也可能想要知道當地的天氣資訊。

在Google地圖上如果在縮放比例到達鄉鎮區等級，可以在點選搜尋框時出現當地的氣象資訊（溫度和天氣等）。

然而Google地圖更常在手機上使用，所以相同的概念在手機的Google地圖App中也可以實現，而且資訊更詳細。當你顯示的比例到達某個鄉鎮區時，可以點選地圖左側的溫度圖示，即會顯示該區的近一週氣象資訊。

如果你點選：weather.com，可以獲取更多天氣資訊的細節。

在 Excel 裡可以使用萬用字元來執行模糊搜尋，在常用的 VLOOKUP 函數中也可以使用，但是 VLOOKUP 函數結果被限制只能傳回第1個值。

在 Excel 裡的萬用字元有：

*：符合的0至多個字元

?：符合的1個字元

~：~?、~*、~~，用以表示：?、＊、～

以下的實例，來看看如何使用：

問題：因應要編輯學校有一份要參加競賽的教案文件，必須輸出成PDF檔，而文件想要使用PowerPoint編輯，其中要求：

1.每一張投影片為一頁。

2.每一頁要顯示頁碼。

3.須有封面，並且封面不顯示頁碼。

問題在於，PowerPoint預設狀態第一頁（封面）可以不顯示頁碼，但是文件內容第一頁（封面後的下一頁）會顯示頁碼「2」，而且檔案必須輸出成PDF檔，如何解決這樣的問題？

回答網友提問：根據以下的資料清單，如何列出不重覆數量和清單？

在以下的表格中，每一欄裡的資料有些項目是重覆出現的，要解決的問題是列出不重覆項目的數量和清單。

1. 列出不重覆項目的清單

儲存格B11：=UNIQUE(TRANSPOSE(TEXTSPLIT(TEXTJOIN("、",TRUE,B4:B9),"、")))

(1)TEXTJOIN("、",TRUE,B4:B9),"、")

在 Excel 的工作表是由一個一個儲存格所組成，如果遇到儲存格內容較長時，你有可能會使用合併儲存格等方式讓格子變大，以容納更多的字元。

但是合併儲存格也會破壞原有版面，例如，在製作 Excel 的教材時，公式可能會很長，為了顯示這些較長的公式，以下提供二種方式來處理。

1. 分在不同儲存格

先將原來的公式利用 Alt+Enter 鍵，手動進行分行。再利用 TEXTJOIN 函數，例如：=TEXTSPLIT(G6,,CHAR(10))。CHAR(10)為分行字元，TEXTSPLIT 會以 CHAR(10) 當為分割字元。如此公式即可分在多個儲存格中顯示。

這學期打算要在學校教師資訊研習和學生課程教學中，利用 PowerPoint 讓師生能輕易完成「知識圖卡」 的創作。用 PowerPoint 來製作，除了不像 Canva 裡很多的圖示、圖案可以挑選之外，用來製作知識圖卡是很好的工具，將來也可以擴充成動態的知識圖卡（加上動畫）。先利用本篇來牛刀小試下。

假設要製作12張的知識圖卡，並分成三個單元。在下圖中的做法，整體的格局是相同的，而以局部不同色彩來區隔不同單元。

參考以下步驟：

1. 在新增的簡報中設定投影片大小，本例設定成直式寬度：11.5公分、高度：16.6公分。

本篇介紹在 Excel 中，如果要取出日期中的日、月、年的三種方式。

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【方式 A】

利用 DAY、MONTH、YEAR 函數取出日、月、年，取出的數字為數值。

取出日：=DAY(B2)

取出月：=MONTH(B2)

在 Excel 最近的版本中可以使用 TEXTAFTER／TEXTBEFORE 函數來取出指定文字之後／之前的文字，相當實用且方便。對於 Excel 版本無法使用這兩個函數的人，可以使用替代方案來取代。

基本上可以使用 SEARCH 函數找到指定文字的位置（傳回一個數值），再根據這個數值利用 MID 函數來取出想要的文字。

1. 取出指定文字之後的文字

(1) TEXTAFTER 函數

公式：=TEXTAFTER(C2,B3)

在 Excel 裡使用數列是常有的事，而在新版的 Excel 裡也呼應這個需求提供了 SEQUENCE 函數可以方便的產生各種數列，但是非新版的用戶，該如何達到相同的效果？本篇重在提供 SEQUENCE 函數產生數列的替代方案。先來看看 SEQUENCE 函數的語法：

SEQUENCE(Rows,Columns,Start,Step)

lRows：要傳回的列數

lColumns：要傳回的欄數

lStart：序列中的第1個數字

Step：序列中的序列增量值

如何在 Word 中，將合併列印的結果以每一筆資料儲存為一個檔案？

在 Word 中的預設值，合併列印可以輸出一整份文件檔，無法一筆記錄儲存為一個檔案。本次，求助於 ChatGPT。

指令：如何將 Word 的合併列印結果，產生每一筆資料以一個檔案儲存。

複製程式如下：

Sub SaveMergeResultsAsIndividualFiles()

有人想在 Excel 裡的工作表中，依個人習慣建立客製化以週為單位的行事曆表格。例如，以 45 分鐘為單位的時間間距的週曆。該如何處理？

1. 建立起始時間

儲存格A7：=TIME(8,0,0) 或是直接輸入 8:00

2. 建立間隔 45 分鐘時間

儲存格A8：=A7+TIME(0,45,0) 或 =A7+(1/24/60)*45

因為在 Excel 裡，是以 1 為一天的時間量，所以 1 分鐘 = 1/24/60。

在 Excel 的工作表中有一個清單，如何產生指定重複的組數。在下圖中，資料清單裡有 5 個項目，指定產生 2 組、3 組、4 組、...，該如何處理？

以下提供二種不同函數來處理

1. 使用 SEQUENCE 函數

(1) 產生 2 組，公式：=INDEX(F6:F10,MOD(SEQUENCE(2*5,1,0),5)+1)

公式中的參數「2」為 2 組，「5」為清單中的項目數量。

同事問到：如果在 Excel 裡有一些動作時常會重覆操作，有沒有什麼方法可以快速完成。如何找到常用操作的快速鍵以提升操作效率？

若要在 Excel 裡能快速操作，免不了要背一些快速鍵，你可以參考：

https://support.microsoft.com/zh-tw/office/excel-的鍵盤快速鍵-1798d9d5-842a-42b8-9c99-9b7213f0040f

但是有一些操作並不適用在以述的快速鍵中，例如：常要為某些儲存格設定粗的外框線。如果想要快速完成，當然還是以按鍵的速度會比移動滑鼠來的快。

要如何獲取這些快速鍵？參考以下的步驟：

有老師先前問了這樣的問題，想要在成績報表上計算報告已繳交和未繳交人數。參考下圖，成績報表上有成績者表示已繳交（包含０分），成績留空者表示未繳交。該如何計算這兩種人數？

透過本篇文章也可以對計算符合特定條件者計算數量做個總複習。

計算時要注意的地方：

(1) 人名是文字格式

(2) 成績是數字格式

在 Excel 的工作表裡有一個繪畫風格的清單，我想要隨機取出4個風格以「，」串接，該如何處理？

隨機取出各種風格是為了要在 Image Creator 中使用，如何能一個公式就完成？

首先，在輔助欄位中，輸入「=RAND()」（產生亂數），向下複製，讓每個風格都有一個亂數。

接著，定義儲存格範圍的名稱。選取A欄至B欄中有內容的儲存格。按 Ctrl+Shift+F3 鍵，勾選「頂端列」。

在儲存格D3中輸入公式：=TEXTJOIN("，",,INDEX(SORTBY(風格,輔助),ROW(1:4)))